お悔やみのメールを出す場面に直面したとき、一体どんな言葉を選べばいいのでしょうか。お悔やみのメールは頻繁に送るものではありませんが、いざ送るとなると戸惑うことも多いですよね。
また、お悔やみのメールは、会社の上司に送ることもあれば、同僚や友人に送ることもあります。もちろん基本的に伝えるべきポイントは同じですが、声のかけ方などは異なります。
お悔やみは本来であればメールではなく直接会って伝えるのが望ましいですが、状況や間柄によっては、メールで伝えても問題ありません。お悔やみメールを出す前に、記載すべき内容のポイントを押さえて、受け取り側に失礼のないよう十分配慮したいものですね。
そこで今回は、お悔やみのメールにおける基礎知識と、立場別の例文をいくつかお伝えします。お悔やみメールを作る・送る際の参考にしてください。
お悔やみメールの基礎知識。
上司や友達、立場別例文集
お悔やみをメールで伝えてもいい場合とは？
冒頭でもお伝えしたように、お悔やみは本来直接会って伝えるものですが、以下の場合はお悔やみをメールで伝えても一般的に問題ないとされています。
■ 訃報をメールで受け取った場合 ■
かつ
・会社関係者（取引先、上司、同僚など）
・友人・知人などの親しい間柄
お悔やみをメールで送ることは、すぐにお悔やみを伝えられることや、受け取った相手も都合のいい時に読むことができるメリットがあるため、とても便利な連絡手段です。
しかし、お悔やみをメールで伝えてもいい相手以外にお悔やみをメールで伝えてしまうと、遺族に不快感を与えることになりますので注意が必要です。
お悔やみメールのポイント
では、お悔やみをメールで伝えるとき、実際に何を伝えればいいのでしょうか。お悔やみの言葉には使用してはいけない単語もありますので、お悔やみメールを作る前にマナーを知っておく必要があります。
●ポイント１．件名は簡潔に、内容がわかるようにする
例：「○○（氏名）よりお悔やみ申し上げます」など
●ポイント２．お悔やみの言葉を伝える
例：「心よりお悔やみ申し上げます」、「謹んでお悔やみ申し上げます」など
●ポイント３．遺族を気遣う言葉を加える
例：「お力落としのことと思いますがご自愛ください」、「何かお役に立てることがあればご遠慮なくおっしゃってください」など
●ポイント４．重ね言葉は使用しない
例：「重ね重ね」、「重ねて」、「たびたび」、「しばしば」など
●ポイント５．頭語や結語（拝啓・敬具など）、季節の挨拶などは書かず、冒頭からお悔やみの言葉を伝える
お悔やみメールの例文
ここからは、上記のポイントを参考に、会社関係者や友人、知人ごとの例文をいくつかお伝えします。
＜例文１：会社の上司に伝える場合＞
件名：○○よりお悔やみ申し上げます
本文：ご連絡ありがとうございました
本来であれば弔事に伺うべきところではございますが 略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます
お力落としのことと思いますがどうかご自愛ください
件名：お悔やみ申し上げます（○○です）
本文：この度はご尊父様のご逝去に接し 心よりお悔やみ申し上げます
ご家族を支えなければとご無理をされていないか心配です
大変なときとは存じますが どうかお疲れ出ませんように
＜例文２：会社の同僚に伝える場合＞
件名：○○よりお悔やみ申し上げます
本文：ご尊父様のご逝去を知り大変驚いております
○○さんのことなので無理をしているのではないかと心配です
本来ならば直接お悔やみを申し上げるべきですが 略儀ながらメールでお悔やみ申し上げます
仕事のことは心配せずご家族とゆっくりお過ごしください
心よりご冥福をお祈り申し上げます
＜例文３：取引先へ伝える場合＞
件名：○○株式会社○○よりお悔やみ申し上げます
本文：この度は 心身ともにお辛い状況にも関わらず ご丁寧にご連絡いただきましてありがとうございました
突然の訃報に接し大変驚いております
謹んでご冥福をお祈り申し上げます
なおご返信は無用にございます
件名：○○株式会社○○よりお悔やみ申し上げます
本文：この度は お身内にご不幸があったことを伺い大変驚いております
略儀ながらメールでお悔やみ申し上げます
心よりご冥福をお祈り申し上げます
＜例文４：親しい友人・知人へ伝える場合＞
件名：○○よりお悔やみ申し上げます
本文：ご母堂様のご逝去を知り 大変驚いています
ご生前の折には大変お世話になりました
心よりお悔やみ申し上げます
辛いよね でもごはんはちゃんと食べて無理しすぎないでね
何かできることがあれば遠慮なく言ってください
特にご用命等なければご返信は不要です
このように、お悔やみをメールで伝えるときには、いくら親しい仲であってもお悔やみの言葉はちゃんと伝えなければいけません。大切な人を亡くされてとても悲しんでいるでしょうから、遺族への心遣いが大切。「親しき仲にも礼儀あり」とも言います。
また何度も繰り返しますが、お悔やみは直接会って伝えるものですから、お悔やみをメールで伝えることは正式なマナーではないことを知っておいてください。今やメールは身近な連絡手段として、とても便利なものですが、使い方を間違えると今後の関係性にも影響してきます。
お悔やみをメールで伝えるときは、慎重にかつ相手を思いやる気持ちを忘れないでください。あなたの心遣いが、遺族に寄り添う大切なメッセージを送ってください。
まとめ
お悔やみをメールで伝えるときに大切なこと
・お悔やみのメールはあくまでも略式であることを忘れない
・お悔やみをメールで伝えてもいい状況を理解しておく
・お悔やみメールの件名は、内容が理解できるように書く
・親しい仲であってもお悔やみはちゃんと伝える
・遺族をいたわる気持ちを忘れない