就活中に、企業からの電話に出られず折り返しかける時、失礼がないようにするにはどうしたらよいか、困ってしまうことがありますよね。就活中だからといって、いつでも企業からの電話に出られるわけではありません。着信が残っていた場合には、時間が取れるならこちらから折り返しかけるのがマナーと言えます。
しかし、就活中の身であれば、社会人経験が豊富であるとは言えませんから、「今忙しくないだろうか…」「担当の人がいなかったら…」「失礼があったらどうしよう」など、受話器を握っても、不安でいっぱいになってしまうことでしょう。
そこで今回は、就活中に役立つ電話対応で、企業に折り返しかける場合に、注意すべき５つのポイントについてお伝えします。
就活は電話応対次第？！
折り返しかける時の5つのポイント
電話をかける前から
就活先の企業の担当者の中には、電話を折り返しかけてくる際の対応も、選考基準に入れて考えているという人が少なくありません。むしろ、入念に準備された試験や面接よりも、こういった突発的な場面の方が、よりその人の人間性が垣間見えるものだからです。
そのため、就活先の企業に電話を折り返しかける場合は、「これもひとつの就職試験」と心得て、電話をかける前から、しっかり下準備して臨みましょう。
まず、注意すべきは「時間帯」です。相手方の企業が多忙な時間帯を、極力避ける気遣いをしましょう。一般的な企業であれば、始業直後はバタバタとして忙しいため、始業から1～2時間経ってからのほうが無難です。
昼休憩の時間や、遅い時間帯も注意が必要です。担当者が不在であったり、やっと仕事が終わるところに、長い要件で迷惑をかける心配もあります。
また、飲食店である場合は、食事時の時間帯は戦争のように忙しいことが考えられますので、12時～14時のランチタイムと、18時～20時のディナータイムの間は、避けたほうが良いと言えるでしょう。
総合的に考えると、どこの就活先企業に対しても、最もベターな電話の折り返し時間帯は10時～12時の間と14時～16時の間と言えます。
電話をかける時の環境づくり
時間が取れたのが、折り返しにベターな時間であっても、焦ってすぐに電話をかけてはいけません。まずは一旦落ち着いて、身の回りの環境をきちんと整えましょう。
就活先に電話を折り返しかける場合、日程のすり合わせや連絡先の交換など、高い確率で「今、メモを取れますか？」といった場面が出てきます。
その際に「ちょっと待ってください」と相手を待たせたのでは、「就活企業相手に何の準備もしていないのか」と、印象を悪くしてしまいます。就活先に電話をかける際には、メモ帳とスケジュール帳、筆記用具は、必ず手元においてから電話を折り返しましょう。
また、電波が悪い場所や、周囲がうるさい環境で電話をすると、ブチブチ会話が途切れたり、聞き取れなかったりで、頻繁に聞き直さなくてはならなくなります。
そうなると煩わしく思われてしまう可能性が高いため、静かで電波の良い場所を選ぶことも就活中に電話を折り返しかける際のマナーです。
電話がつながったら
電話がつながると、「ドキッ」としてしまいますが、慌てず、落ち着きましょう。まずほとんどの場合、就活企業側が電話に出ながら「はい、○○企業でございます」などと名乗ってきます。
就活に限りませんが、電話を折り返しかけた際には、まず気遣いをこめて「お忙しいところ恐れ入ります」の一言を、挨拶として使うと良いでしょう。
そのあとに「わたくし、先ほどお電話を頂いておりました、○○学校の△△と申します。○○中のため電話に出られず、失礼いたしました」と続けると、電話に出られなかった事情と、折り返しかけた旨が同時に伝えられて、やりとりがスムーズです。
担当者の名前がわかっている場合には「△△課の○○様にお取次ぎ頂けますでしょうか」、わからない場合には「担当者様にお取次ぎ頂いてもよろしいでしょうか」と続けましょう。
本題に入る前に
担当者に取り次いでもらったら、すぐに本題！ではなく、これまでのやりとりをもう一度繰り返すようにしましょう。
「お忙しいところ恐れ入ります」から始まり、自己紹介と折り返しの旨を再度伝えれば、相手も伝えたいことをテンポ良く話し始められるので、やりとりがスムーズになります。
この時、「ただいまお時間よろしいでしょうか」の一言を添えると、さらに相手への気遣いと、ビジネスマナーの心得をアピールできるため、おすすめです。
大事な部分を復唱する
電話では日程の確認や、時間帯の細かいすり合わせなど、直接的でスムーズなやりとりができますが、同時に「言った・言わない」や「言い間違い・聞き間違い」のトラブルが起きる場合があります。
就活先に電話を折り返しかけた場合、大切な内容は必ずメモを取り、電話を切る前に「確認させて頂いてもよろしいでしょうか」と一言添えて、箇条書きにしたものを復唱させてもらうと、ミスを防いで、不要なトラブルの予防につながります。
就活中に電話を折り返した場合には、必ず内容の復唱を忘れずに行いましょう。
いかがでしたか。就活中、自分がいつでも電話に出られるわけではないように、相手もまた、折り返した際にいつでも出てくれるわけではありません。
就活担当の人が不在だった場合には、いつ戻るのかを必ず確認し、可能な限りそれにあわせて、こちらから電話を折り返す努力をしましょう。
また、「こちらからかけ直します」と言われた場合には、何かしらの理由があって、就活企業側のタイミングで電話をかけたい場合が考えられます。電話の内容が気になっても、無理して折り返さず、じっと待つようにしましょう。
最後に、電話を切る際には「お忙しい所ありがとうございました」と感謝を伝え、相手が電話を切るのを確認してから、こちらも通話を終了するのが礼儀ですので、ここも忘れずにおさえておきましょう。
まとめ
就活で電話を折り返しかける時のポイントは
・電話を折り返す時間帯に注意！迷惑にならない時間を選んで
・静かで電波の良い環境を選び、メモ・スケジュール帳は必ず手元に置いて
・電話がつながっても落ち着いて。「お忙しいところ恐れ入ります」の挨拶から
・担当者に変わった時は、再度挨拶と要件の説明を
・不要なトラブルを予防する為にも、大切な内容は必ず復唱を