名刺交換マナーは社会人になると必ず押さえておきべき、ビジネスマナーです。ある程度幼い頃から自然と社交性を身に付けていると、何となく名刺交換の形はできます。けれども、名刺交換は細かな動作に敬意を表す、奥の深い意味合いがあります。
そう、ビジネスの場において名刺は特別なものなのです。日本では初対面のとき、すぐに名刺を交換します。職業、会社、連絡先を伝える名刺は、あなたの顔だといっても過言ではありません。
初対面で名刺交換マナーを知らないあまりに、深く考えずに起こした動作。けれども相手を目下に見たとされたり、丁寧に扱われていないと相手に感じさせたり、と様々な誤解が生まれます。反対にシッカリと名刺交換マナーで対応できれば、相手も一目置いてくれるでしょう。
そこで今回は知っておきたい名刺交換マナーと相手が気にするタブーについてお伝えします。
名刺交換マナーをあなどるな！
相手が気にするタブーとは
名刺は相手の「顔」だと考える
名刺交換マナーの一番大切なポイントは、名刺を丁寧に扱うことです。もし自分が相手に差し出した名刺が、何かメモ用紙のように軽く扱われたり、汚されたりしたらとても不愉快ですよね。
【名刺の扱い方で相手を不快にさせるタブー】
・ 名刺に書かれた相手の名前やロゴマークが、指で隠れる。
・ 名刺の内容を確認せずに、すぐにしまう。
・ 同じく名刺交換後に、すぐにテーブルに置く。
・ 名刺をいつまでも触ったり、ぞんざいに扱う。
・ 名刺を胸の高さよりも低く下ろして内容を確認している。
相手から受け取った名刺は相手の顔だと考え、大事に取り扱いましょう。顔にいつまでも触っていたり、反対にこちらが挨拶をしているのに、軽くスルーされると不快です。名刺も同じく丁寧に確認し、大切に扱うことが基本的な名刺交換マナーの精神です。
訪問者が先に差し出すのが名刺交換マナー
名刺は訪問者が先に差しだすのが名刺交換のマナーです。相手の名刺を見てから自分の名刺を…というのは失礼ですよね。
【受け渡しの順番の名刺交換マナー】
・ 名刺交換では「目下の者」が先に名刺を渡します。
【ビジネスでいう「目下の者」の捉え方】
・ 「お金をいただく立場」が目上
・ 「仕事をいただく立場」が目下のことを指します。
ここで難しい名刺交換マナーの順番では、複数人で来訪したケースです。例えば自分と自分の上司で来訪し、相手の会社も部長と課長のお二人で出迎えて頂いた場合にはどうなるのでしょうか？
【複数人で行う時の名刺交換マナー】
・ 訪問した側、お仕事を頂く立場が「目下」となります。
・ 訪問した側から名刺を差し出します。
・ 訪問した会社の上司が、先方の上司から順番に名刺を差し出します。
・ 訪問した会社の部下が、先方の上司から順番に名刺を差し出します。
【複数人で行う名刺交換例】
～A会社の部長と課長がB会社に来訪し、B会社の部長と課長が迎えた場合～
① A会社の部長が、B会社の部長に名刺を差し出します。
② A会社の部長が、B会社の課長に名刺を差し出します。③ A会社の課長が、B会社の部長に名刺を差し出します。
④ A会社の課長が、B会社の課長に名刺を差し出します。
このように、複数人での名刺交換マナーは、目下の会社の上司から部下へ、の順番で行います。相手の目を見て、フルネームを名乗り、笑顔とともに渡せれば好印象です。
同時に名刺を差し出した時の名刺交換マナー
日本では初対面の場合、名刺を出して挨拶するのが一般的な流れです。ですのでお互い同時に名刺を差しだしてしまうことも、日常茶飯事ではないでしょうか。
そんな時には、目上の相手より先に名刺を受け取らないのが名刺交換のマナー。けれども最近ではお互いになかなか受け取らない現象も起きたために、「同時に交換する」新しい名刺交換マナーも存在します。
【同時に行う名刺交換マナー】
① まず、名刺入れの上に自分の名刺を置いて差し出す準備をします。
② 名刺入れの上に置いた自分の名刺を、胸の位置に用意します。
③ その時、名刺は両手で持ちます。④ 右手に自分の名刺を持ち、相手に差し出します。
⑤ 同時に左手に自分の名刺入れを持ち、相手の名刺を置いて頂きます。⑥ すぐに右手を添えて、相手の名刺を両手で持ちます。
【名刺を同時に交換する時の留意点】
・ 自分の名刺は、相手の差し出した名刺よりも下の位置で差し出す。
（相手の名刺よりも下の位置にすることで、謙虚さを表します。）
・ 名刺は胸の位置で差し出し、交換します。
・ いただいた相手の名刺を確認する時も、胸の位置より上にします。
【名刺を受け取る時の言葉掛け】
「頂戴いたします。」「宜しくお願いいたします。」
昔の名刺交換マナーでは両手で差出し、受け取ってもらい、その後に相手から名刺を差し出されていました。けれども最近ではこの同時に行う名刺交換マナーが多いです。相手に先に名刺を出して頂いた時は、「申し遅れました。」と、自分の名刺を差し出し、同時に相手の名刺を頂くケースが増えています。
名刺を差し出す前に確認したい名刺交換マナー
前項で述べたように、名刺はなるべく丁寧に取り扱います。受け取る時は、基本的には必ず両手で受け取ります。
【名刺を失礼なく差し出すマナー】
・ 名刺をお財布やポケットに入れて保管しないこと。
・ 差し出す時に、お財布やポケットから取り出すのはNG。
・ 名刺は必ず名刺入れに用意します。
・ 名刺を切らしていることも、基本的には避けましょう。
・ 名刺が汚れていたり、折れ曲がったりしていないか確認。
社会人として働き始めた時点で、自分の名刺入れを必ず用意しましょう。名刺入れはとても個性が出やすいところ。
男性はシンプルで落ち着いた色目の、革物が多いです。女性の場合には、名刺入れが多種多様にありますが、自分の仕事に見合ったタイプを選ばなければなりません。基本的には品の良さを意識した名刺入れ選びが安心です。
相手の名刺を汚すのは絶対にタブー
・ 名刺交換マナーの大原則は相手の名刺を丁寧に扱うこと。
相手の名刺を汚すような行為は絶対に避けなければなりません。時々、異業種名刺交換会などの催しがあります。
大人数で名刺交換をすると、名前とお顔を覚えきれず、ついつい受け取った名刺にメモを取りたくなるような場面が、あるかもしれません。相手の目の前で名刺を汚すような行為は絶対に避けてくださいね。
【相手の名刺を受け取った時】
・ 相手の前で名刺の裏にメモをする行為
・ 話をしながら相手の名刺をいじる行為
・ 相手の名刺をポケットやお財布に入れる行為
・ 名刺を胸元より下の位置で、確認をすること
・ 名刺を他の人に見せない
基本的に名刺を相手の顔、尊重すると考えれば自然と身につく名刺交換マナーです。名刺の裏にメモをしたり、社内で名刺を共有するシーンもありますが、それは社内での話。本人の前での、そのような行為は絶対にタブーです。
受け取った名刺の扱い方
名刺を受け取った後、すぐに名刺をしまったりしていませんか？頂いた名刺は、椅子に座った後もテーブルの上に出しておきましょう。
【受け取った後の名刺交換マナー】
・ 名刺はすぐにしまわず、テーブルの上に出しておきます。
・ 一対一の場合、名刺をテーブルの上に直接置く行為は避けましょう。
・ 名刺入れの上に名刺を置きます。
・ 複数人の場合には、相手の席順に名刺を並べます。
・ 相手が名刺をしまうタイミングを見計らい、名刺をしまいます。
また、受け取った名刺は自分の左側に置いて置くのが名刺交換マナーにそった対応です。細かいことですが、是非押さえておいてくださいね。
名刺を渡す時にも要注意
名刺はあなたの「顔」ですので、必ず切らさないように常備しておきましょう。また、他の項でも少し述べましたが、名刺をポケットやお財布から直接出して渡す行為は厳禁。名刺と名刺ケースは必ずセットにして持っておきましょう。
【自分が差し出す時の名刺交換マナー】
・ 先方が先に名刺を出して頂いた時には、「申し遅れました」
・ この時相手の名刺を先に受け取らないこと
・ 名刺を頂く時、差し出す時は、机を挟まない。
・ 名刺交換はお互いの手が良く見えるシーンです。
先に先方の名刺を受け取り「お先に頂いて申し訳ありません。」と受け取る方もいますが、これは名刺交換マナーとしてはNGです。また、机を挟んでやりとりが行われそうなときは、自分から机を回って先方に近づくのが、スマートな名刺交換マナーです。
お互いの手が良く見えるシーンなので、汚れた爪や手はもちろん、反対に派手すぎる女性のネイルなども、不快感を与えないようチェックしましょう。
いかがでしたでしょうか。今回は名刺交換マナーで、押さえておくべきポイントを７つお伝えしました。国際的に見ても、名刺を丁寧に扱う習慣は日本人特有のものとも言われています。
名刺交換マナーは、名刺入れを取り出す時から始まっています。新しい会社へ訪問するならば、事前に出し入れのしやすい場所に入れて置くと、スマートに名刺を取り出すことができます。
また、複数人で名刺交換をする時には、事前に名刺入れの上に人数分の名刺を準備し、両手に持ってスタンバイしておく人も、名刺交換マナーをわきまえています。反対に相手が名刺を探している時には、自分は名刺を出さずにお待ちするのが、大人の配慮と言えるでしょう。
名刺を持ち帰ったら、相手のお名前とお顔が一致する内に、内容を管理すると良いでしょう。この時に名刺の裏に特徴を書く人もいます。
まとめ
ビジネスチャンスを呼び寄せる、名刺交換の基礎知識
・相手の「顔」である名刺は、丁寧に取り扱う
・名刺は目下(訪問者)から目上(訪問先）へ差し出す
・同時の名刺交換術、右手で差出し左手で受け取る
・自分の名刺も自分の「顔」、汚れや折り目に注意
・相手の名刺にメモ、会話中にいじるなどはタブー
・相手の名刺はテーブル左、名刺入れの上にセット
・名刺交換はテーブルを挟まず、自分が回って行う