ビジネスメールで挨拶をするのは業務で欠かせないものですよね。毎日メールを送ったり受け取った大量のメール内容をチェックするのも、慣れてくると効率も上がります。ここで気をつけておきたいのが初めての相手へ送るメールでの挨拶です。仕事に慣れてくるとつい交流のある相手と同じような文章で送る可能性があります。
ビジネスメールで挨拶を送る場合、特に初めての方に対しては必ず読んでいただけるような工夫が必要になってきます。受け取る側は見知らぬ人からのメールには警戒し、場合によったらスパムと誤解されかねません。ビジネスマナーを心得た丁寧なメールを送りたいものです。そこで今回は、初めての相手にビジネスメールを送る際に気をつけておくべきことをお伝えします。
件名は明確に
ビジネスメールで挨拶をする場合、先方が必ず読んでくれるにはどのように構成したらよいか悩む方も多いことでしょう。大量に受取るメールには不必要なものも多く、開封されない場合もあります。
ビジネスメールで挨拶をする場合、まず目に留めていただくには「件名」が大切です。「こんにちは」や「お世話になります」などでは見落とされる場合がほとんどです。
件名にはメール内容が一目で推察できるようにし、あるいは自社名を入れる・○○さんの紹介で～など固有名詞を入れると自分に近い内容だと思い開封されやすくなります。件名に具体的な情報を盛り込む工夫をすることで、いち早く開封していただけることでしょう。
警戒されない書き出しにする
ビジネスメールで挨拶をする際、初めての場合は相手に警戒されないためにも書き出しの文章には気をつけたいものですね。いきなり要件を書き出すと信用を失いかねません。まずは「初めてメールを送らせていただきます。」・「突然のメールで失礼いたします」とするとよいでしょう。「初めまして」だけでは馴れ馴れしい感じがありビジネスマナーが身についているとはいえません。
また通常よく使われる「お世話になっております」は初めての相手には失礼にあたります。メール文章にも相手との距離感を考慮したマナーが必要です。ビジネスメールで挨拶をする際は書き出しの一言で本文に誘導できるよう適切な表現をするとよいです。
正式な自己紹介で信用度を上げる
ビジネスメールで挨拶する際、最初の書き出しの後に簡単な自己紹介を入れると信用度が増します。正式な会社名・所属・本名があれば受け取る側も安心です。「○○社営業部の○○と申します。」続いてメールを送るいきさつを入れることで興味を持ってもらえます。
「○○様のご紹介をいただきメールを差し上げました」や「御社のホームページを拝見し大変興味を持ちメールを差し上げました」などとすれば初めてのメールにも関わらず相手は気を許し読み進めてくれることでしょう。ビジネスメールで挨拶をする際は簡潔でありながら丁寧な自己紹介をし、それに続く一言を入れることが大切です。
シンプルな文章を心がける
ビジネスメールで挨拶を送る場合に気をつけたいのが「だらだら文章」です。伝えたいことがたくさんあったとしても長く書き綴っていては相手は忙しさもあり、読む気が失せてしまいます。シンプルで簡潔な文章を心がけることが大切で、初めての相手であればなおさらです。何を伝えたいのか、何をして欲しいのかを考えてからまとめるとよいでしょう。
ビジネスメールでは結論を先に述べることで文章全体が想像できますので、忙しい相手には好都合でしょう。また箇条書きにするとさらに明瞭になります。書いた後に客観的に読みおかしいところがあれば訂正し書き直しです。ビジネスメールで挨拶をする場合、本文の文章は特に気をつけてすっきりまとめたいものです。
結びの挨拶は丁寧に
ビジネスメールで挨拶をする際の結びの言葉も気になりますよね。今後の取引に繋げるためにも相手への気遣いが必要です。取引をしたいがあまり相手を急き立てるようでは厚かましい印象が強くなります。ビジネスメールでの挨拶を初めての相手に送る際は相手に負担を感じさせない結びの言葉があるとよいでしょう。
「○○製品についての詳しい資料もご用意しておりますのでお返事をいただけると幸いです。」「御社の状況に合わせた最適なプランをご提案差し上げます。ご連絡をいただけますと幸いです」「お忙しいところ恐縮ですがどうぞよろしくお願いいたします」などと自分の用件を伝えながらも相手を動かすような結びにするとよいでしょう。
さて、ビジネスメールでの挨拶で初めての相手へ送る場合の注意点をお伝えしました。初めての相手だからこそ気遣いが要ります。まずは開封していただけるよう件名に工夫をするとよいでしょう。またビジネスメールには基本の型がありますので、「宛名・書き出し・名乗り・本文・結びの言葉」と一連の流れに沿うと全体がまとまります。
ビジネスシーンでのメールのやり取りは相手の立場や関係性をしっかり見極めて文章にすることが大切です。初めての相手に送ったメール文が新規開拓の糸口になる可能性は大です。型を知り工夫を重ねることでスムーズなメール文になることでしょう。ビジネスメールでの挨拶が押し付けにならないようシンプルさを心がけたいものです。
まとめ
初めての相手にビジネスメールを送る際に気をつけることとは
・件名を明確にし本文への誘導を図る
・書き出しは「初めてメールを送らせていただきます。」と相手に警戒されないように書く。
・本文は簡潔な文章ですっきりとまとめる
・結びの挨拶は丁寧に締める