転職活動が晴れて実ったら、今度は今の職場に退職願を出し、理由を告げていろいろな人に退職の挨拶をしなけらばなりません。

サッと次の場所へ移ることができればこんなに楽なことはありませんが、やはりここは「立つ鳥跡を濁さず」の精神で、自分にとっても職場にとってもダメージのないように退職の挨拶をすることが、社会人としての大切な心得となります。

そこで今回は順を追って、転職のために退職の挨拶をする際に意識をしておきたい、7つの礼儀について取り上げます。

退職の挨拶をすると、中にはニコニコと優しく送り出してくれる人だけでなく「どうして辞めるんだ!?」と声を荒げる人もいるかもしれません。あるいはあなたが辞めることを悲しみ、泣いて引き留める人もいるかもしれません。

しかしあくまでもビジネス上の礼儀を意識し、どんな人にも心を込めて退職の挨拶をしたいところ。ぜひ本記事を参考に、円満退社を目指しましょう。

退職の挨拶タイミング☆
転職時に意識したい7つの礼儀

退職願を出す、相談する時のタイミング

★　法律上では、退職願を提出してから2週間で退職が可能とされています。

・　退職したい日の遅くとも3か月前には、直属の上司に相談をしておく必要があります。

実際は業務のスケジュールの都合や、あなたの仕事を後任に引き継ぐ仕事があるからです。退職の挨拶では「何故退職するのか」ということを必ず聞かれます。この時の答え方が重要です。

【　退職の挨拶をする前の注意点　】

★　退職の挨拶で、退職理由を尋ねられた時

・「以前から興味のある分野へ行きたい」
・「ここで学んだことをさらに追及したくなった」
・「やりたい仕事をじっくり考えた結果、他の分野にどうしてもチャレンジしたくなった」

など、ポジティブな理由を述べておくことをおすすめします。

もちろん社内に不満があって辞める場合も多いと思いますが、あくまでも「個人の理由」に置き換えておく方が角が立ちません。

なお「病気になった」「家族を介護しなければならない」などのネガティブな嘘は、避けておく方が無難です。真実が何かの折に発覚した時に、あなた自身が窮地に立たされるかもしれません。

退職の挨拶後に処理しておくべき事務処理

【　上司の許可が下りたら・・・　】

★　早速すべての残務整理や、業務の引継ぎの作業計画を立てます。

・　退職日の3日前までにはこれらの計画が完了するようにしましょう。

後任にあたる方には、業務を口頭で説明するだけではなく、なるべくわかりやすく文書で残しておくことがポイントです。

【　有給休暇を消化していない場合　】

★　勝手に決めるのではなく、あくまでも作業計画や退職までのスケジュールが決まってから「すき間で消化する」ことが大切です。

「もう辞めるから思う存分休む！」という姿勢は、周りに最悪な印象を与えてしまいます。引継ぎが完了したら、忘れずにその旨を直属の上司に伝えておきましょう。どんな方法で引継ぎを行ったか説明をしておくことも大切です。

関係者へ退職の挨拶をするタイミング

職場の関係者に、退職することを告げたくてたまらない方もいるかもしれませんが、ここはぐっと我慢してください。

【　関係者へ退職の挨拶をするタイミング　】

★　退職届が受理されて、正式な退職日が決まってから報告する。

・　目安としては人事から発令があり、情報がオープンになってからということになります。

何故その日まで待たなければいけないのかと言うと、あなたの退職が「噂」として広まることを防ぐためです。

噂には残念ながら良くない尾ひれがついてしまうことがほとんどで、憶測が勝手に飛び交ってしまい、結果あなたに不利な状況をもたらすことがあります。

取引先やお客様への退職の挨拶とタイミング

【　もし外部と直接関わる業務についていたら　】

★　あなたが営業職など、お客様や取引先と深く関わっている場合には、一度後任者を連れて、退職の挨拶をします。

・　取引先やお客様のもとに出向き、一緒に打ち合わせを行って「業務をきちんと問題なく引き継いでいる」姿勢を見せて、安心してもらう必要があります。

あなたが辞めても、職場と取引先・お客様との関係は続きます。そこで礼儀を無視してしまうと、あなたではなく職場の姿勢が問われることになってしまうのです。

ぜひこれまでのお礼を込めて、フォローを行っておきましょう。「また何処かでお会いした時は宜しくお願い申し上げます」の言葉も忘れずに。

直接会って退職の挨拶ができない場合の対処法

直接会えない取引先やお客様、お世話になったけれど今は退職されている方たちにも、忘れずに連絡を入れてください。

【　メールや書面での退職の挨拶　】

★　メールや書面で

・「退職年月日」
・「これまでのお礼」
・「仕事を中途で辞めることへのお詫び」
・「後任者の紹介」

等、挨拶をします。

時期的には退職の1週間から10日まで頃となります。文の結びには「今後ますますのご多幸とご活躍(ご発展でも可)をお祈りします」など、相手方の前途が明るくなるように祈る言葉も添えておきます。

なお、挨拶は本来直接会ってするもので、メールや書面は略式です。

★　会って話す以上に心が伝わるような文面作りを心がけましょう。

退職の挨拶後の、後任と関係者への配慮

★　後任の方や関係者には連絡先を知らせてください。

あなたが職場を去った後、何かあった時に連絡が取りやすいように配慮する必要があります。

「辞めるのに先のことまで関わらなくてはいけないの？」と思われるかもしれませんが、このことは自己都合で職場を去る人の「責任」でもあります。

後任の方が迷うことなく、業務に取り掛かることのできる道筋を作っておくのも大切なあなたの業務です。もちろん、問い合わせの電話やメールには、快く回答することを心がけてください。

最終日の退職の挨拶での注意点

いよいよ退職日が来たら、デスクや荷物の片付けもあります。

★　けれども、折りを見て上司や同僚、お世話になった人たちになるべく退職の挨拶をしておきましょう。

直接会えなければ電話を入れても良いでしょう。ここで気持ちよく挨拶ができれば「立つ鳥跡を濁さず」職場を去ることができるはずです。

退職の挨拶のタイミングやマナーはいかがでしたでしょうか。礼儀とは時にややこしく、煩わしいものでもあります。

特に「もう顔も見たくない！」と思っている人に対しては、例え最後だとしても、ニコニコと頭を下げるのは辛いことかもしれません。しかし、そういうことも超えてこそ、あなたの印象は職場の人々に「良いもの」としていつまでも残るのです。

人はどこで繋がっているかわからず、世の中も案外狭いものです。もしあなたが礼儀をわきまえず、迷惑をあらゆる人に掛けながら職場を去るとしたら、その悪い印象が何らかの形で新しい職場の人々に伝わってしまうかもしれません。

特に前の職場と同じ業界に転職するとしたら、そういった悪評は絶対に避けたいところです。あなたの真価を落とさないためにも「立つ鳥跡を濁さず」去ることは、必要なことなのです。

まとめ

転職による退職で意識したい、現在の会社への7つの礼儀

・退職したい日の遅くとも3か月前には、直属の上司に相談すること
・残務整理や引継ぎなどの作業計画を立てること
・職場の関係者には、退職がオープンになってから伝えること
・取引先やお客様へのフォローを行うこと
・直接会って挨拶ができない人には、メールや書面で伝えること
・退職後の連絡先を後任と関係者には知らせておくこと
・退職日には、ひとりでも多くの人たちに挨拶をすること