就活の電話マナーは、企業から見れば第一印象。今後の活動においてとても重要です。一昔前は就活は電話で担当の方とやりとりをする機会が、活動当初から多くありました。一方現在では、インターネットの普及で、メールが主流になっています。
そのため、今までメールでやりとりをしていた相手だけに、即興で話す声や言葉遣いから受ける印象の違いは、企業にとってビジネスシーンでのコミュニケーション能力の良し悪しを知る、重要な材料になっています。
実は最近では、就活の電話マナーや文書マナーが曖昧な学生たちが増え、それが企業側の悩みでもあります。机上の能力は大切ですが、ビジネスでは人とのコミュニケーションは不可欠なためです。特に営業職などを想像すれば、分かるのではないでしょうか。
社会には老若男女、あらゆる国々の人々がいます。昔ながらの携帯電話もなく、電話ひとつでも家族へ配慮し緊張したり、時間帯を自然と意識した世代の人々が多いのです。一方、現在の携帯電話世代なら、意識して就活の電話マナーを身に付ける必要があるとも言えます。
せっかくメールのやりとりで好感触だったのに、就活の電話マナーで外されてしまうのはもったいないですよね。そこで本記事では就活の電話マナーの基本を7つの項目に分けて解説します。
就活の電話マナーは大丈夫？
応募の流れと基礎知識
電話をするまえに準備できるものをチェック
応募のための就活の電話、それこそが企業との始まりです。ドキドキしますが、何も準備せずいきなり電話をしてしまうのは、いきなり失敗就活になってしまう可能性も・・・。まだ面接や選考ではありませんが、この電話の応対がどうでもいい訳でもありません。
【 就活の電話前、最低限の準備 】
・ 筆記用具
・ メモ帳。
・ 求人概要この三点を用意します。
【 携帯電話の、就活の電話前の確認 】
・ 充分な充電を確認。
・ 受話音量が充分に大きく、聞き取りやすいかを確認。この確認をしてから電話してください。
相手が電話に出てから担当者につないでもらうまでの会話は、ある程度は考えておけば失敗が少なくなります。
不安点や質問は予めメモをしてピックアップ
就活の電話をする前に、就活サイトや求人概要に目を通すことはもちろんのこと、その他に整理しておいた方が良い事項も多くあります。
【就活の電話の前の、整理事項】
・ わからないことや知りたいことを、ピックアップしてメモ。
特に必ず聞いておきたいこと、聞ければ聞いたいことなど、優先順位を付けて質問を書き留めておくようにすると、会話がスムーズです。
あまりに沢山知りたいことがある場合には、面接など次の機会に聞いてもいいかもしれません。電話中は緊張するもの。ひと目で分かるように必ず聞かなければならないことは、赤文字や太字で書いておくのもおすすめです。
流れを確認してストーリーを考えておこう
就活の電話マナーは、ビジネスのマナーにも通じます。話しながらえーとえーとと考えるのは、スマートな就活の電話とは言えません。ある程度どんな流れになるのかを想定して答えや質問を考えておくようにしてください。
【 就活の電話で流れを想定する 】
★ まず採用担当者に変わってもらう流れを想定します。
★ 担当者との会話の想定をしてください。
・ 何を見て電話をしているのか。
・ 募集はまだしているのかを聞きます。★ その答えを想定します。
・ 「している」場合の返答。
・ 「していない」場合の返答を考えておく。
このようなイメージです。想定できる質問の答えは、持っていれば安心。例え想定通りの流れにならなくても、ある程度の準備が出来ていると、堂々と話ができるメリットがあります。
就活電話をする時には静かな場所でが鉄則
今は携帯電話が普及したため、どこからでも電話ができます。確かに、どこでも電話が受けられるので便利ですが、そんな現代だからこその、就活の電話マナーがあります。
【 就活の電話を受ける時の注意点 】
★ 後ろに流れる音に注意！
携帯電話の場合、自分が感じているよりも、意外に相手に聞こえているので要注意。
・ 電車のホームや電車内は避ける。
・ ゲームセンターを避ける。
・ 友達の笑い声など、周囲の人の声に注意。
周囲の人の声、特に子どもの甲高い声などは、よく聞こえています。遊んでいる様子が伺える騒音は、「真面目さが足りないのでは？」と、心象が悪くなってしまうこともあります。また、電車内などの通話は社会的にマナー違反。
就活の電話なら、なるべく音が聞こえない静かな場所に移動して、折り返すようにします。
携帯からかける時は電池残量も忘れずチェック
前述しましたが、就活の電話で改めて特筆すべき確認事項が、携帯電話の電池残量です。実はこれ、気付かずにやってしまう体験談が多いです。就活の電話前には、必ずしっかり確認してください。
【 就活の電話での電池残量に関する失敗談 】
★ 実は企業からの就活の電話での対応で、電池切れの失敗談が多い！
・ 今使っている携帯電話、古くないですか？
携帯電話自体の老朽化などで、電池が半日など、少し使っただけで電池切れを起こした、と言う失敗談もあります。相手企業の電話が短いとも限りません。
・ 外で企業からの電話を受けた時の電池切れ対策
すぐにかけ直す電話が、そばにあるとも限りません。「計画性のない子だな」と思われてしまう可能性もあります。
充電がしっかり残っていれば不要な心配ですが、電波の入り具合と充電には気をつけましょう。そのため、就活の電話の応対のために、突然の携帯電話の充電グッズを常備している人々も多いです。
話す時は聞き取りやすくゆっくりと話そう
★ 電話で話す時は、話し方やスピードにも注意して話してください。
・ どうしても緊張すると人は早口になってしまいがちです。
ましてや、就活の電話だったら緊張して早口になったり、滑舌が悪くなってしまうかも知れません。
・ 逆にボソボソと小さい声で話しても相手にいい印象はありません。
ペラペラとしゃべるよりも、ゆっくりとわかりやすく話した方が心象はいいです。上手に話そうとしなくても大丈夫！相手に気持ちが伝わるように、ゆっくり話してください。
電話を切る時まで気を抜かずに相手と話そう
最後に、企業側からの体験談として特筆すべき注意事項があります。皆さんは就活の電話を終えた時、どのようにして電話を切っていますか？
【 就活の電話、話を終える時のマナー 】
★ 「相手が電話を切った音がする所まで」を忘れずに。
どうしても緊張してしまうため、就活の電話が終わった時に、ついホッとして気が抜けてしまう人々がとても多いです。
就活の電話で、切った事を確かめる前に「緊張したー！」「おわったー！」と言ってしまい、企業側に筒抜けだった！と言う、ちょっと恥ずかしい採用担当者の体験談もあります。
★ 必ず相手の電話を切る音を聞く。
これを心がけるだけで、就活の電話の終わり方の失敗は、大幅に減らすことが出来ます。
いかがでしたでしょうか。就活電話のマナーと言っても、基本的な相手への心遣いばかりです。慌てずに準備をしっかりしておけば、企業側も好印象を持ってくれます。ただ、緊張してしまうとついつい慌てたり、考えていたことが飛んでしまうのではないでしょうか。
そこで、逆に就活の電話中に緊張することは、「想定内」と考えてはどうでしょう。就活の電話で緊張して失敗した時にも慌てないよう、準備を進めれば安心です。多少の口ごもりは、一瞬で次へ向かう潔さを身に付け、ともかく丁寧なマナーを心がけて話します。
と言うのも、企業の採用担当者は百戦錬磨。多くの就活の電話を受けています。形だけ綺麗な言葉を使っても、ボロが出てしまうのです。ですから、「慌てずにゆっくりと丁寧に」を合言葉に、受け答えするように心がけてください。
最近あまり使わない電話。就活の電話できちんとした対応が出来れば、あなたの評価もグッとあがります。反対に就活の電話を上手に使いこなす気持ちで、就活上級者を目指してください。
まとめ
就職活動！社会人としておさえておきたい電話マナー
・準備なしでいきなり電話を掛けるのは失敗就活
・聞き忘れがないように準備するのも就活マナー
・会話の先を読んで準備しておけば憂いなし
・電話の背後の音は意外と相手にも聞こえるもの
・就活電話中に充電切れするのはＮＧマナー
・せっかくの話も話し方次第では聞き流される
・就活電話の終わりは相手が電話を切るまで