多くの学生は、就活で初めて企業に対してビジネスメールを送ることになります。普段は、友達や先生といった身近な間柄でのメールのやり取りが多かったことでしょう。そのような中でいざ、企業に向けたメールを送るとなると、どのように書いたら良いのか分からず、戸惑ってしまいますよね。
就活でのメールは、内容次第で相手に与える印象が大きく変わってきます。企業の採用担当者は多くの就活生を相手にしているので、その中でも、「この人は常識があるな」「きちんとメールの送り方をわきまえているな」と思われるような、そんなメールを送ることができると、一歩リードと言えますね。
そこで今回は、就活生向けに、担当者へ良い印象を与えるためのメールの書き方についてお伝えします。
就活生必見！担当者を惹き付ける
メールの書き方
メールを送るタイミングとはどのような時か覚えておこう
就活をしていると、多くの場面で企業の方との関りが出てきます。その関りごとに、きちんとメールでお礼を伝えられると、企業に良い印象を与えることができます。
では、その『関りごと』とは具体的にどういった場合なのでしょう。いくつか挙げてみます。
１．企業に資料請求をして、その資料が届いた時
２．ＯＢ訪問後のお礼
３．企業説明会終了後のお礼
４．面接終了後のお礼
５．採用通知後のお礼 など。
一つの企業に対してもこれだけメールを送る機会があります。一つ一つを丁寧に対応しておくと好印象です。
担当者に好印象のメールアドレスとは
企業の担当者にメールを送るその前に、まずは自分のメールアドレスを見直してみてください。メールアドレスを一つ一つチェックする企業担当者がいるわけではありませんが、あまりに子供染みたような、遊び心のあるようなメールアドレスになっていませんか。
就活で使うメールのアドレスは、企業にあなたの印象を与える一つの要素になります。携帯やスマホのメールアドレスを就活用として使うことはもちろんＮＧですし、プライベート用だと分かるような文字列も避けるようにしましょう。
就活用のメールアドレスでベストなのが、大学で配布されるアドレスです。このアドレスを使うメリットは、１．どこの大学かすぐに分かる ２．ドメインが安心なので迷惑メールではないということがすぐに分かる、というところです。
また、就活で好印象のメールアドレスは、例えば「kenta-tanaka.0831@」などシンプルなもので、逆に、「sgyflwwxsl111@」のように意味不明な文字列のものや、「lovelock1234@」のようにメッセージ性のあるものは、良い印象を持たれません。
メールアドレスは、名前のみや、名前と数字の組み合わせに留めておくと、就活生としてビジネスメールの基本を抑えているということが相手にも伝わります。就活への意識の表れでもありますので、就活生らしいメールアドレスを選びましょう。
担当者が読みやすいメールの構成について知ろう
ビジネスにおけるメールはプライベートのメールと違い、簡潔さが求められます。就活で書くメールもダラダラとせずに、的を射た文章を心掛けましょう。そうすることで、企業の担当者にも伝わりやすくなります。
担当者が読みやすいメールの構成とはどのような流れなのか、詳しく解説します。
１．分かりやすい件名を付ける・・・１次面接のお礼【○○大学 ○○○太】など、パッと見て何のメールが来たのか分かりやすくしておきます。また大学名と名前を入れておくと就活生からのメールだということもすぐに分かります。
２．会社名と担当者名を書く・・・会社名を書く場合は正式に書きましょう。株式会社を（株）と略したりしないように気を付けます。担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当者様」と書いても大丈夫です。
３．挨拶をする・・・「いつもお世話になっております。」「突然のメールで失礼します。」など、最初に挨拶を一言入れましょう。たまに「拝啓～」を入れる方がいますが、これは、ビジネス文書になりますので、メールと混合しないように注意が必要です。
４．大学名と名前を名乗る・・・いきなり名前を名乗るのではなく、相手が思い出しやすいように、言葉を付け加えて名乗りましょう。「本日面接して頂きました、○○大学の○○○太です。」
５．本題（面接のお礼）を書く・・・「本日はご多忙の中、面接の機会を与えて頂いたこと、心より感謝いたします。」
６．印象に残ったことなど付け加える・・・面接のお礼を述べた後に、どのようなところが印象的だったか、また自分の意識の向き方などを書いておくと、淡白な文章にならず、さらに感謝の気持ちが相手に伝わります。
７．文章をしめる・・・「取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。」「末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のご発展と皆様のご多幸をお祈りいたします。」などと、文章を締めくくりましょう。
８．署名を付ける・・・署名とは、差出人の氏名や住所・電話番号などをまとめたものです。一種の名刺代わりとも言えるこの署名を付け忘れる就活生もいます。ビジネスでは、署名の添付は必要不可欠なマナーですので、忘れないようにチェックしておきましょう。
さらに、このメール文章の中で、適宜改行をして、読みやすいようにまとめることも必要です。そして、メールを送るタイミングは、その事柄が起こった当日中に送るようにします。メールが遅いと「なぜ今頃？」と悪い印象を与えてしまいますので、迅速に対応しましょう。
これらの構成ポイントを心得るだけで、ぐんと印象がよくなります。特に６番の印象に残ったこと、自分の感じた思いを伝えることは大事です。これがないと、定型文にはまった、ただの就活メールの１つにしかなりません。オリジナリティのある文章にしましょう。
いかがでしたか。就活中はメールでのやりとりが多くあります。コミュニケーションを面と向かってするのと違って、メールだと相手の表情や仕草が分からないので、自分の感情を正確に伝えることはなかなかできません。
例え自分がそういうつもりではなかったとしても、相手の読み取り方によっては「失礼だ」と思われることもあるのです。このようなことになってしまったら、就活では致命的と言えます。メールを送る場合は、ビジネスメールのマナーにのっとり、コミュニケーションを取るようにしましょう。
また、ビジネスメールというのは、普段プライベートでやり取りをしているメールと違って、とても簡潔です。しかし、就活中の学生は好印象を与えようと、文章を丁寧に堅苦しく書きすぎたり、何が本題なのか分からないくらい長い文章を書いてしまったりと、頑張った結果が逆効果になってしまうということも実際にあります。
丁寧に書きすぎることは敬語の使い方を理解していないと捉えられ、長くなりすぎると考えをまとめきれていないと捉えられてしまいます。毎日、就活生から送られてくる大量のメールを相手にしている企業の担当者にとっては、就活メールの要点をきちんと理解している学生は目を惹くのです。
就活生の皆さんは、就活メールのポイントをしっかりと掴んで、厳しい就職活動を乗り切りましょう。
まとめ
就活メールで採用担当者を惹きつけるためには
・企業と関わりがあるごとに、お礼のメールを送ろう
・就活で使う好印象なメールアドレスは大学配布のものが基本
・担当者の目を惹く就活メールのマナーは要点を絞って簡潔に