ビジネスメールの返信をする時に、マナーがわからず「失礼な対応になっているのでは？」と不安になることってありますよね。ビジネスと言えば以前は電話が主流でしたが、最近は電子メールの方がメインになりつつあります。電話をする前にメールで「何時に電話をしても良いか」のお伺いをするような流れも多く見られます。

その為、電話でのマナーだけではなくビジネスメールの返信も非常に重要になってきているのです。知らないうちにマナー違反を起こして相手方の信頼を失わないようにしたいものですよね。プライベートメールとは全く違うビジネスメールの返信マナーは、今のうちにしっかりと把握しておきましょう。

そこで今回は、知っていることが当たり前になってきているビジネスメールの返信マナーをお伝えします。

社会人なら知ってて当然？！
ビジネスメールの返信マナー

件名の書き方

プライベートであれば適当に書いていた件名も、ビジネスメールでの返信には気を遣わなければなりません。相手からのメールに返信をすると「Re」となりますが、同じ内容であれば特に無礼には当たりません。ただ、相手に自分が送ったメールをいち早く確認してもらいたい場合は新しい件名を付けることをオススメします。

通常メールが届いたときの流れは、まず送信者を確認し、その後に件名となるでしょう。そのため、件名はメールの内容が一目でわかるものにした方が相手にとってもありがたいのです。件名によって後で読むか、すぐ読むかを決められるので、メールを受け取った相手のことを考えて件名を付けましょう。ベストは「いつ」と「どういう内容か」がわかるものです。

フォーマット

ビジネスメールの返信ではマナー違反もあります。フォーマットの基本を守らなければ無礼に当たりますからしっかりと意識をしましょう。

返信だからと言って通常記載する相手方の会社名や名前を省くのはNGです。細かい話になりますが、まず宛名を書き、書き出しの文「いつもお世話になっております」などの後に本文を書きましょう。最後に「お手数をお掛けしますが、よろしくお願い申し上げます」などの結びの後、署名「自分の会社や部署、名前」です。メールだからと言って、手抜きのないようにしっかりとしたフォーマットを守ることが大切です。

避けるべき表現

プライベートのメールと違い、ビジネスメールでの返信では敬語、丁寧語、敬称をしっかりと使うこともマナーです。電話対応でも注意すべきビジネス敬語は押さえておきたいところですね。直接話すと聞きながされる間違った敬語や丁寧語も文章になると目立ってしまうので勉強しておいた方が良いでしょう。そして、絶対に（笑）（泣）や顔文字を使ったり、語尾を伸ばす等しないで下さい。ただ、相手との距離感が近い場合は例外です。それ以外は基本をしっかり押さえて失礼のない文章を送りましょう。

日程調整のメール

会議や打ち合わせの日程を決めるためのビジネスメールの返信もよくあります。日程調整ではメールを何度もしなくて済むように心がけることが大切です。

まず、相手から日程をいくつか上げられている場合は、都合が悪い日をはっきりと伝えます。気を遣って曖昧な表現にすると誤解が生まれ、調整が上手くいかなくなるのでNGです。そして、都合がつく日程を優先順位を付けて返信をしましょう。記載の仕方は「恐れ入りますが〇日は予定が入っております。もしよろしければ第一希望を〇日、第二希望を〇日でお願い致します」とすると良いでしょう。クッション言葉を入れることで柔らかい表現になるのでおススメです。この方法であれば、何度もメールのやり取りをしなくて済み、上手くいけば1～2回の返信で調整できるはずです。

お誘いを受けてお断りしたい

ビジネスメールでは相手からのお誘いを断るための返信もあることでしょう。何事もお断りをするのは気まずいものですが、ビジネスに関してはキッパリとお断りした方が良いこともあります。曖昧にしたり、返信を遅くすると後々問題になる可能性がありますので気を付けましょう。

お誘いを断るためのメールでは、どんな言い回しで断るかがポイントです。はっきり記載するとなると「お断りします」をイメージしてしまうかもしれませんが、それでは冷たい印象になりますよね。その後も大事に付き合っていきたい相手ならば「お気持ちだけ頂戴します」「私など出る幕ではございません」「私には荷が重すぎます」などのヘリ下った言い方もあります。そこに「恐れ入ります」や「申し訳ございません」を付けるとより丁寧になります。まず、相手との関係や相手の気持ちを考え、どのようにお断りするかをしっかりと考えてから返信することが大事です。お誘いを断ってもお互いに良い関係が続くようにしましょう。

いかがでしたか。ビジネスメールでの返信についての基本をお伝えしました。今後は自信を持って対応することができますね。

考え方としてはメールだからと言っていい加減な内容で返信してはいけないという事です。迅速に返信をすることは必要ですが、フォーマットはしっかりと守り、正しい敬語や丁寧語を使い、相手にわかりやすい内容にすることを心がけましょう。

メールでしっかりとした文章を書けるだけで「ちゃんとした人」というイメージになります。自分にとってはたくさん届くメールの１つだとしても相手はあなたの返信を待っています。会ったことがなくてもメールで何度かやり取りをすると親近感も沸いてきますし、感じの良い対応であれば実際に合ったときに良いイメージから出発することができます。ビジネスメールの返信には誠意を持って対応し、良い信頼関係を築きたいものですね。

まとめ

社会人に必須のビジネスメール返信の基本とは

・一目で内容がわかるような件名をつける
・手抜きせずフォーマットを守る
・顔文字、（泣）（笑）などの表現はNG
・日程調整の際、予定が良い日は第２希望まで伝える
・断る際は相手の関係、気持ちを考えて言葉を選ぶ