就活中は応募企業から合否結果や今後のスケジュール調整などで何かと電話がかかってきますが、その電話に出られない場合、こちらから折り返し電話をする必要性が出てきます。しかし、最近はメール・ラインなどSNSの発達で電話をかけ合う機会が激減していて、電話が苦手という就活生も多いですよね。けれど、就職を意識すれば、電話が苦手などとは言ってられません。その電話応対であなたの印象やイメージが決まりますし、顔が見えないからこそ、誠実な対応が求められます。
就活中は電話を折り返す機会も多くなるでしょう。何の心得も準備もなく慌てて折り返し、先方に不快感を与えてはせっかくのチャンスを逃してしまいます。就活では、その電話の折り返し一つでも、あなたの就職に対する真剣さが試されているのです。就職決定につなげる大事な場面です。ここはしっかりとマナーを身に付けて内定を勝ち取りましょう。
そこで今回は、電話の折り返しで失敗しない５つの術をお伝えします。
就活生必見！
企業への電話の折り返しで失敗しない5つの術
就活で電話で折り返す前の準備（内容・環境）を整えよう
就活中、諸事情で電話に出られなくて折り返し電話をする場合があります。応募企業からの留守電に緊張するかもしれませんが、まずは焦らず落ち着きましょう。留守電サービスの伝言メッセージをしっかり聞き、かけてきた人の企業名・名前・部署・電話番号や、かけ直し時間の指定などメモをします。就活では電話で折り返すことは頻繁にあることなので、メモの仕方も自分なりに工夫しておくことをおすすめします。
就活中に電話で折り返しをする場合は、携帯電話ならば電波がスムーズにつながる場所を選定します。人が大勢いる場所や車などの騒音がないところに移動します。相手の耳元に余計な雑音が入るのはとても失礼に当たります。メモ用紙・ペン・スケジュール帳は手元に用意し、相手の話を筆記したり、予定を確認することができるよう準備をします。就活でせっかくの折り返しの電話であるにも関わらず準備が整っていないまま折り返した内容では話がスムーズに進まないこともあり企業側に不満を与えます。
就活中、電話で折り返す場合は時間を気にしよう
就活で応募企業に電話で折り返しをする場合、企業側は忙しい時間帯に電話がかかってきても細やかな対応ができない場合があります。場合によったら迷惑がられることもあるでしょう。電話の折り返し時間の指定がない際は、相手の都合を察して時間を選ぶことが大切です。
就活で電話を折り返す一番よい時間は１４時から１７時頃だと思われます。始業時から１１頃までは社内でのミーティングや一日の段取りに忙しく、１２時から１４時頃は休憩時間のところが多く、席を外しているケースが考えられます。１７時を過ぎると一日のまとめや報告で忙しいので控えましょう。１９時以降は社内に人がいない可能性があります。よって就活中の折り返しの電話は１４時から１７時頃の間がよいでしょう。
就活中、電話で折り返すときの第一声は明るく
就活では電話での折り返しも多くなることから、声のトーンや話し方には十分気を付けたいところです。特に第一声は企業側に良い印象を持ってもらうチャンスでもあります。電話は相手の顔が見えないぶん聴覚が敏感になります。電話で伝わるのは情報や言葉だけではなく、声を通してこちらの様子が伝わることを意識しましょう。
就活中は何かとこちらから電話で折り返すことも多くなりますので、まず呼吸と姿勢を整え、笑顔で電話口に向かい明るい第一声を出しましょう。電話は直接に会話する声よりトーンが低く聞こえます。低いと暗い印象を与えかねないので１段階高めのトーンで話すようにしたほうが明るく聞こえます。就活中で電話を折り返す場合、企業側を待たせて申訳ないという気持ちから早口になりがちですが、第一声こそ決して慌てずはっきりと滑舌よく話すとよいですね。
就活中、電話で折り返した場合の会話は言葉遣いに気を付けよう
就活時、電話を折り返しするというのは今後につながる大切な場面です。明るい声で話すのはもちろんですが、会話の進め方もポイントがあります。まず、相手が出たら自分の方から名乗ります。言葉遣いにも最大限の注意を払いましょう。
①「お忙しいところ申し訳ございません。□□大学□□学部□□学科の○○と申します。先ほどお電話頂いたようですが、不在にしておりまして大変失礼いたしました。担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
②つないでもらったら「お忙しいところ恐れいります。私、□□大学の『氏名』と申します。さきほど○時頃にご連絡頂きありがとうございました。あいにく不在にしており申し訳ありませんでした。ただいまお時間よろしいでしょうか」
企業側の担当者が電話口に出たら、まずは氏名を名乗り電話をくださったことへのお礼を述べます。相手の都合を確認することも忘れないようにしましょう。用件は必ずメモをし、復唱をします。復唱することで企業側はちゃんと聞いてくれていると感じ、また内容に聞き違いがないかなどの確認もできます。用件が終わったら
③「お忙しいところありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします」と最後の挨拶は自分から言うことが大切です。貴重な時間をいただいたことへも感謝します。就活における電話での折り返しで好感度の高い話し方は、自己PRにもなります。
就活中、電話で折り返し相手が不在の場合の対応の仕方も大切
就活で電話で折り返しをしても、担当者が不在で電話に出られないこともあります。そんな時の対処方法も身に付けておきましょう。まず担当者の帰社時間を確認します。「〇〇様は何時頃お戻りでしょうか」「ありがとうございます。では〇時頃にあらためてお電話いたします」と伝えて連絡をし直します。
帰社時間がわからず本人が戻り次第連絡させますと、取次の人から言われても、こちらからその時間にかけ直すことを申し出ます。「ありがとうございます。では〇時頃にあらためてお電話いたします」と伝えます。
また、いつ帰社するかわからないと言われた場合も「ありがとうございます。またお電話させていただきます」と自分からか再度折り返すことを申し出ます。
いかがでしたか。就活生必見！企業への電話の折り返しで失敗しない5つの術としてお伝えしました。就活での電話の折り返しは、ポイントをしっかり押さえて臨めば好印象になります。電話は顔の見えない相手です。電話に出られなかったとしても、臆することなく明るい態度で折り返しましょう。
また、電話口で発してしまった言葉は修正がききません。不用意な発言で不快感を与えたり、しどろもどろになり失笑をかわれないよう、事前の心構えはもちろん、準備も怠らないようにしたいところです。もちろん、言葉遣いを丁寧にするのは就活では当たり前のこと。就活は筆記試験・面接と続きますが、この間に電話での調整も多く発生しますし、折り返しも多くなります。これらの電話応対はすでに就活であることを強く意識して、一つ一つの電話に丁寧に対応しましょう。
まとめ
就活中の電話の折り返しで失敗しないためには
・電話の折り返しをする際は筆記具を用意し、静かな場所へ移動する
・電話の折り返しをする時間帯は１４時から１７時の間が望ましい
・電話の折り返しでは、明るい第一声で好印象を与える
・電話の折り返しでの話し方は言葉遣いと気遣いが必要
・電話の折り返しで相手が不在の場合、こちらから再度かけ直す