就活メールは、現代の就職活動には欠かせない存在となりました。就活メールマナーの基本はビジネスメールのものと同じですが、少ないスペースで的確に自分をアピールしなければならない、就活メールだからこそのチェックポイントは存在します。
インターネットや就活本を見ていると、確かに就活メール、つまりビジネスメールのマナーには多く触れています。けれども採用担当者にとって、ビジネスメールの基本マナーが押さえられているのは、「当たり前」。基本中の基本です。
ここからより興味のある人材へと、比較検討が始まるとも言えます。ならば自分を充分にアピールしながら、好印象を与える就活メールを送りたいものですよね。そこで今回は担当者から見た、就活メールのチェックポイントをいくつか解説します。
就活メール送る前に☆
採用担当者が見るチェックポイント
就活メールの基本構成
インターネットや本屋さんでは、就活メールの定例文や解説が多く出回っています。これは何故かと言えば、正しい敬語を使うことなども挙げられますが、就活メールをはじめとするビジネスメールには、基本的な構成があるから、とも言えます。
【 就活メールの基本構成 】
① 先方の宛名を書く
例） 株式会社 マリオ株式会社
人事部 山本 次郎 様※ 社名や名前は全て仮名です。
② 挨拶文
・「突然のメールを失礼いたします。」
・「この度は、面接の機会を頂きありがとうございます。」
・「お世話になっております。」など。
③ 簡単な自己紹介文
・「○○大学○○学部3年 山本三郎と申します。」
・「先日面接希望の電話をさせて頂きました、山本三郎と申します。」
・「先日面接をさせて頂きました、山本三郎です。
先日は私のためにお時間を割いて頂き、ありがとうございました。」など。
④ 要件
・「面接のお時間を頂きたく、メールをさせて頂きました。」
・「お電話でお話がありました、
アルバイトに関する職務経歴書をお送りいたします。」など。
⑤ 結びの言葉
・「お忙しいところ恐れいりますが、宜しくお願いいたします。」
・「お手数をお掛けいたしますが、どうぞ宜しくお願いいたします。」など。
このような流れで就活メールを書き進めて行きます。要件部分では、それに続いて必要な内容を状況に合わせて伝えることになります。
添付ファイルを送る場合
最近の就職活動では面接前に就活メールにて、事前に履歴書を添付して送る企業が増えつつあります。また、デザイン系の企業などでは、必要なスキルに応じた作品を送ることも多いです。
【 就活メールでの添付ファイルの送り方 】
・ ただ添付するのではなく、要件の項目でその旨をひと言伝えます。
例）「添付ファイルにて、履歴書をお送りしております。
お手数ですが、ご確認のほど宜しくお願いいたします。」
など。
多くの就活メールではこの一文で終えていますが、ビジネスメールのマナーに則ってファイル名を明記すると、さらに印象が良くなります。
例）
「履歴書を添付いたしました。
ご確認を、宜しくお願いいたします。・ 20160128_saburoyamamoto.xlsx」
など。
履歴書は現在では、会社指定のエントリーシートなども見受けられます。作成前に資料やHPの求人欄を充分に確認して、必要があれば指定のものを利用してください。そして（例）で挙げたように、添付ファイルの名前を添えて送ります。
添付ファイルの容量が大きい場合
デザイン系の企業など、なかには「ポートフォリオ」と呼ばれる、自分の能力やスキルがひと目で分かる作品集を提出するケースがあります。多くの場合、面接時にファイルを持っていきますが、メールに添付して最初に審査する企業も増えています。
【 容量の大きいデータを送る注意点 】
★ この場合には受信した相手のパソコン容量への配慮が不可欠になります。フリーメールなど、場合によっては添付すること自体が難しい場合も出てきます。
【 対策 】
★ インターネット上にある、フリーのデータサービスが便利です。先方は指定のアドレスへアクセスして、データをダウンロードする事ができます。
・ データ便
・ firestrageなどが有名です。
このようなデータサービスを利用する時は、複数のファイルをひとつのフォルダーにまとめ、ファイルを「圧縮」して送る方法が一般的です。
自分の言葉を綴る
インターネットや就活本では就活メールの基本マナーと、それに付随して定型文や文例が多く出回っています。けれどもこれは、採用担当者も重々承知の上であることも、念頭に置いて就活メールを構成しなければなりません。
【 定型文や例文は、自分の言葉でアレンジする 】
・ 定型文の名前のみを差し替えてまるまるコピーしているのでは、採用担当者もその人を判断することは難しくなります。
確かに履歴書やバイト暦などをはじめとした、職務経歴書を確認することで、その人の実績や能力・スキルは判断できます。けれども、同じような能力やスキル、学歴を持つ人々は多く応募しているはず。
そこで採用担当者が「何を比較するか。」と言えば、その本人の人柄であり、さらに進めて言えば、社会性となってきます。業界によっては、「一律の文言のみしか書けない人。」との判断もされかねません。
履歴書などにおけるアピール法
謙虚な文化が称えられる日本社会ですが、やはり就活のシーンでは、ある程度のアピールは不可欠です。特に外資系やベンチャー企業など、積極的に自己アピールをした方が評価される企業もあります。
ただし、ただただ「私は、私は…。」とアピールするのでは、ただの目立ちたがり屋のような印象になってしまいますね。
【 企業の立場に立ったアピールを 】
★ これから応募する部署の業務内容や、求人欄に書かれた希望する人の欄を確認し、それに見合ったアピールをします。
・ 例えば「レストランの現場リーダー」であれば、レストランのアルバイトで、バイトをまとめるバイトリーダーの経験がある、など、具体的な能力やスキルをアピールすると、高評価に繋がります。
採用担当者が、その人が会社に勤め始めた時の様子が想像できるようなら、そのアピールは大成功です！
採用担当者の立場に立って見る、就活メールの基本的なマナーと他の応募者からひとつ出る、チェックポイントはいかがでしたでしょうか。そもそもの学歴や能力、スキルが他の応募者と比較しても、ダントツに抜きん出ていれば、もちろん問題はありません。
けれどもどこの業界、世界にも多くの実力者がいますし、学歴もまた横並びであるケースも多いです。そんな時には、やはりその人の人柄や社会でのポテンシャルによって、検討されるのは言うまでもありません。
確かに就活中は焦りもあり、「もっと、もっと…」と盲目に前へ進みがちです。けれどもそんな時だからこそ、冷静に自分のアピールは一度置いて、「企業の立場に立った」視点で、「自分を客観的に見つめる」能力が問われます。
冷静に判断し自分の力をアピールできたら、担当者も「おっ？」と興味を持つはず。ぜひ的確に自分をアピールして、就活を成功させましょう！
まとめ
就活メールでも判断できる、採用担当者目線のポイントとは
・まずは基本的なビジネスメールに則った、構成能力が不可欠
・添付ファイルを送る時は、文中で報告しファイル名も明記
・添付ファイルの容量が大きい場合には、データサービスを利用
・例文や定型文をまるまる使わず、自分の言葉でアレンジする
・履歴書やエントリーシートでは、企業視点でのアピールを