ビジネスメールの結びは、要件を書き終えてホッとしがちですが、その人となりが分かる大切な箇所。ビジネスメールの結びまで格好よく作れる人は、読み手にとって「仕事もできる」印象を無意識に与えているのです。
もちろん「仕事ができる」と言う鋭敏なイメージだけではなく、ビジネスメールで結びまで、きっちり書かれてある事で、読み手に与える印象はよくなります。
用件だけが記載されたメールと、あいさつ文から始まり結びで終わるメールを比較すると、用件だけのメールはそっけなくて中途半端な印象になりますよね。
またビジネスメールに結びをつけることで、最終的にどうすればいいのかを相手に伝えることができます。返事がほしいのか、確認しておいてほしいのか、その他のことか。ビジネスメールは文末につける結び一つで大きく変わります。
ビジネスメールの結びひとつで、これだけ仕事の質が変わるとは、驚きですよね。そこで今回は、ビジネスメールにおける結びには一体どんな文があるのか、例と一緒にお伝えします。
ビジネスメールの結びで好印象を！
押さえたいマナーとは
ビジネスメールの構成を知っておこう
ビジネスメールを作る前に、ビジネスメールの構成を知っておく必要があります。構成を知っておかないと、何をどうやって書けばいいのかわかりません。
ビジネスメールは、以下の構成で作成するのが基本で、一つでも抜けると中途半端な内容になってしまいます。
＜構成＞
★ 宛名→あいさつと名乗り→本文→結び→署名
以下に簡単な例文を記載してみます。
======例文=====
○○株式会社
△△部 ○○○○様
… ここまでが「宛名」
いつもお世話になっております。
○○○会社の○○です。… ここまでが「あいさつと名乗り」
本文
以上、ご確認の程よろしくお願いいたします。
… 「結び」
署名
=============
相手に何を求めているのか
ビジネスメールの結びで、最終的に相手にどうしてほしいかを伝えることもできます。折り返し連絡がほしいとき、返信は不要なときなど、ビジネスメールの結びには様々な言葉があります。
そこでここでは、シーン別にビジネスメールの結びの例を記載します。
【 シーン別、ビジネスメールの結び例文 】
例１）基本の結び
「今後ともよろしくお願いいたします。」
「今後もご愛顧くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。」
「ご確認の程よろしくお願いいたします。」
例２）折り返し返信がほしいとき
「お手数ですが、ご確認の上折り返しご連絡をいただけますと幸いです。」
「恐れ入りますが、早急に折り返しご連絡いただきたく、よろしくお願い申し上げます。」
「ご回答をお待ちしております。」
「ご教示いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。」
例３）返信は不要なとき
「折り返しのご返信は不要です。」
「特に問題のないようでしたら、ご返信は不要です。」
「お気づきの点等ございましたら、ご連絡ください。」
例４）とりあえず返信しておく場合
「取り急ぎ受領のご連絡まで。」
「取り急ぎ御礼まで。」
「ひとまず受領のご報告とさせていただきます。」
例５）その他の言い回し
「略儀ながら、書中にて失礼いたします。」
「ご容赦ください。」
「ご検討くださいますようお願い申し上げます。」
「メールにて失礼いたします。」
本文の内容によって結びを使い分ける
一通一通内容も目的も異なるビジネスメール。結びの言葉も本文の内容に合わせて使い分ける必要があります。本文の内容と結びが合っていないと、読み手は最終的にどうすればいいのか、曖昧になってしまうこともあるからです。
【 内容に応じたビジネスメールの結びを選ぶ 】
★ 返信が欲しいときには返信を求める結び、ひとまず受領したことを知らせるメールには受領したことがわかる結びを。
・ 結びは、本文に対する補足としても使えるのです。
状況に応じて相手を気遣う結びを使う
ときにビジネスメールは、改まった結びだけでなく相手を気遣う結びを使用する場面も出てきます。
【 相手を気遣うビジネスメールの結び 】
★ たとえば年末年始のあいさつだと…
・ 「よいお年をお迎えください。」
・ 「本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。」
★ 季節の変わり目などは…
・ 「体調など崩されませんよう、ご自愛ください。」
など。
これらをビジネスメールの結びに使うと、読み手にも気持ちが伝わりますし、相手に与える印象も良くなります。それに、さりげなく相手を気遣う結びが使用できると、メールを作成している自分自身にも余裕が感じられます。
いかがでしたでしょうか。ビジネスメールの結びには、とてもたくさんの種類があります。しかし、どれもビジネスメールには、なくてはならない結びばかりです。
ビジネスメールといえばお堅いイメージがあるかもしれませんが、相手を気遣う結びなども臨機応変に使用できることで、スマートなビジネスメールが作れそうですよね。
それにビジネスメールを自分のものにできれば、自然な文章・結びで、最終的に格好良いビジネスメールが出来上がること間違いなしです。
ビジネスメールははじめの宛名から結びまで、すべてにおいて手を抜く箇所はありません。一言ずつ大切に文章作成することで、結果的に相手に与える印象も良くなるのです。
ぜひ本記事をきっかけにして、ビジネスメールの結びを意識してみてください。
まとめ
ビジネスメール、「結び」のマナー
・構成は、「宛名→あいさつと名乗り→本文→結び→署名」
・返信の有無、確認など、相手に求める内容を最後に置く
・目的の違うビジネスメールは、内容に応じた結びで締める
・ビジネスメールでも、時には相手を気遣う結びを使う