メール返信マナーを意識する人は意外に少ないですが、実は受け取る側の立場になると、多くの人々が「返信」にこそ、様々な感情を抱いています。社会人になれば、必ず使うことになるビジネスメール。近年では、ビジネスメールは会社のパソコンだけでなく、スマホでやり取りすることも多くなってきています。
ただ、スマホでのやり取りだからと言って、決してプライベートと混同してはいけません。特に新人は、ビジネスメールの基本ルールも身につかないまま、現場で活躍することも。メールの返信マナーには十分気を付ける必要があるのです。
ビジネスメールでは、意識すべきマナーは意外とたくさんあります。件名、内容、署名など、どんな風に作成するのが正解なのか…。気が付けば曖昧なまま、メールを扱っている人は多いですよね。
そこで今回は、現代ビジネスマナーの一般的な常識とされている、メール返信マナーをお伝えします。
メール返信マナー、虎の巻☆
新人が特に意識したい心得とは
件名は変える？変えない？「Re:」の扱い
メール返信マナーとして、意識したいことの一つとして挙げられるのが件名です。件名は、メールの中身を示す大切なタイトルです。その件名を返信時に変えてしまうと、件名と本文の内容が一致しなくなる可能性もありますし、あとで見返す際に関連メールを見落としてしまう可能性があります。
【 メール返信マナー：件名 】
★ 件名は基本的に変えず、一連のメール返信マナーとしてそのまま使用するのが基本です。
・ ただし、やり取りが多くなるとメーラーによっては「Re:」が長く続いてしまうことがありますので、その場合は必要に応じて「Re3:」や「Re4:」などとまとめてしまっても問題はありません。
「件名を変えない」というのは、タイトルの内容を指していることを知っておいてください。
返信メールにこれまでのやり取りを残すのか？
メールを返信する際、これまでのやり取りは本文の下に残す場合と、これまでのやり取りは削除し、今回の内容だけを記載して送る場合と、二通りがありますよね。
どちらが正解ということはありませんが、メール返信マナーでは、本文の下にこれまでの内容を残して送るほうが向いています。
【 メール返信マナー：やり取りを残すか 】
★ メールのやり取りが多くなると、遡って内容を確認したいときも出てきます。
・ そんな時にこれまでの内容が別メールにあると、そのメールを探すだけでも一苦労。相手のためにも自分のためにも、これまでのやり取りは下に残しておくのが配慮です。
また、時には引用として用いることで、相手に内容を伝えやすくもなります。引用は、「>（半角）」を用いて表現することが一般的で、相手の言葉をそのまま使います。ただし、全文を引用することはNG。引用は、必要な部分だけでいいのです。
メールを返信する際も必要な内容
初めにメールを送るとき、相手の社名や名前、自分の社名や名前などを入れますが、基本的なメールの返信マナーでは毎回必要な内容です。複数回のやり取りだからといって、返信メールから省いていいものではありません。
【 メール返信マナー：必ず必要な内容 】
★ はじめの挨拶である「いつもお世話になっております」や、締めの挨拶である「よろしくお願い致します」なども同様に、毎回返信メールに含めるのがマナーです。
・ また、署名も必ず必要です。
署名を入れることは、常識と言ってもいいほどメールの返信マナーとして大切なことです。
どのタイミングでメールを返信するのがマナーなのか
基本は、メールを受け取ったらすぐに返信するのがマナーです。後回しにしてしまうと忘れてしまうかもしれませんし、相手に対しても受信済みなのかそうでないのかがわかりませんよね。
もし、すぐに内容の確認ができない場合などには、以下の例文のように「取り急ぎ受領したこと」、「改めて返信すること」を伝えておきます。
＝＝＝＝例文＝＝＝＝
いつもお世話になっております。○○株式会社△△部の●●でございます。
ご連絡いただきましてありがとうございます。内容の確認でき次第改めてご連絡差し上げます。
以上、取り急ぎ受領のご連絡のみにて失礼いたします。
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例文のようなメールを送った場合でも、はじめのメールを受け取ってから、24時間以内に送るようにするのがメール返信のマナーです。
いかがでしたでしょうか。メールの返信マナーを知っているのと知っていないのとでは、相手に与える印象も全然違います。メールの返信マナーを知らないと、相手に不快感を与えることもあるでしょうし、「あなたの印象＝会社の印象」に繋がります。
特に、メールを受け取ってから返信するまでの時間が長く空いてしまうと、大切な内容であった際に信用性を失う可能性もあります。新人だからといって「知らなかった」では済まされないこともありますので、メールの返信マナーはしっかりと押さえておきたいですね。
ビジネスメールを自分のものにできれば、社会人としても一歩成長できるでしょうし、なによりカッコイイですよね！「仕事ができる人」というイメージがつくかもしれません。評価が上がれば、自分自身のやる気にも繋がり、いいことがたくさんです。新人の皆さんも、ぜひ社会人を楽しんでください！
まとめ
ビジネスメールの、返信マナーとは
・基本的に件名は変えない
・「Re:」は「Re3:」、「Re4:」のようにまとめてもOK
・メールを返信する際は先のメールも残す
・相手の言葉を引用するときは「＞」を行の先頭に付ける
・署名はどんな時でも忘れずに
・すぐに内容を十分に確認できないときは、改めて連絡する旨を伝える
・受け取ってから24時間以内のメール返信がマナー