会社の飲み会で幹事になった!スムーズに進める7つの手順

会社の飲み会で幹事になった!スムーズに進める7つの手順

会社の飲み会で初めて幹事になったら、何から手を付けていいかわかりませんよね。また、学生時代に飲み会の幹事をしたことがある人でも、会社の飲み会の幹事となると、状況は大きく変わってきます。人数の規模も異なりますし、お店選びもどこでもいいというわけにはいきません。

また、会社の飲み会では、部長クラスの上司が参加することが多く、さらには取締役や執行役員も参加することもあります。このようにいわゆる、偉い人が出席する飲み会ではとくに会場選びや当日の料理がかなり重要になってきます。

会社の飲み会の幹事は、仕事ではないと侮らずに真剣に取り組むべきです。普段上司の目に留まることがなかった人でも、幹事業務の手際がいいと「仕事ができる」という印象を付けるため。

どうせ幹事をするなら、一目置かれたいですよね。そこで今回は、会社の飲み会で幹事になった時にスムーズに進める、7つの手順を解説します。



 

会社の飲み会で幹事になった!
スムーズに進める7つの手順

 

スムーズな出欠確認


会社の飲み会の幹事になったら、まず最初に行わなければいけないのが、参加人数の確認です。人数が確定しないと会場選びもできませんから、早めに対象となる人全員に連絡をして、回答をもらわなくてはいけません。

【 会社の飲み会:出欠確認 】

★ 飲み会の出欠確認には回答の期限を決めておくことが重要です。

・ メールで飲み会の招待をする時に、いつまでに返事をしてほしいと明記しておくのです。

また、期限当日になっても返事がない人には、リマインドのメールをしたり、直接聞きに行き、人数確定はより正確で迅速にするのがポイントです。

 

会場選びのコツ


会社の飲み会でよくあるのが歓送迎会です。期の変わり目には人事異動や新入社員の着任がありますから、必ず飲み会が開催されます。

【 会社の飲み会:会場選び 】

★ このような時には主賓や偉い人の好みを聞いて、飲み会の会場を選ぶ必要があります。

・ 主役がベジタリアンなのに肉専門店にしたり、辛いものが苦手なのにタイ料理屋さんにしてしまうといけません。

また、飲み会に参加する人の中で最も偉い人は、費用の負担も多く払ってくれる場合が多いですから、お店の好みを聞いておく事をおすすめします。

 

会場の下見


上司や重役が出席する会社の飲み会の幹事になった場合には、責任重大です。

【 会場の下見 】

★ 例えば、個室を予約したつもりが、実際に会場に行ってみると個室と言ってもすだれや間仕切りで仕切られているだけだった、というケースもあります。

・ 周囲が騒がしくて落ち着いて話ができなければ飲み会の意味がありません。

また、料理の量が極端に少なかったり、店員の態度が悪い、お酒が出てくるのが遅いなど、実際に行ってみないとわからないお店の弱点をチェックしておくことで出席者に不自由な思いをさせずに済みますから、幹事が下見をするのは重要なのです。

 

コースや飲み放題


会社の飲み会では、コース料理や飲み放題メニューを注文しておくことをおすすめします。

【 会社の飲み会は飲み放題で 】

★ 大人数の飲み会では注文を取るのにも一苦労ですし、料理の量を読むことも難しいものです。

・ また、お酒の種類が多いお店では、参加者が勝手に高額なお酒を頼んでしまうと、会計の金額が跳ね上がってしまいます!

金額を気にせずに飲める飲み放題メニューを頼んでおくと安心なのです。当日幹事は、飲み物のオーダーだけを取り仕切ればOKです。

 

キャンセルや会費の連絡


会社の飲み会で困ることの1つが、当日のキャンセル問題です。出席者が多いとその分、参加しなくてはいけないという意識が薄れ、当日キャンセルをしてもいいのではないかと思う人も出てきます。しかし、コース料理を頼んでいる場合には、キャンセルすると会費が不足してしまうこともあります。

【 会社の飲み会:キャンセル対策 】

★ そこで、出席予定の人には、会費の連絡をする際に、キャンセルができるのはいつまでという事を周知徹底しておくべきです。

期日を過ぎたら会費を徴収します、と注釈を入れておくことで、トラブルを防ぐことができます。

 

スムーズな会費の回収


会社の飲み会では、会費は幹事が事前に回収しておくことをおすすめします。

【 会費は事前に回収 】

★ 残業対応などで、当日に急きょ来れなくなってしまった人が発生した場合、会場で集金をしていると会計が不足してしまいます。

・ また、飲み会の最中に、数十人の人たちから会費を集めることは、意外と手間がかかります

トイレに行っていたり、席を移動したりと流動的な動きをする飲み会が始まる前に会社で集金をしておくと、スムーズに会計を済ませられます。

 

席の決定の仕方


会社の飲み会で忘れがちだけど意外と大切なのが、席順です。主賓は中央、偉い人は上座か主賓の近くというのが一般的ですが、この席順を当日会場で決めようと思うとスムーズにいきません。会場に到着する順も読めませんし、一度勝手に座ってしまった人を移動させるのは大変です。

【 会社の飲み会:席の決め方 】

★ そのため、席次表は幹事が事前に決定して配布しておくか、公平にくじ引きで決めるなどしておくと混乱を防ぐことができます。

 

いかがでしたでしょうか。会社の飲み会の幹事は、友人同士の飲み会の幹事をするのとは勝手が異なります。参加人数が異なるため、集約をするのにいちいち大変だという事や、参加者の中に主賓や偉い人がいるため細心の気を遣わなくてはいけないためです。

このように会社の飲み会の幹事は、「大変だ」という印象が強く敬遠されがち。しかし、この重要な役目をスムーズにこなすことで、周囲からの信頼性は格段に上がるのです!

飲み会のとりまとめは、仕事ではないと思われるかもしれませんが、リーダーシップ性や決断力、行動力など仕事にも求められる能力が問われる場面!

会社の飲み会の幹事になったら、大変な仕事を受けてしまったと悲観的にならず、当日の成功のために、手際よく準備を進めていくことが、成功のカギとなるのです!

 

まとめ

会社の飲み会で幹事がすべき準備とは

・まずは参加人数の確認を期限を決めて行う
・主賓の好みを加味して飲み会会場のお店を選ぶ
・上司や重役が参加する場合には会場の下見は必須
・お店にコースや飲み放題があれば頼んでおく
・キャンセルや会費について参加者に周知徹底
・会費は事前に会社で回収しておくとスムーズ
・席順は事前に決めて席次表を配布しておく