身近な人や仕事関係の人の訃報が、不幸にも届いてしまった時に、取り急ぎでお悔やみをメールで伝えて良いのか迷いますよね。結論から言いますと、お悔やみは直接会って伝えるのが本来の姿になりますが、故人との関係や状況次第では、お悔やみをメールで伝えても問題はありません。
ただし、メールで送ってはいけない相手もいますので、あくまで特別なケースであることを認識しておいて下さい。条件によってはお悔やみをメールで伝えてよいと分かっても、どのような文面を送ればよいのか、使ってはいけない言葉があるのかなど、まだまだ迷いは尽きません。
相手や文面を間違えしまうと、とても失礼なことになりますので、メールを送る時はくれぐれも注意しましょう。
そこで今回は、お悔やみをメールで伝える時に押さえるべき5つの心得をお伝えします。
お悔やみをメールで伝える。
押さえておきたい5つの心得
お悔やみをメールで送るには条件がある
お悔やみをメールで送ること自体は問題ありませんが、無条件で送ってよいわけではありません。ある一定の条件を満たしている時に限って、メールすることが許されるのです。
その条件とは、訃報の連絡をメールで受けた場合で、送り主との関係が友人や知人などの親しい間柄か取引先の担当者や会社の上司、同僚などの仕事関係の人に限られます。この条件以外は、絶対にお悔やみをメールで伝えてはいけません。
あくまで、お悔やみのメールは略式のもので、取り急いで伝えるためということを忘れないで下さい。
件名は簡単に書く
普通のメールと違い、お悔やみのメールにはいくつかマナーがあります。このマナーを無視したメールを送ってしまうと失礼になりますし、親しかった間柄が壊れたり、仕事の取引がなくなってしまう危険性もあります。なので、くれぐれも注意して慎重に送るようにして下さい。
まずは、件名の書き方ですが、パッと見てお悔やみを述べていることが分かるように簡単に書きます。親しい人に送る時は、誰が送ったか分かるように名前と「お悔やみ申し上げます」の言葉だけで十分で、「○○よりお悔やみ申し上げます」という形になります。
取引先に送る場合は、名前の前に会社名を書くようにしましょう。形としては「株式会社□□ ○○よりお悔やみ申し上げます」となります。ご遺族は忙しいので、メールをじっくりと読んでいる時間はありません。その辺も配慮して、件名は簡単に書くようにしましょう。
前置きは書かない
通常なら本題に入る前に、時候の挨拶や「ご無沙汰しております」などの前置きを書きますが、お悔やみのメールには必要ありません。文章の出だしで、お悔やみの言葉を書きます。
お悔やみから書くとしても、文章の出だしは大事ですし、どのように書き出せば良いかは悩むものです。なので、以下に簡単ながら例を記載しておきます。大事なのは、シンプルな書き出しにすることです。
・友人 ：「友人との続柄（例：お母様）のご逝去を知りとても驚いています」
・上司や同僚：「このたびは逝去の報に接し心からお悔やみ申し上げます」
・取引先 ：「ご身内にご不幸があったと伺い大変驚いております」
言葉使いは丁寧にする
メールとはいえ、お悔やみを述べるのは弔意を示すことなので、丁寧な言葉使いをするように心がけましょう。取引先や上司には、普段から言葉使いが丁寧なはずですから、お悔やみのメールも普段より少し気にかける程度で大丈夫です。
むしろ、友人などの親しい関係の人こそ言葉使いを気にしなければなりません。普段は敬語など使わないので、ついついお悔やみもいつもの言葉使いなってしまう可能性もあります。なので、言葉使いを意識して書くと共に、送る時には再度読み返して、不備がないかをしっかりと確認しましょう。
亡くなった人への敬称や「不幸」を「ご不幸」「聞いて」を「伺って」のように言葉を変えることを意識すれば、丁寧な言葉使いのメールが書くことができます。
使ってはいけない言葉がある
お悔やみには使ってはいけない言葉があり、それは当然メールでも使えません。その言葉は「忌み言葉」と呼ばれるもので、不吉なことを連想させる言葉になります。
例えば「重ね重ね」「わざわざ」「たびたび」など、同じ言葉を繰り返すのは、繰り返し不幸が訪れることを連想させてしまいます。また、「切れる」「離れる」「別れる」などの言葉そのものが不吉なのも使えません。
さらに、メール特有のものとして使えないわけではありませんが、数字やローマ数字、記号は文字化けする可能性があるので、避けた方が無難です。あと、当たり前のことですが、絵文字は使用してはいけません。
ご遺族に不快な思いをさせないように、忌み言葉を理解し、絶対使わないようにしましょう。
いかがでしたか。条件が揃えば、お悔やみをメールで送ることは可能ですので、取り急ぎお悔やみを伝えたい時には便利なツールになります。
メールで伝える時に気を付けることは、言葉とシンプルさです。いくら誠意を持って弔意を示しても、言葉使いが丁寧でなかったり忌み言葉が使われていては、ご遺族に気持ちが伝わりません。また、ご遺族の心配をするあまり、色々と書き過ぎてしまうとメール自体が読みにくくなります。
ご遺族は忙しくされていますので、お悔やみのメールは読みやすくシンプルなものにするべきです。そして、一息ついた頃に改めて読み返されても大丈夫なように、言葉に気を付ければ、必ず立派なお悔やみのメールを書くことができることでしょう。
まとめ
お悔やみをメールで伝える際に押さえておくことは
・条件が揃っていればお悔やみをメールで送れる
・件名は「○○よりお悔やみ申し上げます」でＯＫ
・時候の挨拶などの前置きは書かない
・言葉使いは丁寧にする
・忌み言葉や絵文字は使えない