今や連絡手段の一つとしてすっかり定着したメールは、ビジネスでも頻繁に使用されますが、ふとした時に、メールのマナーが守れているかどうかが不安になりますよね。友達どうしのメールと違い、あくまで「ビジネス」として使っている以上、メールにもマナーが存在しています。
メールは手軽な上に、相手の都合を気にすることなく、自分の時間がある時に送ることができます。それに、相手からメールが送られてきても、電話のように時間が潰されることもないので、とても便利なツールです。しかし、相手の顔が見えないので、仮に失礼なことをして怒っていたとしても、それを知る術はありません。
相手を不機嫌にさせないためにも、今一度メールのマナーを振り返っておきましょう。
そこで今回は、ビジネスメールの基本マナーをお伝えします。
貴方のビジネスメールはOK？NG？
基本マナーをおさらい！
メールが最適がどうかを確認する
メールは便利な連絡手段ですが、何でもかんでもメールで連絡をすればよいわけではありません。中にはメールではなく、電話や会うなど、相手と直接話した方が良い用件もあるのです。
例えば、急ぎの用件なら電話で連絡するのが、ベストです。メールは、いつ確認してもらえるか分からないあやふやなものですので、緊急を要する連絡には向いていません。
その他にも、重要な案件だったりお詫びもメールでするのは、やめておいた方がよいでしょう。メールのマナーは、実際に使用する時からではなく、メールで連絡してよいかそうでないかを確認することから始まるのです。
内容が分かるような件名にする
メールを送るには、大まかに言うと「宛先」「件名」「本文」を書き、本文は気を使っているでしょうが、同じくらいに件名にも気を遣わなければなりません。一日に送られてくるメールが少ない人は、各メールを丁寧に読んでくれますが、営業のように一日に大量のメールが来る人であれば、全てをいちいち丁寧に読んではいられません。
そこに、件名が「お疲れ様です」のような挨拶を書くだけでは、たとえ大切なメールであったとしても見落とされる危険性もあります。なので、相手が見落とす可能性を低くするために、件名には本文を要約したようなものにしましょう。
例えば「○月△日の打ち合わせの件について」や「出張の日程が決まりました」など、件名を見れば伝えたいことや重要度が分かるようにすることです。読み損ねないような工夫をすることが、メールのマナーでは大切なのです。
本文には推奨される書き方がある
本文を打つ時に、自分の好きなようにしたりダラダラと長文を書いてはいけません。本文には一般的に推奨されている書き方がありますので、自分の好きなように書くのは好ましくありませんし、長文は読みにくくなりますので、絶対にやってはいけません。
以下に、推奨されている書き方を上げておきます。
・書き出しは、相手の社名（1行目）部署名（2行目）肩書き、氏名（3行目）となり、社名は㈱のような略ではなく、正式な名前で書きます。
・時候の挨拶はせず「お世話になっております」のような、簡単なものでＯＫです。
・1行あたり25～35文字くらいとし、多くても5行までをひとまとめとして段落を空けます。
・用件は５Ｗ１Ｈを意識して簡潔にします。
・締めの言葉も「よろしくお願い致します」のような、簡単なものにします。
・最後に自分の会社名、部署名、会社の住所、氏名、電話番号、メールアドレスを署名します。
推奨されている書き方を参考にして本文を書いていけば、メールのマナー違反を犯すことは、絶対にありません。
To、CC、BCCの使い方を間違えない
宛先には「To」「CC」「BCC」の三種類がありますが、これらを上手く使いこなすことも、大切なメールのマナーです。とは言っても、違いが分からなければ使い分けることもできませんので、これらの違いについて下記を参考にして下さい。
・「To」：絶対に知らせなくてはいけないメンバー
・「CC」：参考程度に知らせたいメンバー
・「BCC」：参考までに知らせたいが、ToやCCの人に同じメールを送ったことを知らせたくないメンバー
このような違いがあり、ToやCCで送られてきた人のメールには、BCCで送った人の名前までは表示されないのです。例えば、社長にも伝えておいた方がよいかなとCCに入れて送信してしまうと、同じメールをもらった人には社長にまで送っていることが分かります。
社長もこのことを知っていると分かると、妙に意識してしまうかもしれません。なので、繰り返しになりますが、宛先の三種類は違いを意識して上手く使うようにしていきましょう。
いかがでしたか。メールのマナーはいくつかありますが、根本にあるのは、相手のことを考え読みやすいメールを送ることにあります。メールは便利な連絡手段ですが、文字だけで相手に用件を伝えなければいませんので、ある意味電話よりも気を遣います。
それに、送る際にも件名や本文を色々と考えた末のものに、メールのマナー違反があれば、すごくもったいないです。ほんの些細なことでも、そのせいで相手が読む気をなくしてしまうかもしれません。なので、今一度メールのマナーを再確認しておきましょう。
また、返信する際もなるべく早めにしたり、相手が書いた件名は消さず「Re:」の前に自分の件名を加えるようにしましょう。「メールだから」と軽く見ていては痛い目を見ますので、そうならないようにメールのマナーは確実に押さえておきましょう。
まとめ
ビジネスメールの基本マナーは
・メールで伝えるのが最適かどうかを確認する
・相手が見落とさないように件名だけで内容が分かるようにする
・本文は推奨されている書き方をする
・To、CC、BCCには違いがあるので上手く使い分ける