ビジネスメールでお礼を伝えることは、重要なビジネスツールとなっていますよね。手紙や電話よりはるかに気軽で便利になりました。
さらに今はスマホの普及により、いつでもどこでもメールを扱えます。ただ、便利なものには落とし穴があるのも、見落としてはいけない事実。基本的なマナーを身に着けることは、思っている以上に大切なこと。
自分では普通と思っていたことが、他の人にはマナー違反だということもあるでしょうし、ましてやビジネスシーンとなると、ますます注意が必要。ビジネスメールでのお礼というカテゴリーにおいても、マナーを押さえておきたいところですよね。
そこで今回は、ビジネスメールでお礼を伝える際に、他の人との差がつく、一歩先を行くマナーをお伝えします。
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一歩先を行くマナーとは
マメにメールを送る
ビジネスにおいて、お礼を伝えたいシーンはたくさんあるもの。面倒がらずにマメにビジネスメールでお礼を伝えてください。例えば、お客様と打ち合わせした後や食事に行った後、セミナーに参加した後などです。
【 ビジネスメールでお礼：マメに 】
★ あんまりいつも送ると迷惑がられるかな…、と心配になるかもしれませんが、ビジネスメールでお礼を伝えることと、友達にメールでお礼を伝えることとは違います。
・ 相手も仕事ですから、ビジネスメールでお礼が形として表われてくることを、評価してくれるに違いありません。
何かお礼を伝えれる出来事があったら、マメにビジネスメールでお礼を伝えてください。このマメさは、今後のお互いの関係に大きく影響します。
感謝を具体的に伝える
具体的に書くことも大切。「本日はありがとうございました」というフワッとしたものではなく、具体的に書きます。
【 ビジネスメールでお礼：具体的に 】
★ 例えば、「お時間をいただき、誠にありがとうございました」、「お食事にお誘いいただき誠にありがとうございました」などと具体的に書くと相手に伝わりやすくなるはず。
・ さらに、語調をよく選ぶことで印象はグッと変わるもの。「ありがとうございます」、「助かります」とか、「お礼申し上げます」、「感謝いたします」といった丁寧な書き方を選ぶとベター。
それでいて、丁寧過ぎて読みにくいものにならないように、シンプルな構成にするように努めてください。
件名を具体的なものにする
普段のメールでは、件名を少しあいまいにして、相手に期待感を持たせたりするかもしれませんが、ビジネスにおいては無駄に時間を取るわけにはいかないもの…。
【 ビジネスメールでお礼：件名 】
★ ビジネスメールでは何のお礼のメールなのかを、はっきり件名に書くのが正解！そうすれば相手はメールを管理しやすくなります。
・ 「打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました」とか、「お食事にお誘いいただきありがとうございました」といった件名をつけておくと分かりやすいです。
お互いビジネスですので、遊び心をあまりに出し過ぎないようにしてください。
タイミングを逃さない
ビジネスメールでお礼を伝えるには、タイミングも大切。基本的には、その日のうちにメールを送るのがベスト。朝に打ち合わせをしたのであれば昼までに、夕方の打ち合わせであってもその日のうちに送ると好印象間違えなし！
【 ビジネスメールでお礼：タイミング 】
★ 今はスマホから送ることができますので、その日のうちに送ることは、それほど難しくないはず。
・ スマホからの場合は「スマートフォンからなので、短文で申し訳ございません」などと付け加えて、思いを伝えるとさわやか！
もちろん、その日のうちに……と言っても、あまり遅い時間に送らないようにしてください。
仕事への意欲を伝える
「ありがとうございました」と伝えるだけでは味気ないもの…。もう一歩進んで自分がどうしようと思っているかを、伝えてみてはいかがでしょうか。
【 ビジネスメールでお礼：仕事への意欲 】
★ 例えば、打ち合わせをした後のお礼ならば…。
・ 「〇〇様よりお聞きした内容をまとめた上で、改めてプロジェクトを進めて参りたいと思います」…という感じで、今後への期待を持ってもらえるように書けたらＧＯＯＤ！
特に上司に対してお礼のメールを送る時には、この点が重要！話ができて、仕事を頑張る意欲がわいたことを伝えると、喜んでもらえるはず。上司とより良い関係を築けるに違いありません。でも、あまりに大口をたたいてしまうと後が大変。現実的なことを書いてください。
いかがでしたでしょうか、今やビジネスメールでお礼を伝えることは基本のマナーとなっていますし、メールはどの場面でも重要なツール。マナーを押さえて上手に使い、ビジネスを優位に進めたいもの…。
もちろん、メールというのは相手の表情が見えませんので、コミュニケーションが取りにくいものでもあります。そうであるからこそ、それを上手に使いこなせるとビジネス上有利になるわけです。
感謝をされて嫌な気持ちになる人は、まずいません。そして、いつもお礼を伝えてくれるということが相手に印象づけば、これは信頼関係への大きな一歩になります。
ビジネスメールでお礼を伝えるというのは、今や必須のツールです。今回お伝えしたマナーを意識し、他より一歩先を行って素敵なビジネスライフを送りましょう。
まとめ
ビジネスメールのお礼マナー
・その都度、マメにメールを送る
・感謝を具体的に伝える
・件名を具体的なものにする
・その日のうちにお礼メールを送る
・仕事への意欲がわいたことも添える