メールは締め方が肝心!スマートに送りたい7つの基本

メールは締め方が肝心!スマートに送りたい7つの基本
メール締めの言葉によって、印象が大きく変化します。もしもビジネス上、ワンランク上のメールを使いこなせるようになりたいならば、実は内容ではなく、ポイントは「メールの締めの言葉」なのです。

ビジネスメールは、社会人になればみな普通に使いこなすアイテム。業務の連絡や問い合わせ、営業のメールなど、いろいろなシーンで使いますが、当たり障りないメールは、害もないけれど得もないものになりがちです。

たとえメールであっても、人柄や物腰というのは必ず相手に伝わるもの。そんな人となりが、最も垣間見えやすい箇所が「メールの締め」なのです。大切なコミュニケーションツールであるメールの締めが、四角四面だったり、セオリー通りだったりしては、ちょっともったいない!

内容と相手にピッタリのメールの締めを選んで、自分の意図するイメージに近づく印象になるよう、しっかりメールの締めを使いこなしたいですよね。そこで今回は、スマートなメールの締めのポイントを7つお伝えします。



 

メールは締め方が肝心!
スマートに送りたい7つの基本

 

メールの締めはTPO


メールでの締めの言葉、いつも同じ文面ではありませんか?もちろん、間違いではありませんから、いつも同じメールの締めを使っていても、「絶対にダメ!」な訳ではないのです。

ただ、いつも同じ締めの言葉を使っていたら「定型文を送られているような気がする・・・」とか「気持ちがこもってないなぁ」という印象を相手に与えてしまうかもしれません。

【 メールの締めはTPOで使い分けを 】

★ メールをする相手がどんな人なのか、ビジネスなのか、プライベートなのか…。

・ TPOによって、メールの締め言葉も使い分ける必要があることをしっかりと理解するとスムーズです。

 

目上の方へ送る挨拶


自分よりも目上の人に出すメールは、締めの言葉までしっかり気を抜かずに配慮して書く必要があります。「ただ丁寧ならいい」という訳ではなく、要件をきちんと伝え、なおかつメールの締めまで、きちんと書くことが大切です。

【 目上の方へ送る、メールの締め方 】

★ メールの締めの言葉が、ビジネスメールのように簡素であったりすると、年齢の高い人は、受け取った時に不愉快に感じたり、不躾に感じることもあります。

要件だけ伝えるような内容ではなく、きちんと気持ちのこもったメールの締めも入れることがポイントです。「相手がどう感じるか?」、その人を想像し、考えて書くことも大事な配慮です。

 

ビジネスメールの締めの挨拶


例えビジネスメールでも、締めの言葉は忘れずに、きちんと入れるのがマナーです。ただでさえ簡素な印象を持たれてしまうビジネスメールだからこそ、不躾に思われないような配慮が必要なのです。

【 ビジネスメールの締めだからこそ 】

★ また、自分だけのオリジナリティーあふれる、メールの締めを使う人も多いです。

・ ずらりと並ぶ同じような挨拶メールの中から、一歩飛び出した印象を相手に与えることも出来ます。

印象に残るメールというのは、いうなればビジネスチャンス!にも繋がるものなのです。誰にでも書けるものではない、自分独自のメールの締めを考えてみてください。

 

目上の方に送るお礼の場合


目上の方に書くお礼のメールでは、お礼の気持ちが上手に伝わるようにバランスよく書くことが大切です。お礼は本文でもきちんと書きますが、メールの締めの言葉をどうするかも、大切なポイントになります。

本文でもお礼、締めの言葉でもお礼ばかりですと、逆にお礼ばかりでしつこい印象となってしまい、いい印象ではなくなってしまう可能性もあります。

【 目上の方へのお礼メールの締め 】

★ 「いつも見守ってくれてありがとう」という気持ちを込めて、メールの締めを考えるとピッタリです。

「この人とは長く付き合っていきたいな」と思ってもらえることが目標です。

 

お礼のビジネスメールの締めでは


時間を割いて打ち合わせて下さったことや、商談成立した時など、お礼のメールを送るビジネスシーンも多いでしょう。本文でそのことについてお礼を言うのは当然のことではありますが、大切なのは、それだけではありません

メールの締めの言葉の基本は「今後共どうぞよろしくお願い致します」。これだけでも、失礼ではないのですが工夫したいところです。

【 お礼のビジネスメールの締め 】

★ 「貴社のご発展と、皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。」など。

・ 出来ればもう少し「この人と仕事を一緒に出来てよかったな」と思ってもらえるように工夫すると、ワンランクアップ!

印象深い、あなただけのオリジナルの締めの言葉を考えてみると、印象に残ります。

 

相手の「健康」への気遣い


より丁寧な、柔らかい印象にしたいと思う時には、「相手の健康」をキーワードにして、メールの締めの言葉を考えるのがおすすめです。

【 健康を気遣ったメールの締めを 】

★ ビジネスメールであっても、プライベートメールであっても、話題とは違う「相手の健康」のことを話題にすることで、「自分の健康のことを気遣ってくれているのか」と相手に好印象を与えます。

簡素なビジネスメールでも、このような健康をキーワードにした締めの言葉をもちいることで、印象はかなり変わってきます。メールの内容やTPOに合わせて、健康をキーワードにしたメールの締めを、使ってみてください。

 

季節のメールの締め文


メールの締めの言葉は、季節に合わせた締めの文章など、少し柔らかな印象のものを使ったほうが、全体的にも優しい印象になります。

【 季節に合わせた、メールの締め言葉 】

★ ビジネスシーンでも要件によって使い分けをする。

・ しっかり伝える場合、そこまで優しい印象のメールの締め言葉は、不要かもしれません。

・ お礼を伝えたり、ご機嫌伺いをしたりする場合、最後のメールの締め言葉で、印象がだいぶ変わってきます。

自分がどんなメールを相手に送りたいか、相手にどんな印象を持ってもらいたいかを考えながら、締めの言葉も考えるようにしましょう。

 

いかがでしたでしょうか。メールの締めの文章は、自分が送りたい内容や印象に合わせて、使い分ける、使いこなせるようになると、よりスムーズなやりとりに繋がります。

ビジネスライクな、定型文のようなメールの締めでも、もちろん問題はありません。でもほんの少しの配慮をするだけで、その印象は大きく変わってくるということも事実です。

相手ともっと密な付き合いをしたい、営業だけのやりとりを、もっと近い付き合いにしていきたい、などの場合には、メールの締めを少し考えることで、相手との実際の距離を近づけることも出来るのです。

自分ならどんなメールの締めだと嬉しいと感じるか、相手にどんな印象を与えたいと思っているか、そんなことを考えながらメールの締めの文章を考えると、相手との関係も変えることができるはずです!

 

まとめ

好印象を与えるメールの締め文のポイント

・いつも同じ締め言葉では心が伝わらない
・メールでも手紙同様に目上の方へ配慮をする
・ビジネスメールだからこそ、工夫した締め文を考える
・目上の方へのお礼はきちんと心をこめる
・ビジネスメールでもお礼はしっかり伝える
・相手への配慮がていねいな印象をあたえる締め方をする
・季節ごとに変わる締めの言葉は優しい印象に繋がる