就活でメールを返信する時には、どのような書式で送るのが正解なのか迷うことってありますよね。学生が就活をする場合、社会人としてメールのやり取りをしたことがありませんから、メールのルールやマナーは知らなくても当然です。
学生時代には、友達や家族とメールをすることはあっても、ビジネスメールをする機会というものはほとんどありません。就活のメールを返信する時に初めてビジネスメールを経験するという人は多いのです。しかし、だからこそ、マナーが守れる人とそうでない人では差が開きます。
企業の人事担当者は、同じくらい優秀な学生がいれば人柄や素行、印象なども判断基準にすることがありますから、メールの送り方が重要なのです。就活メールの返信まで意識して、他の人と一歩差を付けたいですよね。
そこで今回は、就活メールで返信をする際に、できる人が共通して実践しているマナーについて６つのポイントを解説します。
就活メールの返信で好印象☆
デキル人に共通するマナーとは
引用返信で送る
就活のメールを返信しなくてはいけない時にまず迷うのが、送られてきたメール本文をそのまま引用返信すべきか、新規作成でメールを作るべきがどうかです。
【 就活メールの返信：引用で送る 】
★ 新規作成でメールを新たに作った方が丁寧だと思われるかもしれませんが、ビジネスにおいては元のメールをそのままにして返信をするのが一般的です。
就活においては、人事担当者がたくさんの学生にメールを送っていますから、メールでどのようなやり取りをしたかが時系列で確認できる方が便利なのです。
メールの最初の宛名
友人同士のメールでは、いきなり本文に要件を書くことが多いですが、就活メールで返信する時はまず最初に相手の企業名、役職、氏名に「様」をつけて宛名を書くのがマナーです。
【 就活メールの返信：宛名 】
例）株式会社○○商事
総務人事部 人事担当 △△様
上記のように企業名と役職名を正確に記載して、名前には「様」をつけ忘れないようにします。いきなり本文に入ったり「△△様」と相手の名前だけ記載するのは、省略することになりますからマナー的にはあまりよくありません。
挨拶の後に名を名乗る
学生の時にはあまり使わない言い回しかもしれませんが「お世話になっております」という言い回しは、就活メールの返信では必ずと言っていいほど使います。
【 就活メールの返信：挨拶 】
★ 相手の宛名を記載したら、次に1行空けて「お世話になっております。」という挨拶をするのです。
・ この時に「お世話になっております。□□大学の△△です。」と自分の名前を名乗るとマナーとしては丁寧です。
相手が一気にメールをチェックするときにメールを開いて本文を読みながら、改めて誰から送られてきたメールかを確実に確認できるためです。
改行を使ってすっきり
就活メールの返信で、だらだらと作文のようにメールの本文を作ってはいけません。
【 就活メールの返信：改行 】
★ ビジネスメールでは、適度なところで句読点と改行を入れて、メールを開いた人間に読みやすいという印象を与えることが重要です。
・ メール画面の横幅いっぱいに文字を入力するのではなく、句読点を目安にきりのいいところで改行をします。
また、伝えたい要件は簡潔にまとめるべきです。作文ではなく、見出しを付けるなどして要点を伝えるということに重点を置くことがポイントです。
メールの末尾の締め
友達や家族とのメールでは、要件を書き終わったら「またね」とか「じゃあね」などの別れの挨拶で軽く終わらせることが多いですが、就活メールの返信では、決まり文句があります。
【 就活メールの返信：締め 】
★ その締めの決まり文句というのが「何卒、よろしくお願い致します。」です。
どのようなメールであれ、メールの内容を確認してもらうという点で相手によろしくお願いしますということを伝えるのがマナーです。
署名設定の活用
就活メールの返信では、必ず最後に自分の大学名、氏名、住所、連絡先を記入します。
自分のメールアドレスから送信しているのだから、氏名を書かなくてもわかるだろうと思われるかもしれませんが、ビジネスメールでは自分の氏名と連絡先を最後に記載しておくのは常識です。
【 就活メールの返信：署名 】
★ 毎回大学名、氏名、住所、連絡先を記入するのは面倒ですよね。
・ メーラーの署名設定を使って、自動的に署名が入るようにしておくと時短になりますし、便利です。
いかがでしたでしょうか。就活メールでは返信の仕方も重要です。正式に選考材料にはなっていないかもしれませんが、人事担当者も人間ですから、自然に受ける印象というものがどうしても頭に残るものです。
ビジネスメールを打ったことがない学生だとはわかっていても、マナーが悪いメールだと「仕事ができなさそう」と思われる可能性もあります。
一方で、就活メールの返信の書き方が簡潔で読みやすく、さらにマナーも正しく守られていると、実力以上に「仕事ができる」という印象を与えることもできます。
メールの内容が簡潔だと頭の回転が速くて、要点をまとめる能力があるという印象を与えることができるのです。就活メールの返信で初めてビジネスメールを送るという人は不安かもしれませんが、今回解説したポイントを抑えてなるべく早めに返信をするようにしましょう。
まとめ
就活メールの返信で外せないマナーとは
・返信メールは送られてきた本文をそのままにして返信する
・メールの最初には相手の企業名、役職、氏名を忘れずに
・「お世話になっております」の後に自分の名を名乗る
・要件は簡潔に適度に改行を入れてすっきりまとめる
・メールの末尾に「何卒、よろしくお願い致します」
・住所と連絡先も入れた署名を予め設定しておく