ビジネスマナー社内編☆仕事を円滑に進める7つのコツ

ビジネスマナー社内編☆仕事を円滑に進める7つのコツ

仕事をする上で大切なビジネスマナー、これがきちんと出来るかどうかによって社内の雰囲気は大きく変わってしまうものです。このビジネスマナーは本来は、個人個人が出来ていればいいものではなく、会社で働く人全員がビジネスマナーを理解し、実践するということが目標

ビジネスマナーをきちんと理解している職場ならば、不要な仕事のストレストラブルも最小限にすることが出来る上、そのビジネスマナーに長けた社員達そのものが、会社のイメージ、象徴にも繋がるのです。

もちろんそれはどんな仕事であっても、より円滑に仕事を進め、お互いが気持よく働くことが出来る秘訣と言ってもいいでしょう。そこで今回は、社内のチームワークを高め仕事を円滑に進める人間関係を築くための、7つの基本的なビジネスマナーをお伝えします。

仕事をスムーズにこなすため、また仕事場でのストレスを最小限にして働くためにも、ビジネスマナーもう一度見なおしてください。若い人々はもちろん、部下のいる方社員を指導する立場の方々も、皆で確認すると、スムーズな会社運営に繋がります。



 

ビジネスマナー社内編☆
仕事を円滑に進める7つのコツ

 

社員全員が心がける挨拶マナー


職場で仕事を円滑に進めるためのビジネスマナー、とわざわざ言われなくても、挨拶は基本中の基本です。気持ちのいい挨拶から始まれば、その日の仕事も気持ちよくすすめられるでしょう。でも、もう一歩進んだビジネスマナーとしては「挨拶は自分からする」ということを心がけましょう。

★ 全ての社員が自分から挨拶をする社風で、スタートを快活に。

相手が挨拶をしてきたからする、のではなく、相手が見えたら自分から大きな声でハキハキと挨拶をすることは、自分の行動の活力にもなります。

また、はっきりと伝わる声量と声は、自然と深い呼吸を促し、結果的に健康的な精神を保つことに繋がります。(実はこの影響が一番の効果かもしれません。)

挨拶を待つ姿勢ではなく、自分からすることで、より前向きに関係を作ることが出来る。自主性のある仕事で、より仕事効率が上がります。

 

対社外への対応は、全員が一貫したマナーで


社内での仕事をスムーズに進めるためにも、自分が正しい言葉使いができているかをもう一度確認してください。まず、若い新人社員が陥りがちな、このビジネスマナーの勘違い。

【 社外では、社外の人を敬う 】

★ 社内では、自分よりも目上の人や上司を敬って話をします。
社外では自社の人間は敬称をつけずに話し、社外の人を敬います

同じように名刺交換の際も、営業に行ったのなら、相手の役職に関わらず、社外の人を敬い、まず自分から名刺を出さねばなりません。こういった切り替えと理解が、きちんと出来ない人は「ビジネスマナーのわかっていない人」とすぐにレッテルを貼られてしまいます。

★ また、帰ってきた上司に「ご苦労様です」というのも間違い
⇒ 帰ってきた上司には、「お疲れ様です」と言わなければなりません。

些細な言葉遣いや言い回しでも、あなたの印象はガラリと変わるものなのです。

 

遅刻しそう!そんな時の対応こそ、人が見える


社会人ともなれば遅刻はもちろん厳禁ですが、そこは人間のすることですから寝坊や、乗り換え間違いなどのミスをしてしまうことも起きてきます。電車の事故や遅延など想定外のトラブルに巻き込まれてしまう可能性もあります。

そういうトラブルが発生してしまった時にこそ、ビジネスマナーを理解しているかが露呈してしまうことになります。遅刻するのはしかたがないこととして、頭を切り替え相手の迷惑を最小限に抑えるように配慮しましょう。

【 遅刻しそうな時の、ビジネスマナー】

★ 全ては報連相(ほれんそう)に基づけば、自ずとビジネスマナーが見えてきます。

・「なぜ遅刻してしまうのか」
・「どれくらい遅刻するのか」

きちんと明確に会社に報告します。

遅刻しそうだと分かったら、慌てなくとも一刻も早く連絡をして、状況を報告してください。社外対応の時などは特に、遅刻などのトラブル時の社内の社員同士の連携が、トラブル回避に繋がります。

 

社内で使った共有の備品の取り扱い


★ 社内で共有している文房具などの備品は、使ったら必ず元に戻す。

誰かが使おうと思った時に所定の場所にないことは、仕事の効率を下げてしまうことにつながります。

またそれがあまりにも同じ人によって繰り返されれば、相手の人はストレスを感じてしまい、仕事や人間関係が円滑ではなくなってしまうだけではなく、社内の人間関係に亀裂も生じて、仕事の効率が下がります。

【 社内備品の扱い・迷惑行為 】

・ あまりにも長時間の専有
・ 使いっぱなし。

まるで小学生に伝えるような内容ですが、忙しい仕事の日々のなか、案外備品の扱いが軽くなってしまう社員は多いです。長時間利用することが予想される場合には、予め同じ部署の人には断りを入れておくのがベターです。

 

風邪を引いてしまった時の対処法


きちんと健康管理をしているつもりでも体調を崩してしまうことは、もちろんあります。それでも薬を飲んで、会社に出てきてゴホゴホと咳をしながら仕事をしている。一見、一生懸命仕事をしている社員のようにも、映りますが…。

★ 風邪を引いても頑張る姿は、ポーズでしかありません。

社内で風邪を引いている人がいれば、その風邪が社内に蔓延してしまうこともあります。そうなれば、仕事の効率も下がることを意識しなければなりません。

「あの人に風邪をうつされた」と噂されることになります。体調を崩したらしっかり休んで一刻も早く治し、また復帰してから仕事を頑張ってください。

ムリして自分ひとりが仕事を抱え込んで頑張るよりも、自分がいない時でも、仕事が回る工夫が大事です。ここでも報連相が生きてきます。

・ 一人で抱えている仕事は、同じ部署の人に開示しておきます。

(社外からの問い合わせや、突然の場合に他の人が対応できます。)

・ 社外の誰かと打ち合わせや予定はありませんか?

(相手と直接、再びのスケジュール調整をしつつ、電話連絡時などに対応してもらえるよう、調整した旨などを、メールや電話で伝えておきます。)

 

長時間席を離れるときにも、配慮を


自分のデスクを長時間離れる時には、そばにいる人に一声掛けてから離れるのが、ビジネスマナーです。自分がいない時に限って、急ぎの電話が掛かってきてしまうもの。

★ 席を離れる時には、一声掛けて

突然の電話に、近くのデスクの人が大慌てで社内あちこち探してくれる…。そんな光景を見たことはありませんか?

そんなことになってしまわぬよう、ここでもシッカリと報連相を。トイレやお茶を取ってくるようなすぐ戻る用事なら問題ありませんが、長時間離れることになりそうな時には、声を掛けておくか、机にメモを残しておけば、不要なトラブルを回避することが出来ます。

★ 周囲に伝える人がいなければ、机にメモを残す。

 

社内のビジネスマナーの根幹はこれ!


もう、ここまで記事を読み進めてきた人ならば、気付いているかもしれません。ビジネスマナーの初歩の初歩、社内で欠かせない根幹とも言えるものが、報連相~ほうれんそう~(報告、連絡、相談)です。

まずは、この報連相を忘れないことが、仕事を円滑に進めるために、社員全員で取り組むべき基本です。

★ 新人社員で報連相をすべきか迷ったら…。

・ どんな小さなことでも報告してしまいましょう。

上司や指導係の先輩ならば、そこでまず、聞いて下さい。何でも相談できる状況が、とんでもないトラブル回避にも繋がるからです。

新人のあなたは、「うるさい」と言われることは、あまりないはず。一方で、「まぁいいか」と思ったことが、報告すべきだった。というマイナスに進んでしまうことは多々あります。

★ 自分だけで判断しない!

社内でのビジネスマナーの根幹の考え方として意識しておくと、様々な問題を解決に導きます

会社での仕事では大切なことなのです。常に上司でなくても、誰かと相談しながら進めることで、仕事を円滑にし、不要なトラブルを回避することが出来ます。

 

いかがでしたでしょうか。今回は社内のビジネスマナーを中心に、いかに仕事の効率を上げて社内の人間関係を円滑に進めるか、をお伝えしました。このような基本的とも言えるビジネスマナーを、社員一同で確認し合う時間を設ける。そんな小さな作業が、会社の成績に影響したりもするのです。

また、上司や指導係の先輩の人々には、ぜひ「批判的な目で見ない。」ことと、「年齢や学歴、男女でカテゴライズせずに接する。」と言う、人の基本的な尊厳を大切にするビジネスマナーを持って、新人の人々に接して行くと、より社内の仕事が円滑に回ります。

と言うのも、上記で述べた根幹である「報連相」の末端までの浸透は、やはり上司の大らかな対応の元で生まれやすいからです。

そのため長年社会で働いてきた上司にとっては、当たり前すぎるこのビジネスマナーでも、新人社員とともに、一緒に確認していく作業で、チームワークを深く強く、築けます。ぜひ、チームワークと連携プレーで、仕事効率をどんどん上げていきましょう!

 

まとめ

社内のビジネスマナーを統一して、仕事効率を上げる方法

・自分から発信する、気持ちのいい挨拶が出来る関係からスタート
・社内と社外の言葉遣いの切り替えは、会社にも自身にも重要
・遅刻をしそう!だったら早い切り替えで、適切な対応を
・社内の共通備品のマナーある取り扱いは、思うよりも重要
・体調不良なら潔く休む!休みのトラブルを避ける「報連相」
・長時間席を立つなら、周囲の人へ伝言もしくはデスクにメモ
・チームワークと連携プレーで仕事効率を上げる鍵、「報連相」