訃報をメールで送る選択。現代ならではの7つのマナー

訃報をメールで送る選択。現代ならではの7つのマナー
訃報をメールで送ってもいいものかは迷いますよね。冠婚葬祭には古くから伝わるマナーを守るのが礼儀。そのため、親や年配の人に訃報をメールで送るのはどうかと聞くと、怪訝な反応をされることがあるかもしれません。

しかし、訃報は突然訪れる場合が多いものです。結婚式や法事などはあらかじめ日程を決められるものですから、時間に余裕をもって知らせることができますが、訃報は確実にいつ起こるのかは、予測できない事柄

特に天災や事故、急な病によって亡くなってしまった場合には、迅速に知らせる必要がありますから、訃報をメールで送るのは理にかなっているのです。

とは言え、訃報をメールで送るにしても守るべきマナーは押えたいですよね。そこで今回は、年配者に聞いてもわからないことが多い、訃報をメールで送るときに気を付けなくてはいけないポイントを7つお伝えします。



 

訃報をメールで送る選択。
現代ならではの7つのマナー

 

メールで送っていいのか


まず、訃報でメールで送ることは本当に失礼に当たらないのか、という疑問についてですが、もちろん、以前は電話や直接出向いて訃報を知らせることが普通。というより、電話以外に連絡する手段がなかったのです。

ですから、メールという連絡手段がある現代においては、メールで訃報を知らせることは悪いことではありません

【 訃報をメールで知らせる相手 】

■ しかし、中にはメールが遊びの一環だと思っている年配の方もいます。

・ そのような方には電話で知らせるのが無難。メールは迅速に知らせるためのツールとして、抵抗がなさそうな人には活用できると考えると良いかもしれません。

 

多くの人に送り過ぎない


訃報をメールで送るときに気を付けなくてはいけないのが、知らせる必要がない人に送らないこと。

【 訃報をメールで知らせる注意点 】

■ 電話は一人一人かけなくてはいけないため、本当に知らせる必要がある人かどうかを、いちいち判断することができますが、メールは一括で送ることができるため、つい多くの人に送ってしまいがち。

・ 訃報の知らせは送られた側に気を遣わせてしまうものですから、あまり親しくない人や知らせる必要のない人には送るべきではありません。

送信ボタンを押すまえに、1件1件、この人は訃報を知らせるだけの人かを判断してから訃報をメールで送ってください。

 

優先順位をリスト化


電話で知らせる時は、頭の中で自然と優先順を考えますが、訃報をメールで伝える時でも、それは同じこと。血縁関係や生前の親しさの度合いによって、訃報をメールで送る相手の順番を決めなくてはいけません。

【 訃報をメールで送る、優先順位 】

■ 特に親戚間では、誰に連絡が先に来たとか後回しされたなどという事が、後々問題になりやすいもの。

・ 五十音順にむやみに一括送信をせずに、あらかじめ、優先順位をリストアップして、順番にメールを送るのが賢明です。

 

メール件名の注意点


メールは電話と異なり、誰でもコール音が鳴るものではありません。特に仕事をしている人は、バイブすらオフにしている可能性があり、メールは合間合間に一度にざっと確認することも…。

【 訃報をメールで送る際の件名 】

■ ですから「ご無沙汰してます」などという、あいまいなメール件名だと、相手に緊急性の高さが伝わらず、読まれない可能性があります。

・ 訃報のメールでは、件名を訃報の知らせだとわかるようにしておくべき。「〇〇(故人の名前)訃報の知らせ」と書いておくと、明確でわかりやすいです。

 

訃報メールに書くべきこと


電話では、相手がその場で質問をすることができますから、こちらから伝える情報が不足していても、相手が気づけば事柄を補足することができます。しかし、メールは一方的に送るものですから、情報は漏れがないようにしなくてはいけません。

【 訃報をメールで送る内容 】

■ 訃報をメールで知らせる時は、5W1Hを意識して伝えてください。

・ まず故人がいつ亡くなったかという訃報の知らせをして、葬儀の案内については、何(通夜)をどこ(場所)で誰が(喪主)いつ(日時)行うのかをもれなく記載するのです。

一通りメールを送った後で、情報補足するのは大変ですから、送信する前に念入りな確認が必要です。

 

葬儀場の親切な案内


訃報をメールで知らせるメリットとして挙げられるのは、情報を文字にして送ることで、相手がメモをとることなく、情報を後で見返すができるという点。その代表例が葬儀場の場所の案内です。

【 訃報をメールで送る際の、案内 】

■ 電話では「この駅で降りて、この道をまっすぐ行って、3つ目の信号を右折して…」などと口頭で伝えますから、相手はメモを取らなくてはいけません。

・ しかし、メールなら文字にして残すことができるので、相手が葬儀場に行く時に役立つのは大きなメリット。

このような気遣いをしてあげるのもマナーのひとつです。

 

連絡先の明記


スマートフォンや携帯電話から訃報をメールで送る時は、自分の連絡先を本文内に書かない人が多いですが、電話番号を書いておくのがマナー。

メールを送るのだから、メールアドレスはわざわざ知らせなくても、わかるではないかと思われるかもしれませんが、緊急時はやはり電話が必要になります。

【 訃報のメールには、連絡先を明記 】

■ 相手が急ぎで直接聞きたいことがある、という状況は十分あり得ます。

・ そんな時、メールではすぐに返信ができないこともありますから、自分が電話にでやすい連絡先を明記しておくと相手も安心です。

 

いかがでしたでしょうか、訃報をメールで送るのは失礼にあたるのかなと悩んでいた人は、そんなことはないと思って問題ありません。ただし、メールに不慣れなご年配の方にだけは、配慮をする必要があることを覚えておくとトラブルになりません。

ビジネスシーンでは、メールの書き方でその人が仕事ができるか、マナーがある人かがわかると言われることがあります。訃報のメールでもそれは同じこと。

その人が相手の立場になって考えられる人か、情報を簡潔にもれなくまとめられるかがわかります。ですから、たかがメールと侮ってはいけないのです。

訃報をメールで送る時は、事前の送信先の優先リスト作成や本文の内容の確認を入念にすることをおすすめします。今回お伝えしたマナーをおさえれば、訃報の知らせでも有効にメールを活用することができるのです。

まとめ

訃報メールで気をつけるべきマナー

・メールは迅速に知らせるツールとして活用する
・あまり親しくない人や知らせる必要のない人へは送らない
・むやみに一括送信をせずに送る優先順位を決める
・メール件名で訃報の知らせだとわかるようにする
・メールには必要事項をもれなく記載しておく
・葬儀の案内をする時は場所の説明を詳しくする
・自分が連絡が取りやすい電話番号を明記しておく