メールの書き方とマナー☆返信時に気を付けたい配慮とは

メールの書き方とマナー☆返信時に気を付けたい配慮とは
今はメールの書き方を知らないと、ビジネスが成り立たないような時代になっていますよね。手紙や電話よりも手軽で、スピーディーなツールとして重宝します。

さて、メールの書き方の中でも基本中の基本は、しっかり返信すること。特にビジネスメールでは、ただの返事ではなく、配慮を示して相手との関係を深めるメールにしたいもの…。

もちろん、そんな大げさに考える必要はありません。ちょっとしたことでいいんです。ちょっと配慮を示すだけなんですけど、あるとのないのとでは大違い!そうした配慮は相手の心に訴えます。

すぐには効果は見えないものの、確実に相手に良い印象を与えるに違いありません。油断せずに続けて、関係を深めたいですよね。

そこで今回は、返信する際のメールの書き方に注目し、相手との関係を深めるために気を付けたい配慮をお伝えします。



 

メールの書き方とマナー☆
返信時に気を付けたい配慮とは

 

件名を付ける


メールの返信機能を使うと、自動的に件名には「Re:」が付けられます。相手が件名を付けてきた場合はその件名の前に「Re:」が付きます。その場合は、そのまま返信すれば、相手は要件が分かりますので問題ありません。

【 メールの書き方☆件名 】

★ しかし、自分で新しい件名を付けると自分のメールを意識してもらえるというメリットがあります。

・ 返信であることに加えて、内容が一目で分かる件名を付けることができればグッドです。

それは、相手がそのメールを保存するかどうか、どこに保存するかなどを決める要素になり、相手としては振り分けやすくて助かる配慮。こういうちょっとした気遣いができるのが、良いメールの書き方です。

ビジネスメールの基本的構成を守る


返信だからと言って、基本的構成の何かを省くことがないよう、注意して書くことも大切。

【 メールの書き方☆基本構成 】

★ とは言っても、冒頭には宛名を書くこととか、名乗ってから本文に入ることとか、最後に署名を入れるとかいった事に気を付ければOK!

・ ただもうひとつ、書き出しを相手への気遣いの言葉で始めることも、忘れないようにしてください。

相手との関係ができてくると、基本を省いても良いのではないかという油断が出ることがありますので、気を付ける事がポイント。ビジネスメールの書き方をしっかり守って、相手への敬意を表わし続けるのが良い印象に繋がるのです。

 

礼儀をわきまえたメールにする


メールの場合、礼儀をわきまえているかどうかは、言葉のチョイスにストレートに表われるもの。最低条件として、敬語をしっかり使いこなさなければなりません。

【 メールの書き方☆礼儀をわきまえる 】

★ また、相手の名前や社名、部署などを間違えないのも礼儀として大切。

・ 漢字のミスなどがないように、しっかり注意してください。変換キーを押した時に、なぜかいつもと違う漢字に変換されることもありますので、しっかり確認!

相手との関係がどこまで出ているかにもよりますが、基本的にビジネスメールの書き方としては、語尾に「(笑)」とか「w」をつけたり顔文字を使ったりするのは避けるのも礼儀のひとつです。

 

引用の使い方に気を付ける


メールの返信に、他のメールの文章をコピペして引用する事も多いと思います。尋ねられた事に返信する時はとても便利。どの質問への答えなのかがすぐ分かります。

【 メールの書き方☆引用をする時 】

★ しかし、デメリットもあります。その一つは、文章が長くなるということ。長くなるということは、読むのに時間がかかるというのも、理解してください。

・ 忙しいビジネスマンとしては勘弁してほしいこと!引用は相手に内容が伝わるよう、核心の部分のみをピックアップして用いるようにするとベター。

注意点として、相手のメールの文を引用する場合、変更しないことも大事。つまり、誤字脱字があっても直さないでそのまま引用するのが配慮です。

 

上手に断わる


これは返信メールで最も嫌な部類ではないでしょうか。ビジネスの世界はスピーディーになっていますので、いつまでも返事を保留にしておくわけにはいきません。あいまいなままにしておくことも、誠意がないことになります。

ハッキリと、それでいてぶっきらぼうな印象を与えないようなメールにするのが理想。お互いにしこりが残らないように、相手を傷つけないメールの書き方をマスターしてください。

【 メールの書き方☆お断りする時 】

★ このような配慮を踏まえて、「お断りします」だけではなく、もう少し丁寧な言い回しを加えるのがスマート。

・ 例えば、「お気持ちだけ頂戴します」とか、「私には力が及びません」などのへりくだった表現を使うこともできます。

こういうシーンは感情が関係してきますので、上手に処理できるよう努力する必要があります。細心の注意を払って返信してください。

 

いかがでしたでしょうか、メールの書き方の返信について基本的なところをお伝えしましたが、ほんの少しの気遣いが大きな違いを生むということが分かるのではないでしょうか。いつも相手の立場に立って、フレーズを考えるようにしてください。

どんなシチュエーションであっても、プライベートとビジネスメールとがごっちゃにならないように注意。ビジネスメールの書き方の基本を外すことがないよう、細心の注意を払ってください。

いろいろマナーを考えると、難しいと感じて避けて通りたくもなりますが、今のビジネス社会では避けては通れません。そして、どんなに頑張っても失敗することはどうしてもあります。でも恐れないようにしてください。

重要なのは、メールを送る時の気持ち。相手の立場に立って、どんなメールが帰ってきたら嬉しいかを常に考えれば大丈夫!その気持ちが不思議と相手に伝わるもの…。たとえ何か失敗しても、その気持ちがブレていなければ大して問題にはならないのです。

メールの書き方として押さえるべきことはいくつかありますが、やはり最も重要なマナーは相手を大切にするということ。では、その気持ちを胸に、配慮の払われた素敵なビジネスメールを送りましょう!

まとめ

メールの返信時に気を付けたい配慮

・一目で内容の分かる件名を付ける
・ビジネスメールの基本構成を省かない
・礼儀をわきまえ、敬語を正しく使う
・引用は核心の部分だけを使う
・断りは丁寧にへりくだった言葉を添える


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