メールのマナー☆日頃から押さえたい7つの基礎知識

メールのマナー☆日頃から押さえたい7つの基礎知識
メールマナーは、今や必須ツールであるからこそ、大切ですよね。相手が見えない分、気をつけないと誤解されてしまう事が多々あるもの…。基礎的なことを押さえるか押さえないかで、印象はガラッと変わってしまうから大変!

ビジネスであっても普段使いであっても、メールマナーの基礎は必要。普段から気をつければ、重要なビジネス上のメールもマナーを押さえて、良い印象を与えることができるはず。それは、仕事上大いに役立つに違いありません。

最近では社会人になる前から、メールやラインを使いこなしているだけに、反対に仕事上でのメールマナーを、あまり意識しないまま活用して、誤解を受けてしまう事例もしばしば。

ここはビジネスとプライベートをスマートに使い分けられるよう、賢くメールと言うツールを使いこなしたいですよね。そこで今回は、初歩の初歩的な日ごろから押さえたいメールのマナーを7つ、お伝えします。



 

メールのマナー☆
日頃から押さえたい7つの基礎知識

 

メールアドレスを間違えない


メールを使うのに、絶対に必要なのがメールアドレス。ビジネスメールの場合には、「届いていない事を知らなかった!」と言う訳にはいかないため、当たり前ではありつつも、間違えないことは意外に大切!

【 メールマナー☆アドレスを確認 】

★ もし間違った住所を書いて手紙をポストに投函したら、当然届かず返ってきますが、メールの場合は、違う方のアドレスであったりと、返ってこないケースも…。

・ 特に注意したいのは、名刺のメールアドレスを写して送信する場合。文字列には言葉が由来している事が多いものの、不規則なものもあるので意識してチェック!

そして、1回1回キーボードで打ち込んでいると間違いは起きやすいですので、できる限りコピペができるような方法で、パソコンに記憶させておくと安心。連絡帳の機能を使って管理しておくとスムーズです。

 

件名を入れる


メールには件名がありますが、つまりはメールに題名をつけてあげるということ。件名があることで、受け取る側が大体の要件をつかむことが目的。

【 メールマナー☆件名 】

★ 件名で大体の用件が分かると、今読むべきか後で読んでも良いのかを判断できるはず。

・ 特にビジネス上のメールの場合、忙しく仕事をしているときにメールを送るわけですので、緊急性を知らせるのは大切!

件名がついていると、検索して探すことが容易になることもメリット。件名を分かりやすくするなら、相手も喜ぶに違いありません。これは気の利いたメールのマナーです。

 

まず最初に名乗ろう


初めてメールを送る相手には、本文の最初でまず名乗るのは、当然のメールマナー。そして、しばらくは相手との関係がかなり親密になるまでは、本文の初めの方で名乗るようにしてください。

【 メールマナー☆名前を名乗る 】

★ 特にビジネスのメールの場合は、大勢の人とメールのやり取りをしますので、覚えてもらうまでは時間がかかるはず。

・ メールアドレスで分かるだろう、とは考えない方が無難。そう簡単に関係は築けません。

いつも初めの方で名乗るなら丁寧な印象を与えますし、何度も名前を読んでもらえるので覚えてもらいやすいメリットも。面倒でも、キッチリ名乗ることは大切です。

 

挨拶の言葉を入れる


メールのマナーとして、挨拶をおろそかにしてはいけません。手軽に遅れるメールだからこそ、単に用件を伝えるだけの味気ないものにするのではなく、気の利いたものにしてください。

【 メールマナー☆挨拶 】

★ ただし、長々と時候の挨拶などを入れることも避けてください。

・ 「いつもお世話になっております」とか、「お疲れ様です」といった簡単な挨拶を入れるのがベターです。

 

文章は簡潔にする


相手に要件の伝わりやすい、読みやすい文章にするよう心がけるのもメールマナーのひとつ。

【 メールマナー☆簡潔に 】

★ 文章力が求められますが、大切なのは相手が読んで分かりやすいかどうか。

・ 自分が相手の立場なら、何をまず知りたいと思うかを考えながら、書くようにするのがポイント。

画面的に読みやすくするスキル的なことを書きますと、1行が長くならないように適宜改行を…。行数が多い場合は、段落ごとに空行を入れると見やすくなります。

 

署名を入れる


メールの最後には署名を。これは、誰が出したメールかをはっきりさせる役目とともに、「どの会社(どのような関係の)誰が」出したかが、明瞭に分かることが大事。

【 メールマナー☆署名 】

★ 普段のメールでは名前だけ書けば良いのですが、ビジネスの場合は、もう少しカチッとしたものを作成してください。

・ 例としては、社名と所属部署・名前・電話番号・FAX番号・メールアドレス・住所で6行ほどにまとめると見栄えも良くなります。

 

資料は添付ファイルにする


連絡の文と資料まで、まとめて書いていると超長文のメールに…。相手は見ただけでうんざりしてしまうかもしれません。もし、自分あてに長~い文字ばっかりのメールが来たら、ちょっと引いてしまうという方も、多いのではないでしょうか。

【 メールマナー☆資料はファイルに 】

★ それで、資料として渡したいものは、PDFファイルなどにして添付。

・ そして添付ファイルが、あまり容量の大きいものにならないようにも注意が必要!

大きい容量ですと、送るのに時間がかかりますし、ひどい場合メモリーが足りなくて表示できないということも…。添付ファイルが適正な大きさかどうか、確かめるのも大切なメールマナーです。

 

いかがでしたでしょうか、ビジネスシーンで多用されるメール、是非うまく使いこなしたいもの。基本的にはポストに手紙を投函する際と似ています。紙に書くのか電子的な形かの違いだけ。さらに、いかに相手の気持ちを考えれるかが大切!

それには、自分がこのメールを受け取ったら、どんな気持ちになるかをしっかり考えること。それを考えると、メールのマナーを守るという面でも、相手に分かりやすい文章を書くという面でも、スキルアップしていけるに違いありません。

パソコンに苦手意識のある方は、恐らく分からないがゆえに余計なことを考えすぎるかもしれません。このようなケースでは、まずは電子メールであることを忘れて、普通の手紙だと思って取り組んでみれば、少なくとも失礼には当たりません。

書簡の際に必要なマナーは、電子的なメールでもマナーとして必要なもの!日頃からメールの送り方に気をつけて、心地よい相手との関係を築き、仕事にも活かしていきましょう!

まとめ

社会人として意識したいメールマナー

・宛先(メールアドレス)を間違えない
・用件の分かりやすい件名を入れる
・本文の最初の方で名乗る
・簡単な挨拶の言葉をいれて気遣う
・分かりやすい簡潔な文章を書く
・署名を入れる
・資料はファイルとして添付する