新入社員の為の電話マナー、知っておくべき7つの一般常識

新入社員の為の電話マナー、知っておくべき7つの一般常識

新入社員の皆さん、電話のマナーに自信ありますか。“出来る新入社員”として一目置かれたいと思いませんか。新社会人としてやる気に満ち、また不安も多く抱えている事でしょう。

学生時代とは違い、色々なルールやマナーがあるのがビジネスの世界です。お金を貰って働く訳ですから、少しでも会社の力になりたいと感じている方も多いはず。

そんな貴方に、今日は「電話マナーでの一般常識」を7つ紹介します。電話のマナー?と侮るなかれ!

即戦力として、また今後の仕事に活かすマナーとして、身につけておくべき常識ばかりです。新入社員だからでは済まされないマナー違反を犯す前に、ぜひ覚えておきましょう。

電話のマナーに自信のない、社会人の方にもお勧めです。今一度おさらいして、今後の仕事に役立てて下さい。



 

新入社員の為の電話マナー、
知っておくべき7つの一般常識

 

メモと内容取りの準備をしましょう


まずは、電話を受ける際に書きとめておくべき内容を知っておきましょう。始めの頃は、電話を受けるだけでも緊張する場面ですから、前もって用意しておくのがベターです。

電話が鳴ったら、「メモとペンが手元にある」と習慣づくまで続けて下さい。焦らなくても大丈夫、電話に出てからでも構いません。少しずつ慣れていくようにしましょう。

では、重要なメモの内容です。いつ、誰から、誰に、どんな用件で、折り返しの有無+折り返しの電話番号、余白部分、受けた担当者名、等を記載する項目が入った物をお勧めします。

市販されている物でも宜しいですし、ご自身で作成されても良いでしょう。余白部分があった方が、他に伝えておくべき事項があった場合、便利に使用出来ます。

何を確認しておくか忘れない為にも、また聞きモレ防止の為にも、項目の記載してあるメモを準備しておきましょう。

 

3コール以内に電話を取りましょう


次に基本中の基本、3コール以内に出るという鉄板ルールです。この3コールルール、実は人の心理が大きく影響しています。ご自身が電話をかけている場合をイメージすると分かりやすいでしょう。

「プルル」と繰り返す音、どれくらい待てますか?大体4コール目から、「あれ?出ないな」「いないのかな?」と言う気持ちになってきませんか?

これが、3コール以内に出た方が良いと言う理由なのです。3コール、時間にすると約10秒ですが、かけている方からすると、結構長く感じる時間になります。

「相手が出るもの」と予測してかけているから、尚更です。仕事の場合、どんな相手がかけてくるか分からないですから、出来る限り早く応対し、相手への印象を悪くしないようにしましょう。

もしも3コール以上で応対した場合は、「大変お待たせ致しました」の一言から会話を始めて下さい。

 

明るくはっきりと名乗りましょう


ここは会社によってルールも様々です。「はい、株式会社○○でございます。」と、会社名のみという企業もありますし、「株式会社○○の○○部でございます。」と、部署名をいう企業もあります。

場合によっては、「○○株式会社、○○部、○○でございます。」とご自身の名前まで伝える企業もありますね。社内ルールをしっかりと確認し、どの場合でも、明るく、はっきりとした声で話すよう心がけて下さい。

状況により、回線がクリアでない場合もありますから、ハキハキとした言葉で伝えましょう。相手にとっては、受けた“あなた”が、その会社の第一印象になります。

その事を念頭に、相手に聞き取りやすい声、また安心感を与えるペースで話すと良いでしょう。相手が聞き取れないような早口にならないよう、大らかな気持ちで話し始めて下さいね。

 

相手に合わせて応対しましょう


次は、相手に合わせて応対するマナーです。相手が名乗ったら、メモ書きをしながら、「いつもお世話になっております。」と一言伝えます。

例え、初めての相手であっても、ビジネスシーンでは一般常識になりますから覚えておいて下さいね。「○○株式会社の○○様ですね。いつもお世話になっております。」と、相手の会社名や名前を復唱するのも良いでしょう。

相手との意志疎通、きちんと繋がっているなと感じられる応対が、電話では大切になります。相手が名乗らない場合は、「大変恐れ入りますが、お名前をお願い致します。」と聞きましょう。

会社名と名前は、必ず書きとめておくべき項目です。もしも聞き取れなかった場合は、「大変申し訳ありません。恐れ入りますが、もう一度お名前をお願い致します。」と正直に聞き返して下さい。

相手にとって不愉快にならないよう、丁寧な対応を心がけましょう。

 

焦らず落ち着いた保留と不在の伝え方


意外と焦ってしまうのが、転送時です。ここは熟知している先輩方に、きちんと説明して貰うようにしましょう。

電話機によっては分かりにくい場合もありますから、転送のやり方等のメモを、目の入る場所に貼っておいた方がベターです。

「○○ですね、かしこまりました。少々お待ち下さい。」の言葉の後に、担当者へ転送を行います。

保留を押し、担当者へ「株式会社○○の○○様からお電話です。取り次いでも宜しいでしょうか。」と確認して下さい。スムーズに行けば、橋渡し完了となります。

担当者が多忙な場合は、「あいにく、○○は手が離せない状況です。宜しければ、こちらからお電話差し上げますが、いかが致しましょうか。」と質問すると良いでしょう。

担当者が不在の場合も同様、折り返し有無の確認を必ず行って下さい。相手の返答を待ち、折り返しが必要な場合は、連絡先と都合の良い時間帯を聞いておきましょう。

 

最後は必ず復唱しましょう


一番重要と行っても過言ではないマナーです。最後の締め部分として、相互の確認をきちんと行います。

「それでは復唱致します。お電話番号は090-xxxx-xxxx。でお間違いないでしょうか。(一旦相手の返事を待ちます。)」1(イチ)と7(シチ)の番号は、聞き取りづらい数字ですから、「なな」と読むようにして下さいね。

間違いない事が確認出来たら、再度相手の会社名と名前を確認していきます。「株式会社○○の○○様でいらっしゃいますね。○○(担当者名)が戻りましたら、確かに申し伝えます。私、○○(自分の名前)が承りました。ありがとうございました。」

はっきりとした声で、きちんと伝える事が大切です。相手にとって都合の良い時間帯があった場合は、「○時~○時の間に折り返すよう、○○に申し伝えます。」等と伝えると、より丁寧な印象になるでしょう。

 

受話器の切り方も注意しましょう


ここまで完璧なやり取りが出来たら、最後の最後、受話器の置き方です。やり取りは、すごく丁寧だったのに、最後に「ガチャッ」と切られて、印象台無し!と思った経験はありませんか。

そのような悪い終わり方にならないよう、静かに切るようにします。電話はかけた方から切るのが常識ですから、出来る限り、相手が切るまで受話器を耳元に持ち、待って下さい。

最低5秒は待つようにしましょう。もしも待つ時間が、あまりにも長い場合は、電話のフックを指でゆっくりと押して、切るようにします。

切れた事が確認出来たら、受話器を電話機に戻しましょう。電話は終了です。あとは、ご自身が書いたメモを、もう一度確認します。読みにくい文字ではないか、書きモレ、伝えモレはないか。

担当者に伝わらなければ、折角のメモも意味がなくなりますから、きちんと見直してから持って行きましょう。

 

いかがでしたか。

ビジネスの初歩マナー、電話の受け方にも沢山のルールがありましたね。電話のマナーは、“周りへの気遣い”がポイントになります。

かけてきた相手へは、聞き取りやすい声・明るい印象・丁寧な対応、この3つの気遣いが大切です。担当者へは、読みやすい文字・的確な内容・分かりやすい書き方、の気遣いを心がけると良いでしょう。

これは電話だけでなく、今後仕事をする上でも重要なポイントになっていきますから、電話で鍛錬を重ね、ご自身の気遣い力を向上させていって下さい。

即戦力として活躍する為にも、また今後の仕事を円滑に進める為にも、いち早く身に付け、“出来る新入社員”として活躍していきましょう。

 

まとめ

新入社員の為の電話マナー、知っておくべき7つの一般常識

・メモと内容取りの準備をしましょう
・3コール以内に電話を取りましょう
・明るくはっきりと名乗りましょう
・相手に合わせて応対しましょう
・焦らず落ち着いた保留と不在の伝え方
・最後は必ず復唱しましょう
・受話器の切り方も注意しましょう