夏も終わりに近づくと、そろそろお世話になっているお客さんや上司などの仕事の関係先に残暑見舞いを送ろうかなと考えたりしますよね。近頃は、メールでの残暑見舞いも一般的になりはじめ、気軽に残暑見舞いを送れるようになりました。
けれど、残暑見舞いはいつ送ればよいのか、はっきりとした時期がわからない。内容もどう書けばよいのだろう、と悩んでしまうこともあります。もし、送る時期を間違ってしまったら、失礼な人だと思われ、仕事にも支障が出てくるかもしれません。
日本の風習として根付いている残暑見舞いにも、ビジネスメールとしてのマナーがありますので、社会人としては、しっかりとそれらを守って書きたいところです。
そこで、今回は残暑見舞いで恥ずかしい思いをしないよう、ビジネスメールの残暑見舞いの注意点を5つお伝えします。
ビジネスメールで残暑見舞いを送る際の
５つの注意点
注意その１：残暑見舞いを送る時期
そもそも、残暑見舞いとは何なのでしょうか。残暑見舞いには、暑中見舞いと同じく、暑い日が続く夏に相手の健康を気遣うという意味合いがあります。
残暑見舞いは、8月初頭の立秋から8月末までの間に送るものです。現在の暦ではまだ夏真っ盛りの時期ですが、旧暦では秋になる時期です。残暑見舞いには、暦では秋になったというのに、実際には、まだ暑い日が続く時期に相手を気遣う便りとなります。ちなみに、暑中見舞いは、7月初頭の小暑から立秋までの間に送る便りです。
立秋は年によって日が変わります。なので、残暑見舞いを送るときはカレンダーでしっかりと確認をしてからにしましょう。
注意その２：残暑見舞いでもビジネスメールのルールを守る
ビジネスの一環として送る残暑見舞いのメールなので、きちんとビジネスメールとして作成しましょう。送る相手によるところはありますが、砕けた口調などでのメールは印象が悪くなってしまうので、気を付けてください。
また、件名をしっかりと書かないとたくさんのメールに埋もれて見てくれないかもしれません。件名には、残暑見舞いであるということと、自分の名前や会社名を明記してください。
ビジネスメールでの残暑見舞いなので、送るときに、自社の新商品などのPRや、夏季休暇などの情報を入れて送るなど入れて送ることも可能ですよ。
注意その３：ビジネスメールでの残暑見舞いの作り方
残暑見舞いは、主に5つの文章で構成されています。
まず、冒頭のあいさつです。冒頭のあいさつは、「残暑お見舞い申し上げます」と書きましょう。これは、送る相手が誰でも使うことができますので、この一文を覚えておけば大丈夫です。
次が、時候の挨拶や先方の安否を気遣う一文です。例えば、「本年は立秋を過ぎましても残暑厳しき折ですが、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの文章になります。
挨拶などを書いたら、次はこちらの近況報告やお知らせを書きましょう。「平素は別格のお引き立てを賜り、暑く御礼申し上げます」などの日頃のお礼や、会社の夏季休暇の予定、新商品のお知らせなどを書いてみましょう。
そして、締めの文章として、もう一度先方への気遣いと終わりの言葉を書きます。「時節柄、ご健康に留意され、皆さまのますますのご躍進ひとえにお祈りいたします」や「今後とも、一層のご愛顧のほどお願い申し上げます」などの文章で締めましょう。
更に、最後に日付を書きます。日付といっても、送った年と月、または立秋などのみで書き、「平成二十八年 立秋」となります。
時効のあいさつと先方の安否の気遣い、近況報告やお礼など、そしてもう一度先方への気遣いと終わりの言葉、最後が日付となります。
注意その４：取引先に残暑見舞いを送る際の注意点
ここでは、取引先に送るビジネスメールでの文例をお伝えします。失礼のないよう、やや硬めの文章で残暑見舞いを書きましょう。また、夏季休暇などの予定があるならば、文末に明記しましょう。
残暑お見舞い申し上げます。
本年は立秋を過ぎましても残暑厳しき折ですが、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は別格のお引き立てを賜り、暑く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら、当社では下記の期間を夏季休暇とさせていただきます。
ご迷惑をおかけいたしますが、今後とも、一層のご愛顧のほどお願い申し上げます。時節柄、ご健康に留意され、皆さまのますますのご躍進ひとえにお祈りいたします。
夏季休暇の予定
平成二十八年 立秋（または、平成28年○月○日）
夏季休暇の予定も一緒に送るときは、必ず夏季休暇前に送ってください。書いた時期を明記するために、最後の日付をメールを作成した日にするとよいでしょう。
注意その５：上司に残暑見舞いを送るときの注意点
上司への残暑見舞いは、取引先に送るもの程硬い文章を書く必要はありませんが、送る相手によって文章も変えるようにしましょう。
取引先へは、夏季休暇のお知らせなどを書きましたが、上司には夏休みの予定などを伝えるのもよいですね。あらかじめ予定を伝えておけば、休み明けの話題の一つにもなります。例文は、次のようなものになります。
残暑お見舞い申し上げます。
未だ猛暑が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
私は、これから家族とハワイへ向かい、観光地巡りや海水浴を楽しんでくる予定です。十分な休養をとり、帰りましたら今まで以上に仕事に邁進する所存です。
しばらく暑さも続くようですので、ご自愛くださいますようお願い申し上げます。
平成二十八年 立秋
いかがでしたか。最初こそ難しく感じるかもしれませんが、一度書いてみるとコツをつかむことができるでしょう。少々不格好な文章でも、気持ちを込めて書けば、贈った相手に伝わります。
もし、残暑見舞いを受け取ったら、必ずお礼を送りましょう。残暑見舞いをいただき、御礼申し上げますと一言を添えて、こちらからも残暑見舞いを送ります。返事を出さずにいると、送ってくれた人に失礼ですし、印象も悪くなってしまいます。
ビジネスメールでも、こちらや会社のことを気遣ってくれる残暑見舞いを受け取ると嬉しいですよね。それは、取引先や上司も同じ気持ちでいるはずです。残暑見舞いを通して、さらに円滑でよい関係が築けるとよいですね。
まとめ
ビジネスメールで残暑見舞いを送る際の５つの注意点は
・残暑見舞いを送る時期は立秋から8月末まで
・ビジネスメールのルールを忘れずに書く
・残暑見舞いは、挨拶、相手への気遣い、お知らせ、相手への気遣い、日付で構成されている
・取引先への残暑見舞いは、やや硬めの文章で書く
・上司への残暑見舞いは、硬すぎず砕けすぎない文章で書く