お悔やみをメールで伝えなくてはいけない場面では、どのような文章で送ればいいか悩みますよね。相手は、家族を亡くしたばかりですから、デリカシーのない内容やマナーが悪いメールの送り方をしてしまうと、相手を傷つける可能性があります。
訃報の連絡を喪主や遺族の方から直接受けた場合には、その時にお悔やみの言葉を伝えることができますが、人伝いに聞いた場合には、直接伝えることができません。
また、すぐにお悔やみの挨拶をしに、喪主の家まで足を運ぶことができないような場合では、お悔やみをメールで伝えることもあります。
そこで今回は、お悔やみをメールで伝える場合に、どのようなスタンスで送ればいいのか、また、メールを作成する上で押さえておかなくてはいけないポイントを７つ解説します。
お悔やみをメールで伝える。
配慮が行き届く、７つのマナー
メールを送るスタンス
お悔やみをメールで送ること自体が失礼に当たらないのかという疑問を持っている人は多いかもしれません。確かに、お悔やみの言葉は正式には直接お宅に訪問して伝えたり、遠方で足を運べない場合には電報や電話で伝えるものです。
【 お悔やみのメールを送るスタンス 】
■ メールは、喪主や遺族と関係性が親しく、相手を気遣って声をかけるためのツールとして使うのがふさわしいと言えます。
メールであれば葬儀の合間などに確認できるので相手にも迷惑にならないのです。
メールの件名
家族や近しい人を亡くしたばかりの喪主や遺族にお悔やみをメールを送る時には、件名をお悔やみのメールであるということがわかるようにしておくことがマナーです。
【 お悔やみのメールの件名 】
■ 「お悔やみ申し上げます」という件名であれば、相手がお悔やみの言葉だということがすぐにわかるためです。
件名に何も入力しないのは、相手に失礼ですし開封されない可能性もあります。また「昨日の件」や「落ち着いたら読んでね」などの要点が明確でない件名は、迷惑メールのようで紛らわしいので相応しくありません。
メールの長さ
【 お悔やみのメールの長さ 】
■ お悔やみのメールは、だらだらと自分の気持ちを書いて長いものにしないというのがマナーです。
・ 遺族の方は、ただでさえ大事な人を亡くして落ち込んだり、喪失感に苛まれていますから、人の気持ちを受け止めるだけの余裕がないこともあります。
また、喪主や遺族の方は葬儀の準備や片付けなど多忙ですから、時間はあまりありません。メールはなるべく簡潔に短めに済ませるべきです。
絵文字やデコレーション
スマホや携帯電話のメールには絵文字やデコレーション機能がたくさんついています。日頃のメールのやり取りでは自然に絵文字や顔文字を使う人が多いですが、お悔やみのメールには不向きです。
【 お悔やみのメールの絵文字は厳禁 】
■ お悔やみのメールでは絵文字やデコレーション、顔文字を入れるのは不謹慎と捉えられる可能性があります。
自分の悲しみを表現するために泣いている絵文字や顔文字を入れれば、より気持ちが伝わると考える人もいるかもしれませんが、句読点のみにとどめるべきです。
使ってはいけない言葉
お葬式の時には悼み言葉を使ってはいけないというマナーがあります。
【 使ってはいけない、悼み言葉 】
■ 悼み言葉とは「重ね重ね」や「再三」などの繰り返しを伴う言葉のことを言います。
・ 不幸な場面で使うと不幸が再び繰り返されるという不吉な意味合いを持ってしまうのです。
お悔やみのメールでも、このような悼み言葉を使わないというのは重要なマナーなので気を付けなくてはいけません。
冒頭の定型的な文章
お悔やみのメールでは、冒頭に書いておくべき言い回しがあります。
【 お悔やみのメールの冒頭 】
■ それが「○○様の突然の訃報に驚いております」という言葉です。
・ 当然のように本文に入ってしまうと、故人の死を予期していた、または待っていたという印象を与えてしまう、とされています。
そのため、驚いたということを冒頭で伝える、風習があります。この冒頭分はお悔やみの言葉を述べる上では定型文のようなものなので、メールでも欠かさずに入れておくのがポイントです。
気遣いの一言を入れる
お悔やみのメールを送る相手は、日頃から近しい関係の相手のはずですから、メール本文の中に相手の体調を気遣うような言葉を入れておくとよいです。心と体はつながっていると言われますが、遺族の方は家族が亡くなって憔悴しています。
葬儀の準備や諸々の手続きなど、精神的に気を張っていなくてはいけない状態が続きます。
【 お悔やみのメールでの、気遣いの言葉 】
■ 遺族の方にはお悔やみの言葉とともに「お体をご自愛ください」などの気遣いの言葉をかけると良いのです。
いかがでしたでしょうか。お悔やみのメールを送る時には、相手に失礼になってはいけないと思って緊張しますよね。少しでも声をかけてあげたい、励ましてあげたいという善意の気持ちからメールを送ったとしても、マナーが悪いと相手を不快にしてしまう恐れがあります。
冠婚葬祭の場面では、いくら気持ちがこもっていても、マナーが守られていないと相手に失礼に当たります。とくにお悔やみのメールという仏事の場面では、ちょっとした過ちが相手との人間関係を悪化させてしまう可能性もあります。そのため、慎重にならなくてはいけません。
今回解説したようなお悔やみのメールを送るときに、気を付けるべき７つのポイントを十分に守って、相手の助けになるようなメールを送りましょう。
まとめ
お悔やみのメールでおさえたいマナーとは
・メールでお悔やみを伝えるのは正式なお悔やみではない
・件名はお悔やみメールだとわかるようにする
・だらだらと自分の気持ちを書いて長文にしない
・絵文字やデコレーションは不謹慎なので入れない
・お葬式の時と同様で悼み言葉は使わない
・冒頭文は「○○様の突然の訃報に驚いております」
・相手の体調や体のことを気遣う一文を入れると良い