ビジネスメールの件名はどう書く?相手が見る基本のマナー

ビジネスメールの件名はどう書く?相手が見る基本のマナー
ビジネスメールの件名で、送り主のビジネスセンスが出ますよね。送られた側が多忙であればあるほど、ビジネスメールの件名にセンスがないと、緊急性の高いメールなのか、優先度の高いメールなのかが判断できないため、迷惑をかけてしまいます

例えば、1日当たりのメール受信件数が、数百件を超えるビジネスマンや、会社の役員、管理職の人の場合、ビジネスメールの件名を見てすぐに開封すべきか、未開封のまま後回しにするかを判断するケースがあります。

この場合、自分のメールが相手の目に触れるタイミングが遅くなったり、最悪の場合開封されないということもありうるのです。自分のメールが先方で開封されないなんて!ビジネスとしては大きな痛手ですよね。

そこで今回は、送った相手に開封されやすい、もしくはわかりやすいビジネスメールの件名の書き方について、7つのルールを解説します。



 

ビジネスメールの件名はどう書く?
相手が見る基本のマナー

 

会社名と氏名は必ず!


ビジネスメールの件名の書き方で、社外へメールを送る時に注意すべきなのが、会社名や氏名を入れる、ということです。

メールボックスのアドレス帳に氏名とメールアドレスを登録している人の場合、知らないメールアドレスからメールを受信すると、送り主の欄にメールアドレスが直接表示され、一瞬誰からメールが来たのか判別できません

【 ビジネスメールの件名では、必ず社名と氏名を 】

★ 不審なメールを開かないというビジネスパーソンが増えています

・ 名刺交換をしたばかりの相手にメールを送るときには、迷惑メールと誤解されないように、ビジネスメールの件名の末尾に、カッコ書きで会社名や氏名を明記してください。

 

年月や連番を書いておく


請求書や月次報告書を仕事でやり取りする人は多いのではないでしょうか。このように定期的に発生するビジネスメールの件名には発行年月や作成年月、連番管理をしている書類には連番を書いてください。

【 ビジネスメールの件名に、年月や連番を 】

★ 例えば「請求書送付」という件名でメールを送った場合、受け取った経理部門の担当者は、いつの請求書かが全くわからず、後からメールを探すときに1通ずつ開封をしなくてはいけません。

・ 「○年○月分請求書」と書いておけば、管理する人間がわかりやすいのです。

 

打合せや会議の開催日


取引先との打ち合わせ社内会議に関するビジネスメールの件名には、その打合せや会議の開催日を明記するのがマナーです。

【 打ち合わせや会議の日時を入れる 】

★ 毎月実施している会議で、10月に過去の3月の会議の議事録を参照したい場合に「会議の議事録」という件名では、いつのものかが一目でわかりませんよね。

・ 仕事の効率を向上させるためには「会議(○月□日)議事録」という風に開催日を明記しておくことが重要です。

 

簡潔なタイトルで


ビジネスメールでは件名を見ただけで何に関してのメールなのかがわかるということがポイントです。

前述の通り、多忙なビジネスパーソンは自分にとって優先度が高いメールから先に開封しますから「ご相談」などの内容がわからないメール件名は最適とは言えません。

【 ビジネスメールの件名は、簡潔に 】

★ 「2月3日(水)打合せのアジェンダ」とか「新製品○○のパッケージデザインに関するご相談」などメールの内容が簡潔にわかる件名を書くと、スマートです。

 

「何」の部分を件名に入れる


会議や案件、セミナーなど「何の?」の部分が必ずセットになっている事案のビジネスメールには件名に「何の?」の部分も明記するとわかりやすいです。自分にとっては、直近のスケジュールでセミナーは1つかもしれませんが相手にとっては複数あるうちの1つかもしれません。

【 「何の?」を伝える、ビジネスメールの件名 】

★ この場合「4月1日(木)ロジカルシンキングセミナーの資料ご送付」など、何のセミナーなのかが一目でわかる内容にすれば、明瞭です。

 

依頼、報告、相談の分類


ビジネスメールの件名では、メールの内容について簡潔にするのがポイントです。さらに相手に開封されやすい件名の命名のコツが「相手に何を求めているか」を単語で明記することです。

【 依頼、報告、相談を分類する 】

★ 例えば、相手に相談したいのか、ただの報告なのか、相手に何かをして欲しい依頼なのかを明記しておくだけでも、贈られた側は開封の優先順位をつけやすいのです。

 

返信する時の「Re:」


初めてメールのやり取りをする時に、迷うポイントの一つが、受け取ったメールに対する返信の仕方です。受け取ったメールに対して返信ボタンを押すと、自動的に件名の先頭に「Re:」とつきますよね。

【 「Re:」は残すか、削除するのか? 】

★ ビジネスメールの件名として「Re:」がついたままメールを送信するのは、マナー的にNGなのではないかと考えるかもしれませんが、「Re:」はついたままの方がベターです。

メールのやり取りが複数ラリー続いて、時系列でメールを追いたい場合には「Re:」がついていた方が、件名検索をした時にフィルタリングしやすいのです。

 

いかがでしたでしょうか。ビジネスメールの件名には、どんな会社でも通用する定型のルールはありません。なぜならば、メールの内容には様々なものがあり、何にでも当てはまるメール件名のルールはないためです。

しかしながら、メールの種別によって、ビジネスメールの件名の書き方にはある程度のマナーがあります。それが、今回解説した7つのポイントなのです。

これらのマナーには共通のルールがあります。それは、メールを受け取った人が何のメールなのかが一目でわかる、ということ。ビジネスメールの件名の書き方のポイントは、簡潔で相手にとってほどよく具体性があるかどうかなのです。

「この人のメール件名は簡潔でわかりやすいな」と思ってもらえるよう、ビジネスメールのマナーを守って件名を書きましょう!

 

まとめ

社会人が知っておくべきビジネスメールの件名マナーとは

・社外へのメールは会社名と氏名をカッコ書きで入れる
・定期的に発生するメールには年月や連番を入れておく
・打合せや会議のメールは開催日を明記する
・緊急度の高いメールは件名だけで内容を簡潔に示す
・会議や案件、セミナーは「何」の部分を明記する
・依頼、報告、相談など要望を入れると開封されやすい
・返信する時には「Re:」を消さずに件名を変更しない