上司へのメールを送るのは、緊張しますよね。でも、押さえておくべきビジネスルールを理解していれば上司へのメールも問題はありません。

例えば、上司からのメールへの返信は素早く正確に対応することが必要です。誤字脱字にも気を付ける必要があります。分かりやすい件名を付けることもビジネスメールの大切なマナーです。

上司へのメールと言っても、ビジネスルールとしては、そんなに特別なことがあるわけではありません。ただ、上司ですからメールのやり取りは多いですし、ダメ出しされるようなメールを送ってしまうと社での評価に直結してしまいます。

逆に、上司へのメールを上手に活用すれば、デキる社員として重宝してもらえるに違いありません。是非、しっかりとした知識を持っておきたいものです。

そこで今回は、上司へのメールで注意したい、ダメだしされる可能性が高い表現についてお伝えします。

上司へのメールは要注意！
ダメ出しされる5つの表現

「了解しました」

間違いやすい敬語表現について扱われる場面で、必ずと言ってよいほど取り上げられる表現がこの「了解しました」です。上司へのメールでも、この表現はNGです。

「了解しました」という表現には、「聞いてあげよう」というニュアンスが含まれてしまうので、上司には使いません。でも不思議なことに、分かっていても、つい、この表現が出てくるものなのです。

会話の中で、つい、出てしまうのはすぐに訂正すれば済みますが、上司へのメールでは、文面を打ち込んでいる様子は伝わりませんし、証拠として残っていしまいますので十分注意が必要です。

それでは、何と表現すれば良いのか？

「承知いたしました」や「かしこまりました」を使うことができます。

「すみません」

一般的には、「すみません」というのが丁寧で、「すいません」では砕け過ぎていると認識されていますが、ビジネスシーンでは、「すみません」も丁寧さに欠けています。

そこで「申し訳ありません」という表現を使うようにしましょう。上司へのメールで、謝らなければならない場面など直面したくはありませんが、直面してしまうのが現実です。「すみません」などと打ち込んで、火に油を注ぐようなことにはならないように気を付けたいものです。

きっちり「申し訳ありません」という表現で誠意を伝えるように努力しましょう。

「ご苦労様です」

これも、間違いの多い敬語の代表格です。一般に「ご苦労様です」という表現は目下の人をねぎらう言葉とみなされています。

そういう表現を上司へのメールで使ってしまっては大変です。ここでは「お疲れ様です」という表現を使うようにしましょう。上司へのメールの書き出しで使う場合は「お世話になっております」も良い表現です。

メールの書き出しで不適切な表現を使ってしまいますと、メールの内容どころではなくなってしまいますので、決して間違わないように気を付けましょう。

「しばらくぶりです」

なかなか普段顔を合わせることのない上司へのメールを送る場合もあるかもしれませんよね。その場合には「しばらくぶりです」という表現は使いません。

上司へのメールでは「ご無沙汰しておりました」を使うのが無難です。そして、メールの書き始めで名乗ることも忘れないようにしましょう。

それと同時に、上司が自分のことを覚えていない可能性もありますので、少しでも思い出してもらえるように、いつどこでやり取りをしたことがあったのかを含めると親切です。

「ありがとうございます」

お礼の言葉として、「ありがとうございます」という表現は丁寧で良いものです。ですが、上司へのメールとなると、より感謝の意をこめて「誠に」とか、「本当に」を先頭につけると印象が良くなります。

また、上司にはお礼を伝える理由はたくさんありますので、面倒がらずに何に対してお礼を述べているのかを付け加えるようにするとより気持ちが伝わります。

感謝されて嫌な気持ちになる人はいません。感謝の気持ちがストレートに伝わるなら、上司からの好感度がアップし、目をかけてもらえるかもしれません。

いかがでしたでしょうか、ビジネスマンとして、上司との関係はとても重要です。今やコミュニケーションツールとして欠かせないものになっている上司へのメールにおいても、マナーをしっかりとわきまえたいものです。

今やメールのやり取りは、仕事のデキる人かどうかを判断するもののひとつとなってきていると言えます。上司へのメールで失礼なことをして評価を下げてしまうことがないように注意しましょう。

とはいえ、物は考えようで、悪い方へばかり考える必要はありません。マナーに沿った上司へのメールを送っているなら、評価のアップにもつながる可能性が大きいということでもあります。メール一つで良い効果が現れることもあるのです。

マナーを守り、ふさわしい表現で上司へのメールを送ることにより、上司への敬意を表すことができますし、上司との信頼関係を築くことができます。これはとても大切なことです。

上司へのメールを送るに当たってダメ出しされないよう表現力を磨き、居心地の良い職場にしていきましょう。

まとめ

上司へのメールで気を付けるべき表現とは

・ 「了解しました」 → 「承知いたしました」
・ 「すみません」 → 「申し訳ありません」
・ 「ご苦労様です」 → 「お疲れ様です」
・ 「しばらくぶりです」 → 「ご無沙汰しておりました」
・ 「ありがとうございます」 → 「誠にありがとうございます」