自身の都合で会社を退職する際には、きちんと周囲に挨拶をして、綺麗に会社を去りたいものですよね。「立つ鳥跡を濁さず」という言葉があるように、引継ぎや退職の挨拶をしっかりすることで、今までの人間関係を壊さずに新しい職場や人生に進むことができれば、後々何かあった場合でも、うまく対処ができるものです。

例えば、新しい会社の取引先に以前の会社があるかもしれませんし、どこかでばったり元の会社の上司や同僚に出会うかもしれません。その時に気まずい思いをしないためにも、上手に退職することを心掛けましょう。

今では、退職の挨拶もメールで行うことが一般的となってきました。ですから、最後の退職の挨拶メールも、しっかりと注意して送ることが必要になってきます。では、退職の挨拶メールはどのようにして、どのタイミングで送ればよいのでしょうか。

そこで今回は、メールの送り先別に退職時の挨拶メールで注意したい5つのことをお伝えします。

［送り先別］退職時の挨拶メールで
注意したい5つのこと

いつどのタイミングで退職の挨拶メールを送るのか

退職を決意して、会社に了承をもらい、退職日が決まりました。では、いつどのタイミングで退職の挨拶メールを送るのでしょう。実は、社内と社外で退職の挨拶メールを送るタイミングが違います。

まず、社内には退職の挨拶メールは、出勤最終日に送ります。最終日の業務時間内に送ってもよいのですが、退職の挨拶メールは業務には含まれず、快く思わない方も多くいますので、終了間際に送るのがよいでしょう。

会社によっては、1週間前に送る習慣がある会社や、退職が決まれば、退職の挨拶メールをすぐに送る会社などがあります。いつ送ればいいのかわからなければ、上司や人事の方に聞いてみると良いでしょう。

社外に送る場合は、退職日の2週間から3週間前とされています。自分が退職するまで後任に引継ぎをしっかりとします、さらに不安なことや問題があれば、まだ時間に余裕があるので解決する時間もとれます、という安心感を社外の人に与えるためになります。

社外の場合、退職の挨拶メールを送らないと、先方はまだ自分が担当していると思い、連絡をしてくる場合があります。そうした場合に既に退職していると後から伝えると、会社の信用問題に関わってきますので、退職の挨拶メールは、なるべく早めに出しておきましょう。

では次に、具体的に退職の挨拶メールで注意したいことをお伝えします。

社内向け退職メールでは、会社や上司の悪口は書かない

当たり前のことなのですが、退職するからといって書いて良い内容と、書いてはいけない内容はしっかりと区別しましょう。

退職する理由は、一身上の都合とします。また。将来、元の会社の方々と仕事する機会もあるかもしれませんので、円満退社ではなくても、退職の挨拶メールでは「円満退社」としましょう。

社内向け退職メールの場合、件名をいれるようにする

退職メールを送る場合、必ず誰からのメールかわかるように、件名に｢退職のご挨拶　～課△△より」などを入れるようにしましょう。

ウイルスメールもありますので、件名に何も入っていなかったり、誰からのメールかわからない場合、開けてくれない可能性もあります。退職の挨拶メールを送ったにも関わらず、送られていないと言われると、最後に嫌な思いをすることにもなりますし、礼儀としてきちんと件名は記載するようにしましょう。

社外向け退職メールは、社内で退職が公表されてから送る

やっと退職できると思い、すぐに退職メールを送ってしまう人がいますが、社内の人に周知されていない段階で、先に社外の人が知ってしまうと、後々面倒なことが起きてしまいます。引継ぎは？誰が後任？全く決まっていない状態で送ってしまうと、先方を不安にさせてしまうことにもなります。

退職をするのだし、後のことは知らない、では社会人として無責任とも言えます。段取りはきちんと踏むようにしましょう。

退職の挨拶メールはできるだけ個別に送る

社内外問わず、退職の挨拶メールは、なるべく個別に送るようにしましょう。今までお世話になったお礼を伝えると好印象で退職できます。

また、具体的な退職理由などは書かず、退職の連絡とお礼で済ませるようにします。ただし、出産や結婚などおめでたい理由で退職する場合は、理由を書いても良いでしょう。

関係者があまりにも多く、個別に送ることができない場合のみ、一斉メールで送ってもよいですが、その場合は、BCCで送るようにします。BCCを使わないで送ると、関係者それぞれのメールアドレスが流出してしまうことになってしまいますので、注意しましょう。

転職先企業名は伝えない

取引先の会社に退職の挨拶メールを送る場合、たとえ自分が転職するとしても転職先企業名は出さないようにします。あくまでも、会社を通しての関係ですので、一線を引いておいたほうが良いでしょう。現在在籍している会社と自分の信用を失わせる行為になってしまいますので、十分注意が必要です。

いかがでしたか。送り先別退職の挨拶メールで注意したいことをお伝えしました。いずれも常識の範囲内のことが多いものです。しかし、これらのことを最後に守れない人がいるのも事実です。メールを受け取る人の気持ちを意識しながら、自分のお礼の気持ちを込めて、退職の挨拶メールは送ると良いでしょう。

以前は、退職の挨拶は社内、社外ともに直接挨拶をすることが多かったものです。しかし、今はインターネットの普及もあり、退職の挨拶は、メールで送られることが増えてきています。退職の挨拶がメールでも良いものだろうか、と悩むことなく、自分と会社にとってよいタイミングで退職の挨拶を送ればよいでしょう。

社内、社外問わず、失礼のないように退職の挨拶をしたいものですね。職場を去るときも礼儀を欠かさず、気持ちよく退職することを心掛けましょう。

まとめ

退職時に送る挨拶メールで気を付けるべきこととは

・会社や上司の悪口を書かない
・件名には誰からの何のメールかをはっきりと書く
・社外向けの退職メールは、社内で退職が公表されてから送る
・できるだけ退職メールは個別に送る
・転職するとしても転職先企業を書かない