ビジネスメールにおいて、件名は重要度が高いですよね。そして、件名の書き方はスキルが求められます。
ビジネスメールは件名によって、読んでもらえるかどうかが左右されます。件名がしっかりかけていないと、そのままゴミ箱へ直行させられてしまう場合もあります。そうならないように、ひと目で内容が分かるように工夫してビジネスメールの件名をつけるなら、重要度が伝わり開いてもらいやすくなります。
また、件名があいまいだったり、特徴がないものだと他のメールとの分類ができなくなります。他のメールの中に埋もれてしまって見てもらえなくなってしまったら大変です。
特に早急に対応してほしい件に関してのビジネスメールでの件名は生命線です。緊急性があるという事を分かってもらえるようなフレーズを書く必要があります。
そこで今回は、相手に開いてもらいやすくなるビジネスメールの件名の書き方についてお伝えします。
具体的に書く
イベントやプロジェクトの名称を具体的に書きましょう。「〇〇会、開催のお知らせ」などのようにイベント名をハッキリ入れた件名にすれば、ひと目で把握できます。
ビジネスメールは件名で分類してフォルダーなどに分けて保存されることになりますので、ひと目で把握できれば、分類しやすくなります。
そして、忙しい中で読むビジネスメールですから件名は簡潔にしましょう。どのようなメールかすぐに理解できることが大切です。しかも重要であることもアピールする必要があります。
決してふざけた要素を入れてしまうこともないように注意が必要です。一度印象が悪くなると、信用を回復するのは時間がかかります。慣れたからと疎かにせず毎回を大切にしましょう。
日付を入れる
日程が決まっているなら、日付を入れることによって分類しやすい件名になります。同じプロジェクトについてのメールでも、日付を入れるだけで、まるで違う件名になります。
例えば、「○○の打ち合わせ、場所の変更」も具体的で分かりやすいビジネスメールの件名ですが、さらに日付を入れて、「〇月〇日○○の打ち合わせ、場所の変更」とすると、さらに重要度が増します。
日付が入っているとその日に向けて意識が高まり、見落としも減ります。これはビジネスメールの件名の重要な役割のひとつです。
概要を盛り込む
メールの概要を盛り込むと、内容が把握しやすくなります。読む前にそのビジネスメールの件名から心構えができますので、読み手の立場に立った親切な書き方と言えます。
例えば、「○○の企画書、ご確認のお願い」などと書くことができます。この件名なら、何についてのメールなのか一目瞭然ですし、その件について何をすればよいのかもハッキリ分かります。
概要が分かるとそれを読むことによって自分に行動が求められることを予測しながら読むことができます。
キーワードを入れる
メールを受け取った側が、読む必要があると判断するようなキーワードを件名に含めましょう。
例えば、「○○のお願い」、「○○のご連絡」、「○○のご報告」などです。重要なメールであることがひと目で分かり、しかも早く読むよう促されるワードです。
さらに早急に対応してもらう必要のあるメールの場合、「重要」、「緊急」などのワードも効果的です。これらのワードを使う場合は、【 】で囲んで件名の頭につけると効果が増します。
しかし、「重要」、「緊急」などのワードは、使いすぎるとだんだん信用がなくなってしまいますので注意が必要です。ここぞという時にのみ、使うようにしましょう。
「Re:」を消す
返信する場合、件名には「Re:」が自動的につきます。メールソフトによっては、「Re:」がどんどん増える場合があります。
返信であることが分かるという意味で「Re:」がついていることはよいのですが、たくさんついていると相手への印象は良くありません。
1～2個だけ残して、あとは消すようにしてください。消さないと、どんどん見にくくなってしまいます。
ビジネスメールの件名はいわばビジネスメールの顔です。メールが届いたときに最初に目に留まるものです。
ごちゃごちゃした顔が最初に目に留まったら、気持ち良くありませんよね。ビジネスメールの件名はごちゃごちゃせず、スッキリしたものになるようよく考えて書いて、読まないといけないものであることをアピールしましょう。
ビジネスメールの件名には、短く簡潔に内容を伝えるスキルが必要です。いつも受け取る側の気持ちを考えて、読もうと思わせるフレーズを使ってください。言うまでもなく、これはビジネスですので、自分や自分の家族の生活がかかっています。ビジネスメールの件名が生活を左右させるかもしれないのです。
ビジネスメールの件名を書くスキルを磨いて、確実にメールを開いてもらい、安定したビジネスライフを送ってまいりましょう。
まとめ
相手が確実に開いてくれるビジネスメールの件名の書き方は
・ 具体的にイベントやプロジェクトの名称を入れる
・ 日付を入れる
・ 読む心構えができるように概要を盛り込む
・ 重要だと思ってもらえるキーワードを入れる
・ 返信する際「Re:」は1～2個にとどめる