ビジネスメールは、めまぐるしく変化するビジネスシーンで、重要なツールとして活躍していますよね。ビジネスメールといえど、単なる通信手段と考えていては、チャンスをつかみ損ねてしまう可能性が大きくなります。

ビジネスメールにおいて、ちょっとした気遣いを示せるかどうかが、取り引きに大きく影響することもあるもの。そうした仕事上の利益に加え、社会人としてのスキルアップという意味でも、ビジネスメールに気遣いを入れれるかどうかは大切！

目の前にある取引がうまくいくかどうか、という事だけでなく、その後ずっと続くビジネスシーンにおいて、相手との良い関係を築く、ということにおいても、気遣いはあまりにも重要です。

そこで今回は、社会人として一歩先を行く、ビジネスメールでの気遣いの表わし方を、お伝えします。

ビジネスメールで好印象☆
一歩先を行く、７つの気遣い

まずは名乗る

名乗ることは、意外と省いてしまいがちなことですので注意してください。ビジネスメールでは、やり取りを始めた時は、必ず名乗っていたにちがいありません。

【　ビジネスメールマナー、常に名乗る　】

★　ですがいつの間にか、名乗らなくても分かるだろう、と考えてしまいがち。ですが、慣れというのは危険。

・　この基本的なことを続けられるかどうかは、相手の持つ印象に大きく影響します。

出だしで書くべきフレーズ

ビジネスメールとはいえ、いきなり要件を書き出すのはぶっきらぼうで、良い印象は与えません。相手への敬意や気遣いを表わしてください。

【　ビジネスメールマナー、出だし　】

★　よく使うのは「お世話になっています」や、「お疲れ様です」というフレーズ。この一言があるかないかは大きな違い！

・　ビジネスにおいてはメールでも、実際にお会いして話しているところをイメージして書くと良いのです。

本題に入る直前の気遣い

ビジネス上のメールは、相手にお願いする内容になる場合がほとんど。ですから、お願いする前に相手の気持ちを和らげるようなフレーズを入れてください。

【　ビジネスメールマナー、気遣い　】

★　この際、便利なのは「お忙しいところ大変申し訳ありませんが、」というフレーズ。下からの目線で書くよう意識してください。

・　特に時間を取っていただく必要がある場合には、欠かさないように注意。この一言があるかないかでも、大きな違いを生じさせます。

思いやるフレーズを入れる

相手の状況を思いやるフレーズは効果大！心に響くものとなりやすいです。

【　ビジネスメールマナー、思いやる　】

★　「体調にお気をつけ下さい」とか、「御多忙の事とは思いますが」などのフレーズが有効。

・　月並みだなあ、と感じられるかもしれません。でも、月並みということはそれだけ使われているフレーズであるということ。

それだけ使われるということは、効果があるからに他なりません。ですから、是非多用してみてください。

といっても、いかにもという感じではなく、さりげなく使いこなせるようになりたいもの。下心は不思議と読み取られますので、純粋に相手を気遣ってこのフレーズを使ってみてはいかがでしょうか。

相手目線に立ったフレーズを使う

相手の視点で書かれたメールは好感度アップ！ビジネスメールでは特に重要なことです。用件を伝えて終わりではなく、何か一言付け加えるのです。

【　ビジネスメールマナー、相手目線　】

★　例えば、「いつもお心にかけていただき恐縮です」とか、「ご不明な点がございましたら、お気軽にご質問くださいませ」などというフレーズもおすすめ。

・　こうしたフレーズをビジネスメールに入れることで、相手がこちらとの連絡を取りやすいと感じてくれれば、今後の取引が有利になります。

感謝の気持ちを伝える

感謝の気持ちは、社会人として忘れてはならない事として、必ず取り上げられるもの。ビジネスメールにおいても、まさに重要！

【　ビジネスメールマナー、感謝を伝える　】

★　感謝を伝えるフレーズは無数と思えるほど。どんなフレーズを使うかは人それぞれですが、ひとつだけ意識すると、先々まで高感度アップのポイントが…。

・　それは、いつも同じ決まりきったフレーズに落ち着いてしまう事がないよう、注意すること！

気持ちがこもっていれば、いつも同じフレーズにはならないはず。その時その時の純粋な気持ちを書いて伝えるようにしてください。

件名にも気を配る

ビジネス上のメールは1回や2回のやり取りで終わることは、まずありません。ですから当然、件名には「RE：」がつきます。そして、それが増えていきます。

【　ビジネスメールマナー、件名　】

★　さすがに「RE:」が多くなりすぎるとうっとうしいもの。それで、相手が整理しやすい件名に変えてあげるのは親切。

・　方法としては、件名の後に数字で何回目のメールかを分かるようにするとか、「追加」や「修正」といった文言を付け加えて、分かりやすくすることができます。

相手が後で確認しやすくしておくことも、ビジネス上役立つメールになるに違いありません。

いかがでしたでしょうか、ビジネスメールは多用するものですから、上手に使いたいもの。皆が使うものですので、気遣いを表わして一歩先を行くよう意識することが必要です。

社会人として礼儀をわきまえているなら、敬意を勝ち得ることができます。敬意を勝ち得ることにより相手との関係は深くなるはず。つまりビジネスチャンスは増えてゆくのです。

もちろん、その努力がビジネス上の利益につながるまでには、時間がかかるかもしれません。なかなか効果がないように感じるかもしれません。でも、この努力は確実に益になります。

下心ではなく、心からの気遣いは人の心に響くもの。そういう気遣いをしっかり表わし続けるなら、チャンスは増えてゆくに違いありません。全く意外なところからチャンスが転がり込んでくるかもしれません。

では、皆が使うビジネスメールだからこそ、気遣いを表わすことを意識して、チャンスをつかめるようにして行きましょう！

まとめ

ビジネスメールで好印象を与えるための気遣い

・必ず最初に名乗る
・「お世話になっています」や「お疲れ様です」を使う
・「お忙しいところ恐縮ですが」を使う
・体調に関してなどの思いやるフレーズを使う
・相手がこちらと連絡を取りたいと思うような文章にする
・心からの感謝を伝える
・件名が「RE:」ばかりにならないようにする