結婚式二次会の幹事業を必ず成功させる、7つのステップ

結婚式二次会の幹事業を必ず成功させる、7つのステップ

結婚式の二次会って、何するんだっけ?幹事頼まれたけど、何から始めたら良いのかな?そんな幹事役でお困りの皆さん、今日は「結婚式の二次会を成功させるための7つのステップ」を公開します。

基本は、新郎新婦の希望に合う内容に仕上げる事です。そして、参加者や幹事さんも楽しめる内容にするコト!これが成功に導く鍵になります。意外と大変そう…と思った皆さん、ぜひ周りの方を巻き込んで下さい!

幹事は一人では無理です。特に短い期間で仕上げなくてはいけない場合、色々な方の協力が必要になります。即戦力となるご友人のアイディアや知恵を借り、一緒に二次会を作り上げて下さいね。

お二人を祝う気持ちは、参加者も幹事さんも同じです。全員が楽しめる会に仕上げ、演出側に回って良かった!と成功を掴み取りましょう!



 

結婚式二次会の幹事業を必ず成功させる、
7つのステップ

 

全体の流れを知っておこう!


まず、二次会当日までの流れを知っておきましょう。全体のスケジュールを決める上でも、重要なポイントになります。

まず始めに、新郎新婦と二次会の打ち合わせを行います。次に、参加者の把握と会場選び、予算を決めて下さい。その次に、景品や演出・ゲームの内容を考え、景品は購入しておきましょう。

次に、演出に必要な映像や小道具があれば、作成を開始します。最終確認を行い、当日を迎えます。大まかな流れになりますが、このような流れになります。

二次会までの日数が少ない方は、必ずスケジュール管理をされて下さい。例え短期間であっても、きちんと計画を立てる事で、二次会を成功に導けます!

 

新郎新婦のイメージを聞いておこう!


【半年前までに】

では、主役となるお二人のイメージを聞いていきます。どんな雰囲気にしたいのか、どんな会場が良いのか、感動的な会にしたいのか、笑いある会にしたいのか…などなど、分かる範囲で質問して下さい。

既に会場を抑えてある場合は、二次会の雰囲気だけ聞いておくと良いでしょう。ここに幹事さんが持つお二人の印象等を組み込み、二次会の演出やアレンジを考えていきます。

また、新郎新婦と仕事分担の話し合いも行っておきましょう。二次会の参加者、出欠の有無は、どちらが担当するか決めていきます。
期間が短い場合は、出来る限り手伝って貰うようにしましょう。

最終的な参加者のリストを新郎新婦から受け取り、連絡事項(会場・時間・服装・金額など)を幹事(又は新郎新婦)が参加者にお知らせします。

 

参加者の人数把握&会場を見つけよう!


【4か月前までに】

次に参加者の人数と年齢層を把握していきます。これは会場選び、食事選びの為、またゲーム内容を考える上でも役立ちますから、必ず行って下さい。

どれくらいの規模の二次会になるかイメージしながら、また年齢層も考慮しながら、会場と食事を選んでいきます。会場に直接下見に行かれるでしょうから、その際は、椅子の座り心地、テーブルの高さ、周りとのスペースなども確認しておくと良いでしょう。

メニュー表なども貰い、質問がある場合は、会場担当者へ確認します。テーブルの配置や料金、参加者の最終連絡は当日何日前までOKか等、出来る限り情報を集めて下さい。

 

予算を決めよう!


【3ヶ月前までに】

参加者と人数の把握、会場が選び終えたら、予算を決めていきます。会場費、御食事代、景品代、その他演出があれば、道具代や洋服代なども入れて計算します。特に忘れがちになるのが、搬入時のレンタカーです。

車を出してくれる友人がいれば大丈夫でしょうが、その際は、ガソリン代を渡すのがマナーになります。会場の下見や景品購入のための交通費なども、忘れてはいけない諸経費です。

全てを計算し、一人当たりの予算を決めましょう。残念ながら、労働費は含みませんが、新郎新婦&ゲストの皆さんの笑顔でチャラにして下さい。

 

景品・ゲームや演出の内容を考えよう!


【2.5ヶ月前までに】

予算内で、どれだけの景品が購入出来るか考えていきます。また、ゲームの内容をどういった物にするかアイディアを出し合いましょう。

新郎新婦、ゲスト全員が楽しめるゲームにしたいなら、参加者全員分の景品を用意した方が楽しめます。駄菓子やおもちゃ等、低価格の物で構いません。

ここでワンポイント!

目玉景品は3~5用意しておきましょう。但し、購入はしないで下さい。と言うのも、ドタキャン等で想定していた予算が赤字になる可能性もありますよね。

そう言った場合に備えて、目玉景品は購入せず、商品名だけ記載しておくと良いですよ。例えば、1~3位までの目玉景品があるとします。

ドタキャンにより予算が赤字になりそう…となった場合は、2位の景品を1位に、3位の景品を2位に繰り上げて下さい。当選者には、後日自宅へ送付と言う形をとる事で、赤字を防ぐ事が出来ます。

 

仕事の分担&当日の時間配分を決めよう!


【2ヶ月前までに】

当日までの仕事の分担を始めます。

カメラ担当・映像処理担当、小道具や配布物、ゲスト名簿の作成担当などを決めて下さい。その他、当日必要なお釣りや機材の準備係、景品等の管理係も決めておくと良いでしょう。

この時、当日の受付担当者、司会担当も決めておきます。幹事内でも一人だけ忙しい…となると不公平になりますから、仕事が少ないと思われた方が、受付や司会を率先して引き受けて下さいね。

ここで意外と忘れがちになるのが、当日の時間配分です。準備は完璧!当日は…とならない為に、しっかりと二次会の時間配分を決めておきましょう。

 

最終確認、当日を楽しもう!


【1週間前~当日】

最終確認です。会場へ最終参加人数の連絡をし、食事等の確認を行いましょう。

次に、幹事同士で二次会の予行練習を行います。当日の時間配分を手元に、受付から始まり、司会進行、映像や音響などのチェック、景品や機材等の搬入物も確認して下さい。

悪い個所があれば、当日までに修正・変更を行います。また問題やトラブルが発生した場合は、どう対応するか等の相談もしておくと良いでしょう。

新郎新婦に準備して貰った物や、持ってきて欲しい物があれば、この時に連絡します。

最後に、当日の集合時間、集合場所の確認を行って下さい。何かあった場合、誰に連絡するか等の緊急連絡担当者も決めておくと良いでしょう。

では、ご自身達で演出した二次会を思う存分楽しんで下さい!

 

いかがでしたか。

何気にしなくてはいけない事が多くありましたね。世の中の幹事さんに感謝です!

期日はあくまでも目安ですが、これくらい余裕があると、二次会の準備もきちんと出来ます。成功させる為には、幹事さん同士でも楽しみながら作って行く事が大切です。

その場を明るくするようなアイディアマンを一人入れておくと、過ごす時間も楽しくなりますよ。あなたとご友人にしか出来ない演出で、新郎新婦&ゲストの皆さんの時間を素敵にアレンジしてみましょう!

 

まとめ

結婚式二次会の幹事業を必ず成功させる、7つのステップ

・全体の流れを知っておこう!
・新郎新婦のイメージを聞いておこう!
・参加者の人数把握&会場を見つけよう!
・予算を決めよう!
・景品・ゲームや演出の内容を考えよう!
・仕事の分担&当日の時間配分を決めよう!
・最終確認、当日を楽しもう!