お悔やみのメールを送る際に注意すべきこと7つ

お悔やみのメールを送る際に注意すべきこと7つ

親しい知人・友人およびその家族の訃報を受けたら、通夜または葬儀に駆け付けるのが基本的なマナーではあります。しかし、遠方であったりとさまざまな事情により弔問に行くことができないケースもあるでしょう。そのような場合に出す手紙の事をお悔やみの手紙(お悔やみ状)と言います。

しかし、近年ITの発達によりメールで送るケースも増えていますので、当記事では7つのポイントに分け、メールでお悔やみを申し上げる際に注意すべき点について、纏めましたのでご参考ください。



 

お悔やみのメールを送る際に注意すべきこと7つ

 

件名は簡潔にまとめる

まずは件名についてです。相手はただでさえ余裕の無い状況です。出来る限り簡潔に、概要を伝えられるようにまとめましょう。件名だけを見て内容がわかるタイトルが良いでしょう。

例① 田中太郎よりお悔やみ申し上げます
例② お悔やみを申し上げます (山田花子より)
※氏名や愛称など、具体的な情報を入れると良い

迷惑メールやウィルスも増えています。安易なタイトルではそもそも開いて貰えない可能性もあります。

送り主を特定できるようにする、添付ファイルは避ける、この2点特に注意しておきましょう。

 

本文は相手によって文体を変える

お悔やみメールを送る相手が親しい間柄の相手ならば、会話調でも問題ありません。ただ、ビジネス相手などの場合は丁寧な文体を意識しましょう。

※ビジネス上の繋がりしかない相手の場合、個人的なおつき合いがあるわけではないので、お悔やみ状(手紙)を先方に出すのは難しいでしょう。…と言えど、いきなり商談というのも無粋ですので、商用メール時に冒頭でお悔やみの言葉を述べるのが良いでしょう。

文章はあまり長々と書かずに、構成も読みやすいレイアウトを心掛けましょう。

 

機種に依存する文字は使わない

携帯機種(スマートフォン)によっては中のソフトの違いにより文字化けすることがあります。携帯キャリアが異なる場合、特に携帯からパソコンに送る際は注意しましょう。

機種依存文字とは、○で囲んだ数字や、ローマ数字、単位・記号などです。これらの使用は注意しましょう。特に絵文字は異なる絵文字に自動変換されることがあります。自身の意図しない絵文字に変換されてしまっては一大事です。使用は避ける方が無難かと思います。

 

メールの特性は頭に入れておく

大げさな見出しを付けましたが、要は絶対的な物ではない、つまり届かないこともあると言うことです。最近は技術の進歩でトラブルも減りはしましたが、0になったわけではありません。まだまだ未達の可能性もあることは頭に入れておきましょう。

 

忌み言葉の使用は厳禁

忌み言葉(いみことば)とは、不吉な意味を連想させる言葉を指します。通常、葬式や葬儀では、使用しないのがマナーですので、お悔やみメールでも使用しないよう配慮する必要があります。死や不幸がくり返されることのないように、縁起を重んじるのです。

※例)重ね重ね、たびたび、またまた、再三など、こういった語句の使用は避けましょう。

 

敬称を理解せよ

お悔やみ状や弔電を送る際の敬称にはルールがありますので注意が必要です。通常、受け手と故人との続柄に応じた敬称を用いるのが慣例です。

例えば、父はご尊父様、母はご母堂様、祖父ならばご祖父様、祖母ならばご祖母様…などなど普段は使わない敬称を用いるケースもございますので、
事前に調べておくのが、ベターでしょう。

 

文例集を参考にすべし

最後は文例集を参考にすることです。書籍などが一番効果的でしょうが、インターネットで調べてもたくさんの文例を見る事が出来るでしょう。身内に不幸があったときは、ただでさえナイーブになっています。言葉遣いや形式に必要以上に注意しすぎてもしすぎることはないでしょう。

 

如何でしたか?
お悔やみメールの注意点、参考になりましたでしょうか?

近年、手紙文化が衰退しメールでのやり取りも増えています。より便利な物に流れるのが世の流れですので、いずれは完全に置き換わるのかも知れません。ただ、一点忘れて欲しくないのはお悔やみメールはあくまで略式だということです。正式には手紙で出すのが基本ですので、お忘れないようにお願いいたします。「メールなど失礼だ!」と、考える御仁がまだまだおられるのも事実です。お悔やみのメール一つで信頼関係を損なったりしないように十分注意して、相手や関係性に応じて対応することを推奨いたします。

 

■まとめ
最後にポイント7点をまとめましたのご確認ください。

お悔やみのメールを送る際に注意すべきこと7つ

・件名は簡潔にまとめる
本文は相手によって文体を変える
・機種に依存する文字は使わない
・メールの特性は頭に入れておく
忌み言葉の使用は厳禁
・敬称を理解せよ
・文例集を参考にすべし