結婚式の二次会!幹事が仕切るべき6つのポイント

結婚式の二次会!幹事が仕切るべき6つのポイント
結婚式に招待されたと思ったら、二次会の幹事もお願いされてしまい戸惑ってしまった、なんていうこともありますよね。結婚式の二次会というおめでたい事柄なのに断るのもどうかと思いますし、快諾しても、準備する段階になってどうしたらよいのかと悩んでしまうこともあるでしょう。

「幹事」と聞くだけでも難しく感じてしまう上に、担当するのか結婚式の二次会となるとプレッシャーもあります。新郎新婦も含め参加して下さる方々が楽しめなかったらどうしよう、と不安になってしまうものです。

けれど、結婚式の二次会で幹事にはいくつかポイントがあります。そのポイントさえ押さえていれば、きっと素敵な二次会になりますよ。

そこで今回は、結婚式の二次会の幹事になった時に押さえておきたいポイントを6つお伝えします。



 

結婚式の二次会!
幹事が仕切るべき6つのポイント

 

ポイント1:一人で悩まない


唐突に結婚式の二次会の幹事をお願いされたら、困ってしまう人も多いことでしょう。「こういうの苦手だよ」と伝えても、どうしても押し切られて引き受けてしまったとなると、「任されて嬉しい!」という気持ちよりも「まいったな…」という切ない気持ちが勝ってしまう、という人もいるはずです。

そんな時は一人で悩まず、結婚式に出席するほかの友人を巻き込んで、二次会の幹事グループを作りましょう。もしくは、お願いされる際に初めからグループで幹事をお願いされるということもよくあることです。

一人で考えるよりも人数が多い方がいろいろと案も出ますし、力を合わせて二次会を作っていけるので楽しいものです。また、新郎新婦にもある程度協力してもらうことができれば、スムーズに進めることも出来るのではないでしょうか。

ただ、幹事を自分一人に任されて、その後グループを結成した場合は、グループの代表が自分であるということは忘れないようにしてください。

結婚式の二次会が近くなってきたら幹事グループで会計や準備などの役割分担をして、担当者を決めましょう。

 

ポイント2:どんな結婚式の二次会にするかを決める


幹事として、まずは、結婚式の二次会の方向性を決める必要があります。二次会は結婚式の後に行うという場合が多いものですが、会場や時間など二次会の方向性はある程度決めなければなりません。

そのためには、初めに主役である新郎新婦に、二次会で行いたいことなどについてしっかりと意向を聞きましょう。結婚式の二次会の幹事として行動を起こす前に、主役二人からの意見をしっかりと聞いて希望を叶えられるようにすることが大切です。

また、どんな形式の二次会で(立食なのかコースなのかなど)、料理の内容はどうするのかなど、新郎新婦の意見を踏まえつつ、催しものは何をするのかなど順次決めていきます。

決めるのが大変なことも多いですが、ここを決めてしまえば会場となる店も探しやすくなりますし、今後の方針も見えてくるので、早めに決めてしまうようにしましょう。多人数で決めると意見が割れることもあるかもしれませんが、そこは幹事代表としてしっかりとまとめあげていくことが大事です。

ここで決めた内容をもとに、必要なものを買いそろえたり、会場でプロジェクターを借りるなどの準備を始めていきます。

 

ポイント3:会場を決める


二次会の方針とおおよその人数、予算が決まったら、次は会場を決めます

結婚式の後で二次会を行う場合、結婚式の会場から直接二次会の会場へ行くという人も多いでしょう。そうなると、女性はパンプスなどヒールのある靴を履いていることもありますし、女性に限らず二次会が終わった後に長い距離を移動して駅へ向かうというのは大変なので、なるべく駅に近い会場を選ぶようにします

会場は貸し切りにできるのか、テーブルの配置の変更は可能か、トイレの数など、事前に決めた二次会のコンセプトや人数に対応できる会場を探しましょう。

ある程度の目星をつけたら、打ち合わせ会場として幹事グループで下見へ行ってみるとよいですね。そうすれば、お店の雰囲気や料理などをチェックすることができます。

サイトなどではよく分からなかったことは、店員さんに直接詳細を聞いてみると良いでしょう。

また、時期によっては予約を取ることが難しいこともあるので、仮予約ができるのであれば早めに入れておくようにしましょう

 

ポイント4:お金関係はしっかりと把握


会場の予約にかかるお金や一人当たりの予算などはしっかりと計算しておく必要がありますお金に関する部分は特にもめ事が起きる可能性が高いので、しっかりと把握しましょう。

予算は、参加人数を大まかに把握し、料理代やゲームの商品代などを考慮して決めます。会場使用料や仮予約時の予約金、追加料金などは会場に確認をしてしっかりと把握しておきましょう。また、計画したイベントで使用する道具やゲームの商品など、必要な物を購入したときはレシートまたは領収書をしっかりと預かり保管して、最終的にすべての収支を計算します。

 

ポイント5:二次会の招待状を送る


ここも、結婚式の二次会の幹事として重要な部分になります。今の時代だとメールで送ることもあるでしょうが、人によっては受信拒否などの設定を行っている可能性もあるので、確実なのはやはり郵送です。ただ、郵送だと時間がかかるということもあるので、可能なら併せてメールでも早めに二次会の予定を知らせるとゲストも予定を合わせやすくなります。

メールを送る場合は、文面は幹事が考え、送信は新郎新婦にお願いするという方法もあります。こうすることで、ゲストのメールのフィルターに引っかかって招待メールが届かなかった、ということを防ぐことができます。

郵送でもメールでも遅くとも2か月前までには送るようにしましょう

 

ポイント6:当日のシュミレーションをしっかりと


二次会当日が近づいてきたら、組んだプログラムをしっかりと確認しましょう。幹事の仕事は二次会の準備だけではありません。当日の進行も幹事の仕事です。

ですが、プログラムをしっかりと組んでいても、時間が押してしまうことがあります。結婚式の二次会というおめでたい会で、時間が押してしまってバタバタとしてしまい、最終的にまとまりがなくなってしまう…ということは何としても防ぎたいものです。

そんな事態を防ぐために、二次会のシュミレーションは念入りに行うようにしましょう予定通りに進めることは、幹事としての力の見せ所でもあります。予想できるハプニングもピックアップするなどし、対策を考えておくと良いかもしれません。

二次会が予定以上に延びてしまうと会場にも迷惑をかけてしまうことになります。多少の延長は大丈夫ですよと言ってくれたとしても、なるべく予定にあわせた二次会の進行を心がけましょう

 

いかがでしたか。結婚式の二次会の幹事として抑えるべきポイントを6つお伝えしました。

結婚式の二次会の幹事となると、会場の決定やお金の管理、イベントの企画から準備、ゲストへの招待状の作成と、何かとやることが多いものですが、成功すれば幹事である自分にとっても、また新郎新婦やゲストにとっても素敵な思い出になります。準備の時間が足りないということもあるでしょうが、きちんと計画を立てて落ち着いて行動すれば、大きな失敗をすることはないでしょう。

「結婚式の二次会の幹事」と聞くだけでも大変な印象がありますが、ポイントさえ押さえられれば、必ず上手くいきます。新郎新婦のためにも、しっかりと準備をして記憶に残る素敵な二次会にしましょう。

まとめ

二次会の幹事になったときの6つのポイントは

・一人で悩まずに仲間に協力してもらう
・新郎新婦の意向を踏まえ二次会のコンセプトを決める
・お金の管理をしっかりとする
・会場は二次会のコンセプトと移動しやすい場所を優先する
・招待状は郵送でもメールでも2か月前までに送る
・プログラムの確認と当日のシュミレーションはしっかりと