ビジネス敬語を身につけることは社会人として必須ですよね。ビジネスの基本は人。人と人との良好な関係を築くことこそが、ビジネスでの成功のカギと言えます。
そのために欠かせないコミュニケーションツールこそが、ビジネス敬語なのです。目上の方はもちろん、たとえ目下の人たちであってもビジネス敬語を使いこなしてこそ、ビジネス上の信頼関係を築けるというものです。
ただ、多くの人がビジネス敬語には難しさを感じていることでしょう。覚えなければいけないフレーズがたくさんありますから。学生時代には聞いたこともなかったようなフレーズを、いきなり毎日のように使わなければならないので、難しく考えてしまうのは当然です。
そこで今回は、ビジネス敬語を完璧に使いこなすことを目標にして、重要な場面でよく使うフレーズをお伝えします。
ビジネス敬語を完璧に！
重要な場面で良く使う5つの言葉
「かしこまりました」
何かを頼まれた時によく使うビジネス敬語です。上司から仕事を指示された時、取引先からの注文を受けた時、電話の応対で伝言を頼まれた時、等々。かなりの頻度で使用する必要が生じるビジネス敬語です。「かしこまりました｝とさわやかに答えると、好感度がグッと上がり信頼度が増します。
同じ意味のビジネス敬語には「承知しました」もあります。何かの指示が出された場合は、このどちらかで答えましょう。
注意したいのは、「了解しました」というフレーズは、ビジネス敬語とは言えないフランクなフレーズと受け取られることが多いようです。使わない方が無難です。
「申し訳ございません」
このビジネス敬語を使うような場面には遭遇したくないものですが、遭遇しない人はまずいないはずです。自分の失敗の場合もあれば、自分は何も悪くなくても会社の人間として謝罪しなければならない場合もあります。
謝罪というのは、事の良し悪しや利害の問題だけでなく、感情が関係しますので、神経の張りつめる重要な場面です。そこでビジネス敬語の使い方を間違えてしまうと、信頼関係は一気に崩れかねません。
「申し訳ございません」や「失礼いたしました」などのフレーズで誠意をこめて謝罪するように心がけましょう。
普段の生活で良く使う、「すみません」は目上の方に対しては不適切ですので、注意してください。
「～していただけますか」
お願いをする時や、こちらの要望を伝えたい時に使うビジネス敬語です。他にも「～くださいますか」とか、「～していただけませんでしょうか」などのビジネス敬語も使えます。
「～してください」と言ってしまうと威圧的に聞こえてしまいますが、「～してくださいますか」と疑問形にすることでソフトな印象になります。このように少し言い方を変えるだけで、お互いに気持ち良く仕事にとりかかれるのです。
「～いたしかねます」
どうしても無理な仕事の依頼を受けた時には、断ることも必要になってきます。しかし、無理なので「できません」という返答では、相手の反感を買ってしまう恐れがあります。
少しソフトにするだけで相手の受け止め方は大きく変わります。「申し訳ありませんが～」とか、「あいにくですが～」などというビジネス敬語を合わせて使うなら、さらにソフトになって、簡単に信頼関係が崩れることはありません。
特に電話やメールでのやり取りは、こちらの表情や態度が見えませんので誤解を招きやすいと言えます。普段以上にソフトな表現にして、相手への気遣いを示しましょう。
「お疲れ様です」
ビジネスにおいて、重要な場面はいろいろありますが、日常を軽く見ないようにすることも大切です。日常でビジネス敬語をしっかり使えていれば、重要な場面でも完璧にビジネス敬語を使えるようになるというものです。
そういう意味において、毎日の挨拶で、「お疲れ様です」を使うことには価値があります。また、別れる時には「お疲れ様でした」というビジネス敬語を使います。
よく言われることですが、「ご苦労様です」というのは意外にも目上の方には失礼なフレーズと受け取られてしまう危険がありますので、避けましょう。
いかがでしたでしょうか、ビジネス敬語をしっかり使って、信頼関係を深めていきたいものですよね。社会人になってから初めて聞くようなビジネス敬語が多いのも事実です。新たに覚えなければならないことに圧倒されるような思いになる方も多いことでしょう。
しかし考えてみますと、ビジネス敬語というものが確立されているおかげで、何が失礼で何が敬意を表すことになるのかがはっきり分かります。つまり、ビジネス敬語はとても便利なものなのです。
便利なものは使わないと損。もちろん、完璧に使えるようになるのには努力が必要ですし、時間もかかります。でも、それだけの価値はあります。その努力によって仕事はうまく運び、対価として給料を得ることができるわけです。
これからは日常から意識してビジネス敬語を使うようにしてください。そして重要な場面でも正しくビジネス敬語を使いこなして、さわやかなビジネスライフを送っていきましょう。
まとめ
重要な場面で良く使うビジネス敬語とは
・ 何かを依頼された場合は、「かしこまりました」
・ 謝罪する場合には、「申し訳ございません」
・ お願いをする場合は、「～していただけますか」
・ 断らなければいけない場合には、「～いたしかねます」
・ 日常の挨拶で、「お疲れ様です」