【ビジネスメールの送り方】お礼で気をつけたい5つのポイント

【ビジネスメールの送り方】お礼で気をつけたい5つのポイント
ビジネスメールで相手にきちんとお礼の気持ちを届けるにはどんなことに気をつけたらよいか悩みますよね。毎日のように使っているビジネスメールですが、ビジネスシーンではちょっとした落とし穴があります。

長い文章、回りくどい表現、様式にこだわって誠意が伝わらない、タイミングがずれているなど、一つ間違うと、今後のビジネス関係にも響いてきます。メールは利便性がありますが相手の顔が見えません。特にビジネスメールでお礼を伝える場合、関係性を良くするチャンスでもあります。メールマナーは是非身につけたいものです。

そこで今回は、受け取った相手があなたの人間性にも共感してくれるような、ビジネスメールでのお礼で気をつけたい5つのポイントをお伝えします。



 

【ビジネスメールの送り方】
お礼で気をつけたい5つのポイント

 

ビジネスメールでのお礼は早く伝えよう


ビジネスメールでお礼を伝える時にタイミングはとても大切です。何かをしてもらってもお礼が遅くなった場合、相手が忘れてしまっていることもあります。今頃?と思われても仕方ないことですね。これは極めて残念!NGです。ビジネスメールでお礼を伝えるのはあなたの人間性を伝えることでもあります

例えば夜のお食事会をご一緒した場合、翌日中にはお礼を伝えたいものです。

もちろん、相手はお礼を期待しているとは限りませんが、してもらったことへのお礼は、早い方が相手に誠意として届きます。時間を合わせてくださったこと、お料理が大変美味しかったこと、会話が弾み学びの機会にもなったことなど、感謝の気持ちはなるだけ早く伝えることがポイントです。

 

メール文字数や改行に工夫をしよう。


ビジネスメールでお礼を伝える時に、文字数や改行にも工夫をしたいものです。メールは画面に向かって読んでいます。

いくら感極まったお礼でも、あまりにも文字数が多いと、相手は忙しい中、読む気が失せてしまいます。

全体400文字くらいが集中して読んでもらえます

一行の文字数も30文字くらいが目の違和感なく読めると言われています。これは人の目の動きによるもので、30文字くらいが最も早い時間で読み終えることができるのです。

また、適宜に改行をすることで読み間違いを防げ、「間」にもなります。話し言葉だけでなくメール文にも「間」は大切なのです。ビジネスメールでお礼を伝えるときに、相手が気持ちよく受け取り、負担なく読んでもらう工夫は必要です。

 

お礼の気持ちを言葉多めに表現してみよう


ビジネスメールでお礼を伝える時、多少大げさに喜びを表現するのもポイントです。素直な気持ちを、割り増し表現する事であなたのアピールにもつながります。ただ、過ぎた表現は慇懃無礼になることもありますので、ビジネスシーンということを忘れないで伝えましょう。

お礼は感謝です。気持ちを表しましょう。だからと言って定型文に頼るだけのお礼の言葉では相手に届きにくいものです。相手に、○○様のお陰で・○○様だからこそ、○○様のセンスの良さには、○○様のお力があってこそ、などビジネスメールでお礼を伝えるときには、ストレートに届く言葉を添えることも大切です。相手の気持ちも良くなり、あなたへの親近感も増してビジネス展開もスムーズにいくかもしれません。くれぐれも持ち上げ過ぎにはご注意くださいね。

 

より具体的にお礼を伝えよう


ビジネスメールでお礼を伝える時、その内容をより具体的に伝えることで相手は喜びを大きく感じます。お食事をご一緒した場合、お店のしつらえの感想や、どんな料理が美味しかったのか、その喜びを伝えてみましょう。

例えば店内に活けてあった季節の花に感動した。個室に飾られていた絵が美しくて見とれたなど。お料理に関しても、ただ「美味しかったです」だけでは伝わりません。お魚がどんなふうに美味しかったのか、珍しいメニューに何を感じたのか。お酒の種類の多さをいかに楽しめたかなど。それによって会話が弾みとても楽しく過ごせたことを伝えましょう。それらの具体的な感想はあなたの感性がキラリと光り、相手は連れて行ったことを後悔しないでしょう

ビジネスメールのお礼は、あなたのという人間性のしなやかな表現にもなるのです。

 

締めの挨拶は明確に


ビジネスメールでお礼を伝える時、結びの文章は特に気をつけましょう。「では失礼いたします」などあっさりし過ぎても中途半端な印象しか残らず、せっかくのお礼の気持ちが台無しになってしまう場合もあります。また、「取り急ぎお礼まで」という文章もどこか慌てた印象があります。せわしい文章ではなく、スピード緩めの方が相手もリラックスして読めることでしょう。

また、ビジネスであることを意識し、今後につながるような結び方が必要です。

「今後もお付き合いよろしくお願いします」・「今後ともよろしくお願いいたします」・ 「今後ともご指導の程をよろしくお願いいたします」 ・「引き続きよろしくお願いいたします」など、結びの文章がきちんとしていれば、心のこもったビジネスメールになります。ビジネスメールでお礼を伝えるということを意識して、最後まで気を抜かず心からの感謝を伝えましょう。

 

いかがでしたか。ビジネスメールの送り方、お礼で気をつけたい5つのポイントをお伝えしました。

このようにビジネスメールでお礼を伝える時、注意すべきポイントを知っていればビジネスシーンに大いに役立ちます。メールは簡単に送ることができますが、慌てて書いたようなメール内容は相手に不快感さえ与えかねません。誠意ある丁寧なメールで感謝の気持ちを伝えましょう

特に文字数や改行は見た目にも印象が変わってきます。スムーズに相手に読ませるメールになるよう心がけたいものです。定型文や文例を参考にしても良いのですが、自分の言葉で表すこともあなたという人間性を伝えるチャンスでもあります。マナーというのは思いやりです。メールを受け取った相手が感謝されたことを喜び、また会いたい・一緒に仕事をしたい!と思っていただけるよう、思いやりの心をもって取り組むことが大切です。ビジネスメールでお礼を伝える際は、これらのポイントを生かし、ビジネスシーンを広げていきましょう。

まとめ

ビジネスメールでお礼を伝えるなら

・ビジネスメールでのお礼は早く伝えること!誠意ある人間として相手に届く。
・メール文字数や改行に工夫をすると話し言葉の「間」と同じ効果がある。
・お礼の気持ちを言葉多めに表現すると、相手はあなたへの親近感を深める。
・より具体的にお礼を伝えると、感性の豊かさをアピールできる。
・結びの挨拶は気を抜かず丁寧にすることで今後のビジネスにつながっていく。