「訃報」をメールあるいはLINEで送っても、果たして良いものだろうか…ということに関しては意見が分かれそうですよね。どちらも素早く情報を送ることができ、電話と違っていつでも時間のある時に読んで貰えるという利点がありますが、何しろ訃報は「とても重要で、かつ心理的にも重たい情報」です。あまりにもメールやLINEが私たちにとって身近な通信手段になってしまったので「こんな伝え方では失礼なのでは？」と思っても無理はありません。
結論から申しますと、訃報はメールやLINEで伝えても基本的には失礼にはあたりません。しかし実際に送信する時には、いくつかの点に十分注意をする必要があります。そこで今回は、訃報をメールやLINEで送る際の注意点についてお伝えします。
訃報をメールやLINEで伝えるのはあり？
注意したい５つの事
メールやLINEで「訃報を伝える相手」を選ぶこと
訃報を伝えるにあたって最も大切なことは「確実に、素早く正確な内容を伝えること」です。一昔前まで、訃報は電話や電報、もしくは新聞の訃報欄を使って伝えることが主流でしたが、メールやLINEは、正しい情報さえ揃えば、多くの方に素早く同じ内容を伝達することができます。したがって訃報を伝える「手段」としては最適と言っても過言ではありません。
しかし「誰に送ってもOK」という訳にはいかないのが注意したいポイントです。それは相手方がメールやLINEで訃報が伝わってくることを「失礼」と感じることがあるからです。特に高齢者の方や、メールやLINEを日常的に使っていない方にとっては「何故こんな形で伝えてくるのか？」と疑問をもたれる可能性があります。
一般的にはそれらの方や、親類・故人の友人・菩提寺や町内会の方には電話やファックス、会社関係者などにはメールやLINEで訃報を伝えるなど「手段の使い分け」をするのが最も良いと言えます。以下に訃報をメールやLINEで伝えてもOKとされる相手についてまとめました。
・会社や趣味のサークルなど、大きな組織のメンバー
・海外在住の方
・物理的に電話が繋がりにくい方
内容をできるだけ「簡潔」に伝えること
訃報をメール、あるいはLINEで伝える時には、正確な情報をできるだけ簡潔にまとめる必要があります。特に多くの方に一斉に伝える時には、余計な言葉や話題を挟まないようにしなければなりません。
訃報には、以下のことを間違いのないように記載します。
・故人の名前
・いつ逝去したか
・通夜・葬儀・告別式のスケジュール
・葬儀の形式(仏式・キリスト教式など)
・喪主の名前(故人との関係)と連絡先
・香典や供物・供花を辞退する場合はその旨も
なお、画像を添えることができる利点を生かして、通夜や葬儀の会場の地図などを添えるとより親切です。
「家族葬」の場合にはその旨を必ず伝えること
最近では通夜や葬儀を「家族葬」とし、ごく身内だけで見送るケースも増えています。その場合は混乱を避けるために「故人の遺志により葬儀は遺族・近親者のみで執り行う」ということ、「香典や弔電等のおは辞退する」旨の文言を忘れずに入れるようにします。
訃報をメールやLINEで伝える時の文面の構成としては
・故人の名前
・いつ逝去したか
・通夜・葬儀を遺族・近親者で執り行う旨
・香典・弔電等を辞退する旨
・喪主の名前(故人との関係)と連絡先
といったものにします。なお、葬儀後に「故人の遺志により、葬儀等は既に遺族・近親者のみで執り行いました」と伝えるのもひとつの方法です。
訃報をメールで伝える際に、特に気をつけたいこと
ここからは訃報を「メールで伝える際」「LINEで伝える際」について、それぞれ特に注意したいことをお伝えします。まずは「訃報をメールで伝える際に、特に気をつけたいこと」について述べます。
《「機種依存文字」を文面中に使わないこと》
「機種依存文字」とは、異なる環境(パソコンやスマホなど)で文字を表示させたときに文字化けを起こす可能性のある文字のことです。具体的には丸囲み数字・丸囲み文字・ローマ数字や単位記号などを指します。これらの文字を文面中に使用すると、大切な情報が伝わらなくなる恐れがありますので、使用を避けるようにしましょう。
《顔文字を使わないこと》
親しい友人に訃報をメールで送る時でも、必要なことのみを簡潔に伝えるのがマナーです。したがってカジュアルな顔文字等も決して使用しないように注意しなければなりません。
《返信のない方には電話等で連絡を》
メールは「相手が確実に中身を読んだか」わからないものです。送ったメールが相手先の迷惑メールサーバーに入れば開封されない可能性が高くなりますし、現在使用していないメアドにメールを送ったり、メアドの入力自体を間違えると情報がいつまで経っても届かないことになります。そこで、特に普段メールをやり取りしていない方から訃報のメールに対しての返信がなければ、電話等で新たに連絡をとるなどの方法を取り、確実に情報を伝えるようにします。
訃報をLINEで伝える際に、特に気をつけたいこと
LINEは「既読」が表示されますから「相手に確実に伝わったか」ということに関しては把握がしやすいものです。気をつけたいことはメールでの「顔文字を使わないこと」に通じますが、絵文字やスタンプを用いずに伝えることです。
簡単に感情を表すことのできるこれらの機能は、あくまでも簡潔な情報が大事な訃報には不要ですし、使用すると途端にくだけた雰囲気になってしまいますので、使わないようにします。
いかがでしたでしょうか。メールやLINEは、実は訃報のような「速く・確実に・正確に」伝えなければならない情報を、多くの方に均一に伝える手段としては大変有効な手段です。
しかし、全ての方がメールやLINEを使用している訳ではありませんし、訃報が電話や手紙で伝わることが一般的だった高齢者の方などには失礼に受け止められる恐れもあります。そのあたりはしっかりと配慮をしつつ、的確にメールやLINEを使用することが、無用のトラブルを防ぐコツです。そして送信前には故人や喪主などの人物名、通夜や葬儀会場のスケジュールや所在地・電話番号、喪主の連絡先の電話番号やメールなど「間違えてはならない箇所」に間違いがないよう十分チェックしてから送ることも重要なポイントです。
使い慣れていて、情報を簡単に送ることのできるツールだからこそ、配慮しなければならないことも多いもの。失礼や間違いのないように気を引き締めて、情報を伝えるようにしましょう。
まとめ
訃報をメールやLINEで送る時に気を付けたいことは
・「メールやLINEで伝える相手」を考えてから送ること
・内容はできるだけ簡潔に、そして正確に伝えること
・家族葬の場合はその旨を必ず記すこと
・メールの訃報は「使用する文字に注意」「読んだかどうか不安な相手には別ルートで確認をとること」
・LINEの訃報は「絵文字・スタンプを使わないこと」