上司へのメールを送る時は、誰もが家族や友人とのやり取りとは違った、一種の緊張感を覚えます。直属の上司のみならず、他の部署の上司や、顔もよくわからない上司にメールを送らなければならない時などもありますよね。
内容に伝達事項が正確に盛り込まれているか、敬語の使い方はこれでいいのかなど、チェックすることもたくさんあるはず。
しかしそこまで気を配ったとしても、敬語の認識自体を間違えていたり、要領を得ない上司へのメールを送ってしまっては元も子もありませんよね。
そこで今回は、上司へのメールを送信する前にチェックしておきたいことを、7つに分けてお伝えします。印象の良いメールは、それだけであなた自身の印象もぐっと良くしてくれます。ぜひ実行してみてください。
上司へのメール☆
送信前の7つのチェック事項とは
「件名」は内容が把握できるもの
上司は仕事の責任をとる立場の人でもありますから、送られてくるメールもあなたからのものだけではありません。場合によっては同じ部署の他、他の部署や取引先など、日に100件以上のメールに目を通さなければならないこともあります。
その中にはすぐ処理にあたらなければならないことや、単なるお知らせなど様々なものが含まれるはず。
【 上司へのメールマナー：件名 】
★ そのような中で、例えば件名が「総務部の山田です」など、送信者の名前だけだったら何を伝えたいのかわかりませんし、優先順位もつけられません。
・ そこで、少しでも内容をわかりやすくするために、
「【ご確認ください】昨日のミーティングでの決定事項」
「【至急ご確認依頼】○○社との打ち合わせの日時」
など、件名から内容がひと目でわかるような工夫をすると、急ぎの用件でも確実に伝わります。
なお、いくら目立たせたくても顔文字は使ってはいけません。あくまでも上司へのメールは、ビジネスメールであることをお忘れなく。
「CC」「BCC」を適切に
「CC」は「カーボン・コピー」、「BCC」は「ブラインド・カーボン・コピー」の略で、どちらも同じ内容のメールを同時に複数の方に送ることができます。
【 上司へのメールマナー：CC、BCC 】
○ 「CC」
・ 「TO(宛先)」を主送信先とする場合、副送信先のアドレスをCCに入力することで、同じ内容のメールを同時に送ることができる。「CC」には複数のアドレスを入力することができる。
・ 「CC」に入力したメールアドレスは、メールを受け取った全員が参照できる。
○ 「BCC」
・ 「CC」と同様に「TO」を主送信先とする場合、副送信先のアドレスをBCCに入力すれば、同じ内容のメールを同時に送ることができる。「BCC」も複数のアドレスの入力可。
・ メールを受け取った方が、自分以外のメールアドレスを参照することはできない。
このように、似たようなシステムでありながら大きな違いがあるのです。つまり「CC」は受信者が全員、メールアドレスが漏れてもよい間柄であり、同じ内容のメールを一斉に送りたい時、である一方、「BCC」は、受信者が互いに知り合いではないけれど、同じ内容のメールを一斉に送りたい時、に使います。
具体的には「CC」は主送信先が上司で、副送信先が複数の同僚であったり、「BCC」は主送信先が顧客で、副送信先がその内容を確認してほしい上司であるなど、使い分けが適切にできていればとても便利な機能です。
★ しかし、もし「BCC」で送るべき内容を「CC」にしてしまったら、メールアドレスの漏洩に繋がり、場合によってはあなたの信用を大きく損なう場合があるのです。
・ この手のトラブルは少しの気遣いで防ぐことができるのですが、ビジネスメールに限らず、例えば、メールを使っての転居先の連絡など、日常の人づきあいにおいても発生しやすいものです。
ぜひ、これらが適切に使われているか、上司へのメールの送信前にはしっかりチェックをしてください。
「書き出し」に上司の名前
メールにおいては文章をいきなり書き出す方もいますが、書き出しには必ず、先方の名前を入れるのが上司へのメールのマナーです。
【 上司へのメールマナー：名前 】
★ 「○○部長」「○○様」「○○さん」などと記してあれば、万が一メールアドレスを間違えて送信しても「これは誤送信だ！」と先方にすぐ伝わります。
・ その後、本文に入るように気をつけますが、手紙のような時候の挨拶や季語・お天気の話などは不要です。
「お世話になっております、山田です」「お忙しいところ失礼します、山田です」と簡単なあいさつの後に自分の名前を書いたら、すぐ本題に移ります。
敬称を間違って使っていませんか？
書き出しに記す上司の名前に関しては、もうひとつ気をつけたいことがあります。それは、敬称の間違いなのです。
【 上司へのメールマナー：敬称 】
★ 例えば名前に役職名をつけたら、その役職名が敬称となるので注意してください。
・ したがって「○○部長様」や「○○部長殿」という敬称は間違いです。
特に「殿」は、目上の方が下の者に向かって使う言葉ですので、これを使ってしまったら二重の間違いとなってしまいます！ただし「総務部長 ○○様」という表現はOKです。
また、複数の上司に同じ内容のメールを送る時、2～3人でしたら連名で書き出しても構いませんが、それ以上なら「総務部各位」「○○プロジェクトチーム各位」などの「各位」を使います。
なお、「各位」を用いる場合「担当者様各位」という使い方は間違いで「担当者各位」が正解となります。もちろん「担当者各位様」も間違いです。その他「総務部の皆様」「総務部の皆さんへ」という言葉を使ってもOKです。
目上の方には失礼な言葉
実は知らず知らずのうちに使ってしまいがちなのが、目上の方には失礼な言葉があります。以下の言葉は特に間違いやすいと言われています。ぜひ上司へのメールを仕上げたら推敲を行って、チェックをするようにしてください。
特に直属の上司ではなく、他の部署の上司や顔を合わせたことのない上司へのメールは要注意です。
【 上司へのメールマナー：失礼な言葉 】
○ 「ご苦労様です」
・ この言葉は、目上の方が下の者の労をねぎらう時の言葉です。
言い換える場合「お疲れさまです」でも間違いではありませんが、年配の方の中には「失礼」と思う方もいらっしゃるため「お世話になっています」などの言葉を使った方が良い場合もあります。
○ 「了解しました」
・ 依頼メールなどに対して、つい使いがちな言葉ではありますが、こちらも目上の方が下の者に対して使う言葉です。
この場合は「承知しました」「かしこまりました」が正しい言葉です。
○ 「できません」
・ 失礼な言葉というよりは、敬意が込められていない言葉と言えます。
依頼に対しての断りのメールでしたら「申し訳ありませんが、○○のためお引き受けいたしかねます」「○○のため辞退させていただきます」など、理由をきちんと記した上で敬意を込めた言葉に言い換えます。
○ 「見ました」「聞きました」「行ってきました」
・ それぞれ「拝見しました」「拝聴しました」「伺いました」など、適切な敬語を用います。
「二重敬語」を使っていませんか？
こちらも間違えやすい表現なので、チェックをしてから送信することをおすすめします。「二重敬語」の文章を左側、正解を右側に記しましたので、参考にしてください。
【 上司へのメールマナー：二重敬語 】
○ 「社長がお話になられました」→「社長がお話になりました」
○ 「お客様が『この商品は素晴らしい」とおっしゃっておられました」→「お客様が『この商品は素晴らしい』とおっしゃいました」
○ 「明後日伺わせていただきます」→「明後日伺います」
このように、二重敬語はとても文章を読みづらくします。
「○○させていただく」という言葉は、最近よく口頭でも使われますが、こちらも二重敬語のひとつで「○○いたします」が本来の使い方です。このような使い方を防ぐには、普段の言葉遣いも意識することが必要かもしれません。
メールの返信、具体的な日付
最後にお伝えするのは返信が欲しい時に、きちんとその旨を伝えているか、ということです。ただ「ご返答をお願いいたします」では曖昧で、急ぎの用件ではしかるべき時に返信がもらえない場合もあります。そこで…。
【 上司へのメールマナー：返信 】
○ 「明後日(12月15日)までにご返答いただきますようお願い申し上げます」
○ 「12月17日に取引先と協議をいたしますため、恐れ入りますが15日までにご返信いただきますよう、宜しくお願いいたします」
など、具体的な日付を入れると効果的です。上司からきちんと返信をもらう工夫をするのも、部下の勤めのひとつです！
以上、上司へのメールの送信前に再度確認しておきたい、7つのチェック事項をお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか。基本的なものもありますが、この7項目をチェックすれば大丈夫です。
ビジネスメールの文面は、慣れなければなかなか正解には近づかないものです。もちろんどんなにチェックをしても、社会人になりたてでは、ミスがあるかもしれませんが、問題は同じミスをいつまでも続けてはいけない、ということなのです。
これらの上司へのメールでのチェック事項は、勤務先のみならずプライベートでのやり取りでも、必ず応用が利きます。仕事の一部と思わずに、コミュニケーションを円滑に進めるための「学び」として取り組むと身につきやすいかもしれません。
もちろんきちんとこれらのマナーが身につくことで、上司のあなたへの印象も良くなること請け合いです。さらに、最後の最後には「送信先」が間違っていないかどうかも、しっかりチェックし、上司へのメールを送ることを心がけていきましょう！
まとめ
上司へのメール、基本マナー
・ひと目で内容がわかる「件名」をつける
・「CC」と「BCC」は送る前に再チェック
・書き出しには必ず上司の名前を入れる
・敬称を正しく使いこなす
・失礼な言葉を使っていないか、文章を遂行する
・二重敬語は文章を読みづらくする
・返信が欲しい時には日時を明記する